Meer dan een karkas

Het dure woord ? “Facility management”. De lading ? Aandacht voor het beheer van de werkomgeving. De uitdaging ? Een geslaagd huwelijk vinden tussen techniek en inrichting.

Over de optimale inrichting en exploitatie van een bureau is het laatste woord nog niet gezegd. Wel integendeel. Anno 1996 kunnen we stellen dat de discussie op kruissnelheid komt. De snelle verschuivingen in het ondernemerslandschap nopen tot bureauruimtes die zich in een handomdraai kunnen aanpassen aan 50, 100 of 200 werknemers. Bovendien vergt de explosie van technologie-ontwikkelingen enerzijds een doordachte aanpak van de technische uitrusting van een gebouw. Anderzijds zorgt ze ervoor dat aan de stijgende eisen van werknemers en -gevers op het vlak van hun werkomgeving voldaan kan worden. De veroudering van het kantoorpatrimonium geeft eveneens een laatste duwtje in de rug van de ‘restylinggedachte’.

INTELLIGENTE STENEN.

Een kantoorpand dat de eenentwintigste eeuw waard wil zijn, moet een intelligent en dynamisch gebouw zijn. Het moet flexibel, moduleerbaar, gesofisticeerd zijn en aangepast aan de laatste technologische snufjes. Het dient bovendien aangenaam te zijn om in te werken. Een steeds verder doorgedreven drang naar kostenbesparingen geeft tenslotte aanleiding tot een kritische kijk op de exploitatie- en onderhoudskosten van een gebouw. De investeerders moeten er zich rekenschap van geven dat de bouwkosten slechts 30 procent van de globale kosten van een gebouw betekenen. De overige 70 procent moeten worden opgehoest tijdens de levenscyclus van het gebouw.

De technologische kosten nopen eveneens tot een herziening van het bouwbudget. Waar de technische uitrusting vroeger slechts 20 procent van de kosten van een gebouw uitmaakte, is dit prijsetiket nu opgelopen tot 35 procent.

Kortom, de omstandigheden eisten als het ware een nieuw beroep, dat nu in België aarzelend zijn eerste stapjes zet. Facility management of building management is het dure woord. De lading ? Het dagelijks beheer van elk element uit de werkomgeving op administratief, technisch en financieel vlak. De hulpinstrumenten ? Een team specialisten gaande van ingenieurs tot economisten over architecten en immobiliënmakelaars. En vernuftig ontwikkelde informaticasystemen die efficiënte simulaties toelaten.

VOORKOMEN BETER DAN GENEZEN.

De Belgische grote ondernemingen nemen bedeesd en nog wat onwennig het woord “facility management” in de mond. De boodschap dat een werkomgeving optimaal aangepast moet zijn aan de omstandigheden sijpelt langzaam door. “Een gebouw is niet alleen een karkas. Bij de bouw of renovatie moet men rekening houden met de techniekuitrusting, de voldoeningsgraad van het personeel en de inrichting. Een goed doordachte werkomgeving kan het omzetcijfer beïnvloeden,” weet Lionel Andries van DB-Associates, een adviesbureau dat zich specialiseerde in facility management. Pascal Hendrickx van Seca Benelux treedt hem bij : “Bij de keuze van een gebouw is het enorm belangrijk dat je reflexen op lange termijn hebt. Je moet nagaan hoe je de toegang en het onderhoud kan vergemakkelijken. Hoe je het gebruiksgenot van een gebouw kan verhogen door flexibiliteit in te bouwen en hoe je de architectuur kan optimaliseren in functie van je behoeften. Het is belangrijk dat bij al die vragen wordt stilgestaan in de conceptfase.”

WANDELENDE BUREAUS.

Eén van de steunpilaren van facility management die tot de verbeelding van nogal wat bedrijven spreken, is “facilities relocation”. Lionel Andries van DB-Associates definieert deze term als volgt : “Het gaat om het bestuderen en realiseren van de inrichting van een nieuwe werkruimte die perfect is aangepast aan de behoeften van zijn gebruiker”. Er moet zo aandacht besteed worden aan een rationeel gebruik van de oppervlakte, aan een motiverende werkruimte, aan een optimale interne communicatie en aan een minimale storing van de activiteiten tijdens een reorganisatie of verhuis.

