Ronny De Coninck en Bernd Mihaly zijn niet weinig trots op hun 'baby'. En met reden, ondanks de lange dracht. Bijna tien jaar hebben ze gedroomd, getekend, geretoucheerd en onder alle mogelijke hoeken getest. Ze wisten immers dat ze maar één kans zouden krijgen om de generale staf van Siemens Real Estate te overtuigen van de soepele doeltreffendheid van hun model.
...

Ronny De Coninck en Bernd Mihaly zijn niet weinig trots op hun 'baby'. En met reden, ondanks de lange dracht. Bijna tien jaar hebben ze gedroomd, getekend, geretoucheerd en onder alle mogelijke hoeken getest. Ze wisten immers dat ze maar één kans zouden krijgen om de generale staf van Siemens Real Estate te overtuigen van de soepele doeltreffendheid van hun model. "Sinds 2000 proberen we voor alle mogelijke scenario's oplossingen te vinden. We wilden een echt nieuwe manier van werken op kantoor uitdenken, die we in al onze vestigingen - en niet alleen in België - zouden kunnen gebruiken", zegt De Coninck, die sinds 2002 corporate mobility manager is bij Siemens België en de opdracht kreeg om zijn model geleidelijk zowat overal in Europa ingang te doen vinden. Het nieuwe huisconcept heet Flex office desk sharing, een wat barbaarse naam voor een vrij menselijke zaak. Om goed te begrijpen welk monnikenwerk het kleine Belgische team verricht heeft, moeten we terugkeren naar de tijd, nog niet zo lang geleden, toen in de meeste grote ondernemingen kwistig omgesprongen werd met kantoorruimte. "In 1995 draaide de ruimte die voor de werkplek voorzien was rond 12 à 13 vierkante meter per persoon. U kunt zich dus wel inbeelden dat toen wij over de herschikking van de ruimte begonnen te spreken, sommigen - vooral dan hooggeplaatsten in München of Berlijn - een directe aantasting zagen van hun privileges. Bij Siemens AG had iedere directeur een eigen stek, waarin hij u rondleidde als was het zijn privé-eigendom. En wij drongen dat zo goed als private patrimonium binnen. Vooral in Duitsland werd dat gezien als een inmenging, een ware paleisrevolutie... Daarnaast echter moest, gezien de steeds snellere evolutie van de activiteiten en de technologie, voortdurend geherstructureerd worden en werden bedrijven opgekocht die vervolgens geïntegreerd dienden te worden", herinnert zich Bernd Mihaly, die aan het hoofd staat van de departementen Real Estate en Procurement & Logistics Services. "Zowat de helft van onze medewerkers verhuist ook elk jaar. Er moest onophoudelijk met meubels geschoven, uitgebroken en heringericht worden. De kosten voor inrichting stegen exponentieel. Uiteindelijk werden we op- gezadeld met een vastgoedvolume van zowat 200.000 vierkante meter met vestigingen in Herentals, Gent en Luik, en dat moesten we minstens halveren. We zijn van niets begonnen en stilaan hebben we iets ontworpen en gestandaardiseerd dat we nu de Dynamic Officer Paradigm Shift noemen", zo voegt hij eraan toe. De gelegenheid om het nieuwe bezettingsmodel van de werkruimte in volle omvang uit te testen, deed zich voor bij het vertrek uit het historische gebouw aan de Steenweg op Charleroi in Brussel, dat in 2003 verkocht werd en vervolgens voor vier jaar opnieuw gehuurd werd met de toen al duidelijke bedoeling om de zaken fundamenteel te veranderen. Het rekensommetje was duidelijk: 800 mensen die werkten op 22.000 vierkante meter, met een effectieve bezettingsraad van 65 procent, moesten een nieuw onderkomen vinden op 11.000 vierkante meter, waarbij het efficiënte gebruik van de ruimte in de buurt zou komen van 85 procent. Tussen eind december 2005 en januari 2006 moesten in een week tijd 800 mensen verplaatst worden, samen met al hun werkmateriaal. "We hebben al het materiaal uit een vroeger tijdperk laten staan en van de gelegenheid gebruikgemaakt om de 21ste eeuw binnen te stappen. Wat toen nog beschouwd werd als een kritiek moment in het leven van een onderneming, is nu branding geworden voor ons team. Sinds die tijd worden we gevraagd om die in een model gegoten oefening over te doen en op die manier zijn we consultants voor andere ondernemingen die te maken krijgen met dezelfde verhuisstress of met een diepgaande omvorming van hun werkruimte en -uitrusting." In het nieuwe hoofdkwartier op het Siemens Business Park in Anderlecht werd, voorafgaand aan de grote mutatie, alles ingericht volgens de nieuwe regels van de flexibele ruimtelijke bezetting. Een concreet voorbeeld: niet alleen wordt er algemeen gebruikgemaakt van wifi om alle apparatuur in een netwerk te binden, maar ook hebben de meubels nu 50 procent meer flexibiliteit. "Toen Peter Löscher, de nieuwe Duitse baas van de groep, in april 2008 een bezoek bracht aan de Europese Commissie, is hij in de vroege morgen ook in onze nieuwe lokalen in Anderlecht geweest. We wisten dat het erop of eronder was en dat, als hij niet onder de indruk was, het project in de prototypefase zou blijven steken. Toen hij vertrok was hij zo enthousiast dat hij er meteen op stond dat het concept binnen de kortste keren een blueprint zou worden en dat de Brusselse vestiging zou worden bezocht door delegaties uit alle hoeken van de Siemens-wereld." Tegelijkertijd groeide bij de leidinggevende instanties van Siemens de echte wil om het vastgoedbestand te professionaliseren met, land per land, transparante cijfers over de betrokken oppervlakten en de reële kosten van die bezetting. Siemens AG is wereldwijd goed voor miljoenen vierkante meters kantoorbezetting. Een groot deel is bovendien eigendom van de onderneming. Het hoeft geen betoog dat er serieuze schaalvoordelen mogelijk zijn als die gebouwen op een correcte wijze rendabel gemaakt worden. De twee kompanen zitten nu op hete kolen om met hun team van zowat 70 mensen hun modellen ook elders uit te proberen en het nieuwe concept algemeen ingang te doen vinden in Europa. Het lijkt evident dat het overtollige vastgoedbestand van de groep gerentabiliseerd, verhuurd of verkocht zal worden. Er is nog niets beslist, maar het denkproces is in volle gang. Dankzij de vindingrijkheid van enkele avant-gardisten en de visie van enkele besluitvormers, is vastgoed niet langer een blok aan het been of een noodzakelijk kwaad. Het wordt stilaan een motor van schaalvoordelen en meerwaarde. Door Philippe Coulée