Snelweg voor digitale documenten

De rush naar de elektronische factuur struikelt bij zelfstandigen en managementvennootschappen. De documentenkluis Doccle en de dienstverlener aan boekhouders CodaBox gaan samenwerken om een van de hindernissen op te ruimen.

De spreekwoordelijke schoendoos voor de boekhouder bestaat nog altijd. Vooral zelfstandigen en kleine bedrijven blijven hun onkosten, bankuittreksels en facturen elk kwartaal op papier indienen. “Het gaat vooral om oudere ondernemers. Sommige collega’s halen de papieren zelfs nog op”, zegt Koen Vanhoutteghem, boekhouder bij VHP Office. Vanhoutteghem runt een totaal digitaal boekhoudkantoor. Documenten die hij niet elektronisch kan krijgen, laat hij tegen de laagste kostprijs inscannen.

Dienstverleners vallen tegenwoordig over elkaar heen om de papierstroom in bedrijven te digitaliseren. De overvloed aan initiatieven is zelfs een van de problemen. Dat maakt de recent aangekondigde samenwerking tussen CodaBox en Doccle zo interessant. Doccle is een portaal dat organisaties en bedrijven gebruiken om digitale documenten en facturen naar hun klanten te sturen. Het is mede-eigendom van de organisaties die het gebruiken. Onder meer twee grote ziekenhuizen, drie watermaatschappijen, de stad Mechelen, de eBox van de overheid, Telenet, CM, Acerta, KBC en binnenkort Van Breda Risk & Benefits, Solidariteit van het gezin en Aveve sturen hun documenten en facturen naar het portaal. Daarmee is Doccle volgens CEO Bram Lerouge goed voor 100 miljoen documenten per jaar. “Via de samenwerking met CodaBox breiden we onze focus uit naar zelfstandigen en kmo’s. Die verbreding was gepland, maar komt sneller dan verwacht”, zegt hij. De officiële start is 20 december.

Nichespeler maakt furore

CodaBox, een Trends Gazelle, is een dienstverlener aan boekhouders. Het heeft meer dan duizend boekhoudkantoren als klant, die volgens managing partner Martin Servais op hun beurt zo’n 50.000 bedrijven en zelfstandigen bedienen. “Dat maakt van CodaBox een interessant kanaal om de kmo-markt te bereiken”, onderstreept Véronique Mestdagh, sales & partnerships manager van CodaBox. “Wij zochten een legaal, professioneel archief, in een veilige omgeving, waar de kmo’s hun facturen en documenten konden ontvangen, valideren en betalen — maar vooral ook delen met de boekhouder.”

Bij de boekhoudkantoren heeft CodaBox een sterke positie. “In België zijn er tussen 7000 en 8000 boekhoudkantoren en fiduciaires. Ongeveer 4000 daarvan zijn niet klaar om digitaal te gaan. Onze doelgroep zijn de 3000 tot 4000 andere. Dat zijn de kantoren die groeien en de plaats van anderen innemen”, schetst Servais.

Servais richtte CodaBox vier jaar geleden op samen met een voormalige studiegenote, de echtgenote van een fiscalist-boekhouder. De naam verwijst naar de decenniaoude CODA-stan-daard van Febelfin voor het gecodeerd dagafschrift, die door alle Belgische banken wordt gebruikt. Via het bancaire betalingsnetwerk Isabel konden boekhouders al jaren bij de meeste banken rekeninguittreksels van hun klanten opvragen. Die kregen ze echter ongesorteerd. Servais klopte bij de banken aan en werkte een alternatief uit.

“CodaBox zet die zaken voor zijn boekhouders netjes in een mapje per klant. Zij zorgen ook voor de adminis-tratieve volmachten. Dat maakt CodaBox voor ons belangrijk”, vertelt Koen Vanhoutteghem van VHP Office. “Uittreksels kunnen niet langer zoekraken. Ik haal ze met één klik in 10 seconden naar mijn boekhoudpakket. Ik krijg ook pdf’s.” CodaBox heeft connectors naar alle belangrijke boekhoudpakketten. De omzet stijgt dit jaar tot 2,3 miljoen euro, een verdubbeling tegenover een jaar geleden. We hebben nu zeventien werknemers, meldt Servais. De nettowinst in 2014 was 95.000 euro.

Snelweg tussen Doccle en boekhouders

Vorig jaar lanceerde CodaBox een tweede, gelijkaardig product. SODA levert de looninformatie van de sociale secretariaten aan de boekhouders in een gestructureerd formaat, ontwikkeld door CodaBox. “Dit is ons derde project. De bestaande facturatiesystemen zijn heel goed, maar daarmee moet je de documenten nog altijd afdrukken en naar de boekhouder brengen. Dat hoef je niet meer te doen. Wij zijn er om die over te brengen naar de boekhouder”, zegt Véronique Mestdagh van CodaBox.

“Daar is CodaBox voor Doccle een gouden schakel”, zegt Doccle-CEO Bram Lerouge. “Via ons sturen bedrijven facturen, contracten en fiscale attesten naar hun klanten, onder wie veel zelfstandigen en kmo’s. Wij gaan nu de pijpleiding gebruiken die CodaBox heeft gelegd naar de boekhouders en hun softwarepakketten. Omgekeerd kan CodaBox ons documenten aanleveren: de CODA- en SODA-uittreksels en de facturen die van een aantal andere partijen komen.” Servais hoopt 30.000 van de 50.000 onrechtstreekse CodaBox-klanten naar Doccle te kunnen brengen.

Doccle is gratis voor de eindgebruikers-particulieren. Het zijn de verzenders van de documenten die betalen. CodaBox wordt gewoon een nieuwe verzender. Doccle factureert aan CodaBox, dat de dienst aanbiedt aan zijn klanten-boekhouders. Zij moeten dan zelf beslissen of ze de dienst nemen, en of en hoe ze hem doorrekenen aan hun klanten.

De prijs speelt wel degelijk mee in deze competitieve markt. CodaBox publiceert geen tarieven, maar 2,3 miljoen euro omzet met 50.000 klanten is 46 euro per klant per jaar.

Gebruiksvriendelijkheid

Bij Doccle maakt Bram Lerouge zich geen illusies dat de volledige digitale documentenstroom snel dichterbij zal komen bij zelfstandigen of kleine bedrijven. Het probleem ligt niet bij technische factoren, zoals de standaardisatie van de elektronische factuur. Wie meetelt in software, ondersteunt al de Europese standaard UBL (in België bekend als e-fff).

Lerouge: “Gemiddeld wisselt minder dan 15 procent van de Belgen met meerdere leveranciers digitaal documenten uit. Ondertussen zit meer dan 80 procent op Facebook. Niet de technologie is het probleem, wel de aard van de oplossing. De ontvanger van de documen- ten –particulier, zelfstandige of kmo — moet het proces eenvoudig vinden en voldoende voordelen zien. Dat is wat de combinatie Doccle en CodaBox voor de eerste keer begint te doen voor de zelfstandigen en kmo’s die met hun boekhouder zaken moeten uitwisselen.”

Bruno Leijnse, fotografie Dieter Telemans