Vergaderen in de ballenbak

Wat voor Coolblue heel normaal is, vinden andere bedrijven verwonderlijk. Banken, verzekeraars en overheden komen er de opmerkelijke bedrijfscultuur opsnuiven.

In hartje Rotterdam, tegenover het Centraal Station, betrekt Coolblue sinds anderhalf jaar drie verdiepingen van een modern bedrijfsgebouw. Het Nederlandse bedrijf beheert 322 webspeciaalzaken in België en Nederland, zoals laptopshop.be of gsmstore.be. Behalve het hoofdkantoor in Rotterdam zijn er nog logistieke vestigingen in Tilburg en Capelle aan de IJssel, zeven fysieke winkels (waarvan twee in ons land) en een Belgische zetel in Wilrijk.

Pieter Zwart (37), oprichter en CEO van Coolblue, zegt dat over de locatie van het hoofdkantoor goed nagedacht is. “We hebben hier veel hoogopgeleide jonge mensen, veelal universitairen, en we hebben goede verbindingen met de universiteitssteden.” Coolblue is voor velen de eerste werkgever. Er komen per jaar 20.000 sollicitaties binnen, anderhalf procent van die sollicitanten krijgt ook echt een baan.

“Als je Coolblue op je cv hebt staan, is dat goed. We worden gezien als mensen die verstand hebben van e-commerce en van klantgerichtheid. We zien dat mensen graag lang bij ons blijven. Door onze groei krijg je snel verantwoordelijkheid en is er ruimte om door te groeien. Hier liggen veel carrièrekansen”, zegt Pieter Zwart. “En er komen ook mensen terug.”

Jong en studentikoos

Bij Coolblue werken ook enkel leuke mensen, vertelt Zwart. “Ze zijn sociaal vaardig. Daar selecteren we op. Bij een sollicitatie moet iedereen aangeven of die het leuk zou vinden om met de kandidaat een biertje te drinken. Is dat niet zo, dan wordt die niet aangenomen. Je moet ook een sociale investering doen in die personen.” Bij de vestiging in ons land in Wilrijk, geleid door Werner Bruyns, blijkt dat eveneens zo te zijn.

Het personeel is jong: de gemiddelde leeftijd bedraagt 27 jaar. Volgens Zwart geeft dat een mix van de snelle, onervaren mensen en rustiger, ervaren personen. Die lage gemiddelde leeftijd is dan ook te zien in de aankleding van de kantoren. Ook de vergader- en overlegruimten doen studentikoos en jong aan.

De kantine is geïnspireerd op de mensa’s, zoals de studentenrestaurants in Nederland heten. Om halfeen staat er bij de receptie een bordje waarop gemeld wordt dat het voedertijd is. Er is de spreekwoordelijke tafeltennistafel die ook in veel studentenflats te vinden is. Automatisch maak je de vergelijking met de jonge ‘toffe’ bedrijven in het Californische start-upcentrum Silicon Valley of met de Londense smoothiesproducent Innocent Smoothies, waar het leven uit de studententijd doorgetrokken lijkt te zijn naar de bedrijfsomgeving.

Apenkooi

In het gebouw in Rotterdam hebben 350 van de 750 werknemers van Coolblue onderdak gevonden. Naast de diverse productgroepen zijn er ook afdelingen als financiën, personeel, business intelligence, IT-ontwikkeling, marketing en klantenservice gevestigd.

Het gebouw heeft een openvloerplan. Overal zitten teamleden achter flatscreens. Allemaal hebben ze zicht op de binnenstad van Rotterdam. Het centrale gedeelte van de verdiepingen wordt ingenomen door de aparte vergaderzalen waarvoor Coolblue bekendstaat. Geen strakke inrichting en traditionele kantoorstoelen, maar van alles wat. Hoe gekker hoe beter. De inrichting werd gekozen met inbreng van de personeelsleden.

Zo is er een apenkooi, geïnspireerd op het hok van de eens ontsnapte gorilla Bokito in de Rotterdamse Diergaarde Blijdorp. Voorts zijn er een ballenbak zoals in IKEA, een Super Mario Bros-kamer, een speelkamer met treintjes, een oceaniumkamer, een kamer met groen grasachtig tapijt en aan de wand beelden van tribunes van De Kuip (het stadion van voetbalploeg Feyenoord), een suikerzoete lollykamer, een PacMan-kamer, een ruimte met vloerbedekking in kasseienpatroon met aan de wand foto’s van de vestiging in Wilrijk en van de overkant ervan: een stukje Antwerpen in Rotterdam.

In zaal ‘café De Dijk’ staat de cafétafel waaraan Pieter Zwart in 1999 als student bedrijfskunde de plannen beraamde om met Coolblue te starten. Die studie heeft Zwart overigens nooit afgemaakt. Zijn studentenkamer bestaat wel nog: ze is nagebouwd in het Coolblue-gebouw in Rotterdam en doet ook dienst als overlegruimte.

Vergaderen in een ballenbak heeft zo zijn voordelen. Een moeilijk gesprek met een leverancier over condities is makkelijker in die vergaderomgeving omdat het de spanning wat breekt. “Of een sollicitatiegesprek”, zegt Zwart. “Je selecteert zo ook de juiste mensen. Als je moeite hebt met zo’n gesprek in de ballenbak, dan ben je misschien niet heel flexibel en pas je niet echt bij Coolblue.”

Onderscheidend

“Zo’n bedrijfscultuur ontstaat vanzelf, maar die kun je dan wel managen”, zegt Pieter Zwart, wiens managementassistent de titel ‘Pieter Manager’ draagt (anders ‘verpietert’ Zwart, zegt hij). Het bedrijf wil onderscheidend zijn en Zwart vat dat samen in vier begrippen: eigenzinnig, vrienden, flexibel, gewoon doen.

Gewoon doen houdt voor hem in jonge mensen verantwoordelijkheid geven, niet bang zijn fouten te maken, niet te veel vergaderen. ‘Gewoon’ zou ook gewoon moeten zijn, maar is dat meestal niet zo in het bedrijfsleven, vindt Zwart. “Waarom hebben andere bedrijven bijvoorbeeld niet de moeite genomen om de vergaderzalen leuk te maken? Waarom hebben andere bedrijven geen directeur ‘tevreden klanten’ zoals wij? Dat is toch heel gewoon eigenlijk? Als je ons belt, krijg je géén keuzemenu. Dat is toch gewoon? Maar daar is men heel verwonderd over. Zo zijn er nog meer voorbeelden te geven.”

Flexibel zijn is een ander element, bijvoorbeeld in logistiek en IT. “We groeien heel snel. Hier is altijd een klusjesman aanwezig om ‘hokken’ bij te bouwen”, aldus Zwart. De omzet bedraagt momenteel 350 miljoen euro op jaarbasis en de groei dit jaar is meer dan ‘een tiental procenten’.

De vraag is of de studentikoze en flexibele bedrijfscultuur doorgetrokken kan worden naar de logistieke afdelingen in Tilburg en Capelle. Daar moeten de pakketten gemaakt worden en op tijd klaarstaan voor de verzenders. De mensen daar moeten de beloften van Coolblue (voor 23.59 uur besteld, de dag erna geleverd) waarmaken. Het gaat er bij het bedrijf om klanten blij te maken. “Ook in Tilburg en Capelle geldt dat we alles doen om de klanten blij te maken en te zorgen dat alles op tijd de deur uit is. Iedereen heeft zijn doelstelling.”

AD VAN POPPEL