Zo faxt u via het net

Vooral in het bedrijfsleven verloopt heel wat communicatie nog steeds via de faxmachine. Wist u dat het ook mogelijk is om via uw e-mailprogramma faxberichten te sturen en te ontvangen? Wij testten voor u twee on-linefaxdiensten uit.

Reacties: e-trends@trends.be

Diensten die het mogelijk maken om te faxen via e-mail bestaan al geruime tijd. Een aantal aanbieders heeft de jongste jaren echter afgehaakt. Daarom gingen wij op zoek naar twee betrouwbare diensten waar het nog wél kan.

Allereerst gingen we aankloppen bij J2 (http://www.j2.com), het vroegere JFax: een gevestigde waarde met een goede reputatie waarmee we vlotjes faxberichten konden ontvangen en versturen vanuit de mailbox. Dat kan trouwens zowel op pc als op Mac. Een binnenkomende fax kregen we als een bijlage aan een e-mailbericht: gewoon dubbelklikken op dit grafisch bestand en we konden het zo lezen of afdrukken. Ook zelf een fax versturen, kon makkelijk vanuit MS Word: via een J2-icoontje in de taakbalk onderaan werd het document automatisch gefaxt naar het nummer dat we hiervoor moesten ingeven.

Een Belgisch nummer

Vooral leuk aan deze Amerikaanse service vonden we dat we een heus Belgisch faxnummer toegewezen kregen, in het geval van JFax gaat het steeds om een 02-nummer. Dat komt professioneel en vertrouwd over, en bovendien bespaarde dit onze correspondenten hoge internationale communicatiekosten. Op dat nummer kan men trouwens ook voicemailberichtjes inspreken; die konden we gewoon beluisteren in ons e-mailpakket. Voor deze J2-dienst moesten we 12,95 euro per maand neertellen. Daarnaast betaalden we nog eens 0,13 euro per pagina die we zelf verzonden. Voor het ontvangen van faxen werden geen extra kosten aangerekend. Er is overigens ook een gratis jConnect Free-dienst waarmee u alleen faxen kunt ontvangen, maar het faxnummer dat u dan krijgt toegewezen, is Amerikaans. Bovendien ontvangt u na zo’n gratis inschrijving geregeld reclamemailtjes van J2-partners. En daar houden we niet van.

We testten ook Faxaway (http://www.faxaway.com): eveneens Amerikaans, maar hier konden we helaas niet kiezen voor een eigen Belgisch faxnummer. Toch ondervonden we dat deze dienst nuttig kan zijn voor het goedkoop versturen van faxen naar het buitenland. Dat kon rechtstreeks vanuit onze mailbox: simpelweg een boodschap intikken in ons e-mailpakket en mailen naar nummer@faxaway.com. De vaste kosten hiervoor bedragen slechts 1 dollar per maand. Enkele voorbeelden van de communicatiekosten per minuut naar een aantal landen: Australië 0,16 euro, Canada 0,08 euro en Finland 0,19 euro. Voor het versturen van faxen in eigen land bleken de tarieven van Faxaway echter niet interessant.

De moeite waard?

Faxen via uw mailbox biedt een heleboel voordelen. U bespaart alvast een aanzienlijke investering, want u hoeft geen faxapparaat meer aan te schaffen. Gedaan ook met steeds naar de faxmachine te moeten lopen om een fax te versturen of om te checken of die dringende fax eindelijk binnengekomen is. U loopt dus ook geen risico meer dat vertrouwelijke documenten blijven rondslingeren in de buurt van het faxapparaat. Overal waar u internettoegang hebt – dus ook onderweg – kunt u faxen ontvangen en versturen. Alle inkomende en uitgaande berichten kunt u trouwens bewaren in een aparte folder in uw e-mailpakket. Bovendien zullen uw correspondenten nooit meer op de vervelende bezettoon van uw faxapparaat stuiten.

Maar er zijn ook nadelen: uw pc moet aanstaan én on line zijn als u een dringende binnenkomende fax snel wilt opmerken. En het faxen van bijvoorbeeld een krantenartikel of een document met geschreven notities is omslachtig: u moet het eerst inscannen vooraleer u het kunt faxen. En als u vaak faxen moet ondertekenen, raden we aan om uw handtekening op voorhand in te scannen. Die kunt u dan als figuur invoegen in een Word-document.

Roel Van Espen