Secretaresses worden comanagers

Secretaresses moeten achter hun baas aanhollen, zijn post bekijken en koffie zetten. Akkoord? Natuurlijk niet. De managementassistent is een pijler van de onderneming geworden die tal van managementtaken overneemt.

In de administratie en het secretariaat zijn de gekwalificeerde profielen schaars. Niet zelden overstijgt de vraag naar meertalig talent het aanbod, en dat heeft zo zijn weerslag op de lonen.

Vorig jaar bracht OfficeTeam, de divisie van Robert Half International die gespecialiseerd is in tijdelijke betrekkingen in de administratie en het secretariaat, voor het eerst zijn loongids uit. Uit de studie blijkt dat de aanvangswedden in stijgende lijn gaan. De lonen van jonge gediplomeerden variëren van 1400 tot 2300 euro per maand. Specialisatie lijkt bovendien geen slecht idee. Medewerkers in de logistiek bijvoorbeeld beginnen hun loopbaan op een loonniveau dat schommelt tussen 1600 en 2150 euro. Volgens de analyse van Berenschot Belgium mag een directiesecretaresse hopen op een mediaansalaris van 3120 euro. De beste lonen worden geboden in Vlaanderen (3297 euro), dat het beter doet dan Brussel (3079 euro) en Wallonië (3001 euro). Sectoraal gezien betaalt de industrie het best (3210 euro), dan de diensten (3034 euro), de handel en de horeca (3021 euro) en de niet-commerciële takken van de economie (2799 euro).

Een interessante vaststelling is dat de lonen van het administratieve personeel doorgaans op een continue wijze vooruitgaan, zonder spectaculaire sprongen. De specialisatie, talenkennis en ervaring hebben een invloed op die evolutie en op de bijkomende voordelen. Verhogingen zijn meestal echter in de eerste plaats gekoppeld aan anciënniteit.

Pijler van de onderneming

Zowel OfficeTeam als Secretary Plus, een filiaal van de groep USG People, hebben naar aanleiding van Secretaressedag een enquête uitgevoerd over de functie. Besluit: ver van het cliché van de kantoorbediende zonder enige verantwoordelijkheid, die alleen meer ondergeschikte taken uitvoert, is de secretaresse – zeg liever: management assistant – een van de pijlers van de onderneming geworden.

“Het stereotiepe beeld toont een secretaresse die achter haar baas aanholt, aantekeningen maakt en koffie zet,” aldus Joëlle Tay, marketingmanager bij Secretary Plus. “Maar de bazen zelf zijn veranderd. De meesten onder hen maken gebruik van de computer en verzorgen zelf hun e-mail. De verwachtingen ten opzichte van de secretaresse zijn dan ook gewijzigd: ze moet initiatief nemen en proactief handelen.”

Het studiebureau Dedicated Research ondervroeg 1250 managers en managementassistenten om te peilen naar de bekwaamheden en vaardigheden die van die laatsten verwacht wordt, maar ook om na te gaan welke taken ze dagelijks toegeschoven krijgen. Een verrassende vaststelling was dat de assistenten over het algemeen veeleisender zijn. Dat heeft ongetwijfeld te maken met een zekere drang tot erkenning. Zo plaatst bijna de helft van de ondervraagde managementassistenten de bekwaamheid om leiding te geven onder de sleutelcompetenties. Onder de minst klassieke taken treffen we onder meer aan: interne en externe communicatie, evenementen organiseren, klachten behandelen, tussenkomen in het management van human resources, facturen opstellen, opleidingen beheren, kasbeheer, gebouwen zoeken en het wagenpark beheren.