MET SCHERPE PRIJS OP REIS

“Sommige reisbureaus verafschuwen me, andere zien me als een goede, zij het wat moeilijke klant,” vertelt Elisabeth Koblik. Zij stroomlijnt het inkoopproces van zakenreizen.

“We realiseren doorgaans besparingen van 20 tot 35%,” stelt Elisabeth Koblik (35 j.). Zij was directiesecretaresse bij DiamondBoart, toen ze begon te zien hoe de reisbudgetten omlaag konden. Nu runt ze al vier jaar een adviesbureau voor het beheer van reiskosten. Hosteen Business Travel Management uit Elsene analyseert bij zijn klanten hoe tickets, hotels, huurwagens en wat al meer worden besteld en tekent een campagneplan uit om dat efficiënter en vooral goedkoper te doen. De prijzen voor haar advies zijn klassiek: een vergoeding van 15.000 tot 20.000 frank per dag, een degressief tarief volgens de duur, ofwel een forfait.

Wil de klant zijn budget intern blijven beheren, dan installeert Hosteen het benodigde reservatiesysteem, levert een zelf ontworpen reiskostenbeheersprogramma (dat Hosteen ook intern gebruikt), leidt de travel manager op (typisch twee dagen per week gedurende een maand, tienduizend frank per dag) en verzekert voor zes tot twaalf maanden support. Klanten kunnen hun reiskostenbeheer ook outsourcen aan Hosteen op grond van een gedetailleerd contract. “In dat geval fungeren we als een aankoopcentrale,” verklaart Elisabeth Koblik, die van Russische afkomst is. Ze zegt veertien klanten in dit systeem te hebben. Hosteen krijgt van hen alle reisaanvragen doorgefaxt, doet de bestellingen, controleert en rapporteert. De vergoeding is een maandelijks forfait of een percentage van de omzet, voor een deel in functie van de gerealiseerde besparing (bij een evenwaardige kwaliteit). “Onze vergoeding ligt uiteraard nooit boven de 10%,” zegt Koblik. Diamant Boart en Dunlop Tyres zijn klant.

De laureate van het Fonds voor Jonge Ondernemers van de Koning Boudewijnstichting, sloot echter ook het laatst bekende boekjaar – 1997 – met verlies af. “We hebben twee jaar opstartverliezen gekend,” geeft ze toe.

Voor haar klanten realiseert Hosteen vooral besparingen door over volumekortingen te onderhandelen, eenmaal de precieze reispatronen bekend zijn. “Het komt erop neer dat wij het kader beperken waarbinnen de reizigers vrij mogen beslissen,” zegt zij. Dat maakt je niet noodzakelijk populair, geeft ze toe. Nog delicater liggen de relatiegeschenken. “Ik denk niet dat er veel sectoren zijn waar zoveel voordelen in natura omgaan,” meent ze. De secretaresse die haar vaste reisbureau heeft omdat ze daar voor zichzelf goedkope tickets krijgt, de directeur die zijn frequent flyer miles opspaart bij maatschappij X… “Voor men aan een samenwerking begint, moeten daarover klare afspraken gemaakt worden met de directie,” weet Elisabeth Koblik uit ervaring.

De Union Professionnelle belge des Agences de Voyages verdacht er haar ooit van een niet-erkend reisagent te zijn. “Maar ik verkoop geen reizen,” zegt Elisabeth Koblik. “Alle facturen komen op naam van mijn klanten.”

Hosteen Business Travel Management Tel. (02)534.38.20.