Complexiteit doodt langzaam. Als een bedrijf altijd maar complexer wordt, zie je de procesverliezen toenemen, de communicatiefouten verhogen en de coördinatiekosten de pan uit rijzen: weer nieuwe regels, weer nieuwe opleidingen, nog meer vergaderingen.
...

Complexiteit doodt langzaam. Als een bedrijf altijd maar complexer wordt, zie je de procesverliezen toenemen, de communicatiefouten verhogen en de coördinatiekosten de pan uit rijzen: weer nieuwe regels, weer nieuwe opleidingen, nog meer vergaderingen. Waarom worden onze bedrijven zo complex? Om drie redenen: de omgeving waarin ze opereren wordt complexer, er is een fundamenteel gebrek aan vertrouwen en de medewerkers zijn veel te slim. De markten verbrokkelen steeds meer, er ontstaan altijd maar nieuwe technologieën en er duiken meer en meer nieuwe spelers op vanuit de meest onverwachte hoeken. Probeer dan maar eens je aanbod simpel te houden, je inspanningen niet te veel te versnipperen over allerlei product-marktcombinaties, en op een elegante manier in te spelen op wat de verschillende stakeholders van jou verwachten. En niemand durft anderen nog te vertrouwen. Voor elk probleem wordt een nieuwe regel gemaakt. Zijn er klachten over autoverhuur in enkele Zuid-Europese landen? Pas de wetgeving aan. Voor iedereen, niet alleen voor de rotte appels. Ook in de bedrijven wordt er 'geregeld' dat het een lieve lust is. Regeltjes heb je snel neergeschreven en per e-mail verzonden naar iedereen. En je hebt als manager je plicht gedaan, je bent ingedekt. Maar regels maken de zaken ingewikkelder. Regels spreken andere regels tegen, ze worden geïnterpreteerd en ontnemen de medewerkers hun zin in initiatief. En ja, we zijn veel te slim. Slimme mensen werken graag analytisch en volledig. Er is altijd wel een aspect dat iemand over het hoofd heeft gezien. Een volledige analyse is uiteraard nooit fout, maar als die zich vertaalt in complexe producten of diensten, complexe werkwijzen of afspraken, wordt die volledigheid een blok aan het been. Slimme mensen hebben graag hun zegje over van alles en nog wat. Zo krijg je heel veel pseudo-experts. Een echte expert focust op de essentie, die durft de hoofd- van de bijzaak te scheiden. Pseudo-experts leven vooral hun hang naar volledigheid uit. Als zeven pseudo-experts dan in een vergadering samenzitten, krijg je volgens de gekende karikatuur geen paard, maar een dromedaris met zebrastrepen. De vraag is: hoe bestrijd je complexiteit? Een merkwaardige vaststelling is dat weinig 'wetten van de eenvoud' eenvoudig zijn. Sterker nog, indien je ze allemaal netjes zou toepassen, zou je het opnieuw hopeloos ingewikkeld maken. De basiswet is nochtans heel eenvoudig: remove to improve. Schrappen, weglaten, de hakbijl erin. Anders worden al je producten Zwitserse zakmessen. Kill your darlings is een principe dat de creatieve kunsten domineert. Word niet verliefd op je eigen spinsels. Complexiteit bestrijden wordt een businessopdracht die je bijna kan vergelijken met het managen van kwaliteit. Vaak vallen kwaliteit en eenvoud samen. Al te complexe probeersels kan je nooit kwaliteitsvol produceren en onderhouden. Eenvoud heeft nog een ander belangrijk gevolg. Eenvoud schept vertrouwen. Complexe merken zijn minder renderend dan eenvoudige merken. Volgens onderzoek van Siegel & Gale zouden consumenten bereid zijn tot 5,9 procent meer te betalen als het merk eenvoudig is. Dat betekent: eenvoudig te hanteren, eenvoudig te begrijpen, eenvoudig uit te leggen aan andere consumenten. Eenvoud betaalt zichzelf terug. De voordelen van eenvoud hebben rechtstreeks te maken met de manier waarop wij informatie verwerken. Eenvoudige, elegante figuren wekken minder achterdocht op dan hoekige, complexe figuren. Bovendien heeft eenvoud iets motiverends. Medewerkers werken liever mee aan iets dat ze begrijpen, aan iets waarvan ze direct de oorzaak-gevolgrelatie zien. Eenvoud maakt de dingen transparant, en vermindert de kans op allerlei politieke spelletjes. Eenvoud is met andere woorden een gezond managementprincipe. Nu enkel nog toepassen. Zo eenvoudig is dat. De auteur is partner-hoogleraar management aan de Vlerick Business School. MARC BUELENSRemove to improve. Anders worden al je producten Zwitserse zakmessen.