Bedrijven, verenigingen en stichtingen zijn verplicht aan de overheid te melden wie bij hen de touwtjes in handen heeft. Het gaat om de zogeheten 'uiteindelijke begunstigden' of ' ultimate beneficial owners' (kortweg UBO). Dat zijn niet alleen de oprichters en de bestuurders, maar ook de aandeelhouders die meer dan 25 procent van de effecten in handen hebben. De UBO-meldingsplicht vloeit voort uit de Europese regelgeving die past in de strijd tegen witwaspraktijken, fraude en terrorisme.

De regels voor de oprichting van het UBO-register zijn vastgelegd in de antiwitwaswet van 18 september 2017. De deadline voor de eerste inschrijving was aanvankelijk 31 maart 2019, maar minister van Financiën Alexander De Croo (Open Vld) besliste al snel uitstel toe te staan tot 30 september. De federale overheidsdienst Financiën maakte vorige week bekend dat nog maar 42 procent van de vennootschappen, verenigingen en stichtingen in ons land de UBO-registratie heeft uitgevoerd.

314.426 bedrijven, vzw's en stichtingen hebben zich al aangemeld op het register, maar slechts 282.774 daarvan hebben minstens één begunstigde geregistreerd. Volgens Financiën geldt de meldingsplicht voor 675.000 juridische entiteiten in ons land. Daarom besliste de fiscale administratie een gedoogbeleid te voeren tot het einde van dit jaar. Tot dan zal de overheidsdienst geen sancties opleggen, en zal ze tolerant zijn bij foutieve of onvolledige registraties.

Hoe doet u het?

Via de toepassing op het MyMinfin-portaal (http://eservices.minfin.fgov.be/ubo/) kunt u de vereiste inlichtingen over de controlerende aandeelhouders doorsturen naar de overheid. Nadat u daar ingelogd bent met uw eID of via Itsme, doorloopt u simpelweg alle stappen. Een YouTube-video laat zien hoe de registratie in minder dan vijf minuten gebeurt. Met vragen kunt u terecht bij het contactcenter van de FOD Financiën op 02/572.57 57. Uw boekhouder kan dat ook voor u in orde brengen, mits u daarvoor een mandaat geeft.

Om bedrijven, verenigingen en stichtingen te helpen bij het nakomen van hun verplichting, lanceerden de Federatie van het Notariaat (Fednot) en het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten (IAB) eerder dit jaar ook al een elektronisch effectenregister. Dat heeft nu ook een officiële naam gekregen: eStox. Daarmee worden de inlichtingen over de uiteindelijke begunstigden automatisch doorgegeven aan de federale overheidsdienst Financiën. Niet alleen nu, maar ook in de komende jaren.

Wie van eStox gebruik wil maken, kan daarvoor terecht bij zijn accountant of notaris. Die zorgt voor de digitaliseringen van het papieren effectenregister. Het tarief mag hij vrij bepalen, maar volgens Fednot gaat het sowieso om een "eenmalig en beperkt bedrag". Ook het tijdig doorgeven van de UBO- gegevens aan de federale overheidsdienst Financiën gebeurt daarna automatisch. Dat is geen overbodige luxe, want bij vergetelheid riskeren bestuurders van vennootschappen boetes van 250 tot 50.000 euro.

Waarom zo'n register?

Voor ondernemers en bestuurders in een onderneming is een effectenregister een onmisbaar instrument. Het geeft aan wie de aandeelhouders zijn, sinds wanneer, hoe ze hun effecten gekregen hebben en welke participatie ze precies bezitten. Het register komt van pas telkens als de aandeelhouders bijeengeroepen moeten worden, bijvoorbeeld bij de jaarlijkse algemene vergadering, maar ook bij een wijziging van de statuten, een kapitaalverhoging of wanneer een aandeelhouder zijn effecten wil verkopen of schenken.

In het verleden bestond zo'n effectenregister enkel op papier. "Vaak vond je het in bedrijven terug in de vorm van een boek", klinkt het bij Fednot. "Dat had uiteraard nadelen: bestuurders hadden het register niet altijd meteen bij de hand wanneer ze het dringend nodig hadden. Bovendien bleken de gegevens niet altijd up-to-date te zijn. Soms was zelfs sprake van manipulatie van de informatie. Dat kon dan leiden tot aanslepende discussies en zelfs gerechtelijke procedures."

"De digitalisering van het effectenregister vermijdt zulke problemen. De gegevens worden elektronisch bijgehouden en kunnen niet meer verloren gaan. De accountant of de notaris garandeert een correcte registratie van de informatie. EStox beperkt zich overigens niet tot de aandeelhouders. Ook obligatiehouders en houders van inschrijvingsrechten en/of winstbewijzen worden erin opgenomen. Zo is altijd duidelijk wie welke rechten tegenover de vennootschap kan doen gelden."

De Belgische wetgever is overigens afgestapt van het principe 'één aandeel, één stem'. Voortaan is het mogelijk aan één aandeel meerdere stemrechten toe te kennen. Ook op andere gebieden is de wetgeving soepeler geworden. Ondernemers kunnen nu bijvoorbeeld aandelen overdragen aan hun kinderen en tegelijkertijd toch de dividenden en/of de zeggenschap in het bedrijf behouden. Die nieuwigheden maken een correcte registratie van die rechten nog dwingender.

675 duizend

juridische entiteiten in ons land moeten zich aanmelden op het UBO-register.

Nog niet gedigitaliseerd?

Hebt u een vennootschap, dan is de kans groot dat u de statuten ervan tegen uiterlijk 1 januari 2024 moet laten aanpassen in het kader van de vernieuwde vennootschapswetgeving. Wanneer u daarvoor langsgaat bij uw notaris, is dat een uitstekende gelegenheid om uw papieren effectenregister ook te laten digitaliseren. Wie van plan is een nieuwe vennootschap op te richten, moet eveneens bij de notaris passeren voor de opmaak van de oprichtingsakte. Een digitaal effectenregister kan dan ook meteen in orde gebracht worden. Ook de betrokken accountant kan daarvoor zorgen.