Voer voor advocaten

Elektronische post is het directe communicatiemiddel bij uitstek geworden. Zo direct zelfs dat bedrijfsjuristen gaan aandringen op zelfcensuur. Maar, was het niet precies die spontaneïteit, die pingpong van ideeën, dat snijden door beslissingslijnen die e-mail zo charmant maakten?

De meeste mensen weten uit Amerikaanse politiefeuilletons dat “alles wat u zegt tegen u kan worden gebruikt”. Zoals Microsoft onlangs op een pijnlijke manier heeft geleerd, omvat dat “alles” ook de elektronische post, het communicatiemiddel waarmee mensen zich tegenwoordig erg openlijk uitdrukken. In e-mails schrijft u dingen die u niet hardop zou zeggen en ook niet in een memo zou neerschrijven. Het medium lijkt zijn gebruikers aan te sporen om persoonlijke informatie te onthullen, onverbloemde meningen over anderen uit te spreken, grappen te vertellen, te roddelen, potentieel gênante vragen te stellen, haastig ideeën in te tikken waarover niet echt is nagedacht en de zaken weinig subtiel of zelfs overdreven voor te stellen.

DE HIËRARCHISCHE WEG OMZEILEN.

Voor bedrijven die creativiteit willen aanmoedigen, is deze open communicatie van onschatbare waarde. Voor een kaderlid dat van wanten weet, is e-mail een middel om de normale hiërarchische weg te omzeilen. In zijn boek Only The Paranoid Survive (1996) zingt Andrew Grove, de toenmalige topman van Intel, de lof van de e-mail, die het middenkader de kans geeft om hem in een vroeg stadium over bepaalde problemen te informeren. Hij schrijft: “Ik woon meer discussies bij en ik hoor meer nieuwtjes – soms van mensen die ik nog nooit heb ontmoet – dan toen ik nog door de gangen kon lopen van het ene gebouw dat alle werknemers van Intel herbergde”. De dreiging van juridische processen maakt deze drukke communicatie echter gevaarlijk. “Onbetekenende of interessante conversaties kunnen tot in der eeuwigheid bewaard blijven voor het nageslacht, als insecten in amber,” schrijft Joan Feldman, de voorzitster van Forensics Inc, een bedrijf uit Seattle dat advocaten adviseert over het gebruik van informaticabewijzen. Ze voegt eraan toe: “Schokkendee-mails worden gebruikt om bij een jury sterke emotionele reacties uit te lokken. Aangezien de juryleden slechts een beperkte kijk hebben op een complexe situatie, kan één extreme boodschap een impact hebben die buiten elke proportie staat.” Stevens R. Miller , een andere expert, citeert in het New York Law Journal kardinaal de Richelieu: “Geef mij zes regels die geschreven zijn door een eerlijk man en ik vind er genoeg in om hem te doen hangen”. Stevens Miller voegt eraan toe: “Zolang de e-mail in gebruik blijft, zal de advocaat gespecialiseerd in informatica, de woorden van Richelieu kunnen bijtreden.”

Veronderstel dat een manager de volgende e-mail stuurt over een project met vertraging: “Ik wil niet meer horen dat het niet werkt zoals het zou moeten. Zorg dat het werkt.” Is dit de onschuldige uitspraak van een manager die geen uitvluchten meer wil horen? Of is het een opdracht om doortastende maatregelen te treffen zonder zich te bekommeren over de manier waarop het doel wordt bereikt? Men kan gemakkelijk raden hoe een door Stevens Miller geïnspireerde advocaat van een klager de boodschap zou interpreteren.

TWEE SCHOLEN.

Momenteel zien we in de bedrijfswereld twee uiteenlopende tendensen. Enerzijds legt men de nadruk op de noodzaak om organisaties minder bureaucratisch te maken, minder hiërarchisch en dus meer open voor de ideeën en de feedback van alle werknemers. Kennis is het essentiële actieve bestanddeel van het bedrijf en het delen en verspreiden van die kennis is één van de belangrijkste uitdagingen die het bedrijf moet aangaan. E-mail is een machtig instrument om deze visie te bevorderen. Anderzijds echter wordt de open communicatie bestraft door de uitbreiding van de juridische verantwoordelijkheid.

De analisten die de vrije cultuur van de “nieuwe economie” bewieroken en de bedrijfswereld zien als een medium waarin men zich kan uitdrukken, denken zelden na over het probleem van de verantwoordelijkheid. Eigenlijk zouden zij zich nog het meeste zorgen moeten maken over het juridische systeem. Op termijn vormt de toename van de “informaticaprocessen” immers een bedreiging voor hun visie op de economische activiteit. De huidige evolutie leidt onvermijdelijk tot een bureaucratie met even strenge regels en een even grote zelfcensuur als in The Organization Man van William Whyte in de jaren vijftig. Of men nu naar de rechter stapt “om de vrouwen meer macht te geven” of om “de vrije concurrentie te beschermen”, de boodschap is duidelijk: “hou uw mening voor uzelf, stel geen vragen en doe wat u gezegd wordt”. En dat zou iedereen zorgen moeten baren die gehecht is aan innovatie, ondernemingszin en vrije meningsuiting.

Forbes

Virginia Postrel, de auteur van dit in Forbes verschenen artikel, is hoofdredactrice van het blad Reason en columniste van Forbes ASAP. In december verschijnt haar boek “The Future and its Ennemies” bij Free Press.

E-mail: vpostrel@reason.com.