Universiteiten worden kregelig als het Internet "nieuws" wordt genoemd. Voor wetenschappers is het oude koek. "We werken er al jaren mee," verklaart Michel Polomé, projectleider bij de dienst administratieve informatica van de Université Catholique de Louvain ( UCL) in Louvain-la-Neuve.
...

Universiteiten worden kregelig als het Internet "nieuws" wordt genoemd. Voor wetenschappers is het oude koek. "We werken er al jaren mee," verklaart Michel Polomé, projectleider bij de dienst administratieve informatica van de Université Catholique de Louvain ( UCL) in Louvain-la-Neuve. Nieuw is dat Internet aan de universiteiten niet meer alleen voor wetenschappelijk of pedagogisch werk wordt gebruikt, maar ook voor management. De professoren beginnen de budgetten van hun diensten en onderzoek te beheren via een toegang tot het Net. Ze roepen een pagina in hun webbrowser op en kunnen hun rekeningen raadplegen. Heel binnenkort zullen ze zelfs facturen kunnen goedkeuren en bestelbons versturen.R/3 VIA INTERNET.Het kan allemaal erg eenvoudig lijken, maar het beheer van een universiteit wordt gekenmerkt door een grote decentralisatie en onafhankelijkheid van de rekeninghouders. De aankopen worden door de afzonderlijke diensten beheerd, alsof het allemaal kmo's waren. Sinds 1 januari 1998 is een nieuwe informatica-organisatie in werking getreden, gebaseerd op het R/3-programma van SAP. Dit programma, erg populair bij grote bedrijven, maakt een beheer in real time mogelijk. De bewerkingen worden één keer ingevoerd en opgeslagen in een gecentraliseerde databank. De UCL is niet de eerste universiteit die R/3 invoert, maar het interessante is dat UCL ook via het Internet met R/3 wil werken. Totnogtoe dienen de rekeninghouders hun bestelbons in op een weinig gestandaardiseerde manier: via de telefoon, de fax, e-mail of zelfs gewoon mondeling. Na de levering komt de factuur aan bij de administratie. Vervolgens wordt ze naar de budgetverantwoordelijke gestuurd die ze nakijkt en zijn akkoord geeft. Dit proces heeft verscheidene nadelen: het kost tijd en soms moet men herbeginnen omdat een factuur zonder goedkeuring terugkomt. Bovendien beschikt het financieel beheer van de universiteit niet over nauwkeurige ramingselementen om zijn thesaurie te organiseren. De aankopen zouden tegen betere voorwaarden kunnen gebeuren als er een totaalbeeld van bestond, wat nu niet het geval is.De intrede van SAP R/3 gaat meestal gepaard met een reorganisatie van de administratieve procedures. De gebruikers zijn erg talrijk. "Het zou te ingewikkeld zijn om ze allemaal op te leiden in het gebruik van de SAP-schermen," zegt Luc De Beusscher, projectverantwoordelijke bij de administratie van financiën van de UCL. Het gebruik van het Web is veel eenvoudiger en bovendien overal mogelijk. Zelfs thuis of op reis kan men het systeem gebruiken. De toegang is natuurlijk met een paswoord beschermd. Het project, dat de naam Prisme meekreeg, combineert dus twee tegenstrijdige eisen: de decentralisatie van de beslissingen en de administratieve operaties enerzijds, de centralisatie van het financieel beheer anderzijds. De basisidee is de papierstroom te beperken. De facturen zullen op de administratie blijven, maar de rekeninghouders zullen ze kunnen bekijken. Zodra ze binnenkomen, zullen ze gescand worden, waarna de afbeelding bij het detail van de rekeningen verschijnt. Er ontbreekt nog een stukje programmatuur om dit resultaat te bereiken. "We gebruiken een programma van IBM, Visual Info, en we hebben nog een koppeling met SAP nodig," legt Michel Polomé uit. SUCCES.Hoe is het systeem ontvangen? Uitstekend: meer dan de helft van de rekeninghouders heeft verzocht het nieuwe systeem te gebruiken. "Wij verbazen ons over het gebrek aan verwondering," geeft Luc De Beusscher toe. "Men is het Internet al zo gewoon dat het effect van het nieuwe niet erg groot is geweest. Niet alleen was het verrassingseffect gering, bovendien stromen de verzoeken om nieuwe functies en informatie in sneltreinvaart binnen."Vandaag is alleen het raadplegen van het rekeningsaldo en de gegevens mogelijk. De bedoeling? Snel de goedkeuring van facturen mogelijk maken, het opstellen van bestelbons en het verzenden van aankoopverzoeken.De belangrijkste problemen hebben te maken met de implementatie van het SAP R/3-programma. Die gebeurt namelijk niet in een oogwenk, zeker niet wanneer men gegevens uit oude programma's moet recupereren. Ook de aanpassing van SAP R/3 aan het Internet is vrij nieuw. Gebrek aan middelen blijft een moeilijkheid. In totaal werken acht mensen aan het Prisme-project. En aangezien SAP-specialisten erg in trek zijn, is er personeelsverloop geweest terwijl de programma's werden geïmplementeerd...RVA