Professionele inbox is privé

Mag de werkgever de e-mails lezen van een werknemer die het bedrijf verlaat of een tijdlang afwezig is?

Veruit de meeste bedrijven forwarden de e-mails van afwezige werknemers naar een collega. Maar als het bedrijf de werknemer en zijn correspondenten daar niet van op de hoogte brengt, is dat strijdig met de regels voor de controle op het internetgebruik en de bescherming van de privécommunicatie van werknemers.

Ook al is een professioneel e-mailadres eigenlijk werkmateriaal dat ter beschikking wordt gesteld van de werknemer en dat eigendom van het bedrijf blijft, toch mag de werkgever zich geen toegang verschaffen tot de inbox ervan, zonder voorafgaande kennisgeving en zonder toestemming van alle personen die bij de communicatie betrokken zijn. Dat is het standpunt van de rechtspraak en van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: zij vinden dat een werkgever in deze tijden van intense communicatie via het internet niet kan vermijden dat werknemers hun individuele, professionele e-mailadres nu en dan ook gebruiken voor privédoeleinden, voor zover de goede uitvoering van de arbeidsovereenkomst daar niet onder lijdt.

Als een werknemer de onderneming heeft verlaten, zijn sommige professionele contactpersonen mogelijk niet op de hoogte van zijn vertrek en blijven ze hem berichten sturen, waar de onderneming op moet reageren. Met het oog op de continuïteit van de activiteiten heeft de werkgever er in dat geval een wettig belang bij om kennis te nemen van de berichten aan een voormalige medewerker of aan een medewerker die afwezig is (bijvoorbeeld wegens arbeidsongeschiktheid of zwangerschapsverlof).

Dat de werknemer het bedrijf tijdelijk of definitief heeft verlaten, betekent evenwel niet dat er in zijn inbox geen beschermde privécommunicatie kan zitten. Elke onderneming zou een intern reglement moeten opstellen over de controle op het e-mailverkeer en op het internetgebruik bij afwezigheid van een werknemer. Zo’n bepaling zou moeten inhouden dat de werkgever de werknemer eerst op de hoogte brengt van die controle en van de bedoeling ervan. Daarin wordt ook het beste vermeld dat iedereen die de werknemer na zijn vertrek nog een bericht stuurt, een automatisch antwoord ontvangt, met de mededeling dat zijn correspondent afwezig is en dat het bericht mogelijk wordt gelezen door een derde.

Een radicalere oplossing is een automatisch antwoord met de mededeling dat het bericht niet wordt gelezen, maar opnieuw moet worden verzonden naar een andere persoon. Op die manier wordt vermeden dat een privébericht belandt bij een geadresseerde die er niets mee te maken heeft.

Hebt u een juridische vraag voor onze experts? Stuur een e-mail naar benny.debruyne@trends.be.

Louis-Hubert Pacco, advocaat bij Loyens & Loeff