Een verhuis van een grote onderneming vergt een massa voorbereidend denkwerk. Wie komt waar ? Welke meubelen van het oude gebouw kunnen in het nieuwe complex geïntegreerd worden ? Waar komen de verlichting en de airconditioning ? Waar komen de kabels te liggen ? Hoe moet heel het informaticasysteem zonder problemen verhuisd worden ? Moeten er tussenschotten komen en kunnen die makkelijk verplaatst worden in de toekomst ? Hoeveel ingangen moeten er zijn ? Het waslijstje vragen die komen bovenborrelen als enkele duizenden werknemers van bureau veranderen, neemt grenzeloze vormen aan. Een specialist ter zake is hier dan ook vaak geen overbodige luxe.

De verhuis naar een ander gebouw is één element van “facilities relocation”. De interne reorganisatie van bestaande werkplaatsen is er een ander. Belgacom wenste in het kader van een reorganisatie over te gaan tot een volledige herinrichting van de ruimte en het personeel van de Pleiad Toren. DB-Associates volgde deze “interne werf” op. In 42 dagen grepen er meer dan 2000 verhuizingen in het complex plaats. Of nog : een gemiddelde van 72 rotaties per dag.

Zo’n interne verhuizingen zijn trouwens schering en inslag bij grote ondernemingen. Pascal Hendrickx van Seca Benelux durft stellen dat een personeelslid gemiddeld eens in de twee jaar van bureau verandert. Met alle organisatorische en technische consequenties vandien.

KOSTENPLAATJE.

Het met argusogen opvolgen en voorzien van de onderhouds- en exploitatiekosten van een gebouw vormt een andere pijler van facility management. Deze kosten kunnen aanzienlijke proporties aannemen. Zo berekende de afdeling “Immobiliënontwikkelingen” van Tractebel Development dat ze gemiddeld jaarlijks 3300 frank per m² bedragen. Immobiliëntaksen, verzekeringen, onderhoud van de technische uitrusting, het schoonhouden van het gebouw of nog de kosten van interne verhuizingen maken dit kostenplaatje rond. Een werknemer die een werkoppervlakte van 20m² geniet, kost zo jaarlijks 200.000 frank aan het bedrijf. Pascal Hendrickx van Seca Benelux gewaagt zelf te spreken van 400.000 tot 600.000 frank per jaar. De specialisten winden er geen doekjes om. Een optimaal beheer van het gebouw waarbij a priori aan de lange termijn gedacht wordt, kan deze kosten makkelijk met 8 procent verminderen.

MOTIVATIE.

De investeerders hebben ondertussen begrepen dat de interne waarde van hun gebouwen voor een groot deel afhangt van de soepelheid waarmee ze aan toekomstige (technologie-)ontwikkelingen aangepast kunnen worden. Hierbij komt dat ook de werknemers er niet makkelijker op geworden zijn. Ze wensen meer comfort, meer ruimte en beter meubilair. Facility management besteedt hier aandacht aan vanuit de overweging dat de motivatie van de werknemers gedeeltelijk bepaald wordt door hun werkomgeving.

“Het is prioritair dat je op voorhand je behoeften goed weet te definiëren,” onderstreept Pascal Hendrickx. “Je moet verder durven denken dan je neus lang is. Atriums zijn momenteel in de mode en veel bouwheren vallen voor deze architecturale snufjes. Wij wijzen onze klanten er echter op dat ze niet mogen vergeten dat hun ruimtes gepoetst moeten worden en dat dit niet evident is als je gebouw is uitgerust met een atrium. Dit moet je op voorhand incalculeren door bijvoorbeeld een automatisch reinigingssysteem in te bouwen. Anders zullen de onderhoudskosten tijdens het verdere leven van het gebouw uit de pan swingen. Of facility management duur is ? Je moet rekenen op een extra bedrag van 0,5 tot 1 procent van het technische budget dat zelf ongeveer 30 procent van de totale bouwkosten uitmaakt.”

SOEPEL.

De inrichting van een bureauruimte tot en met de aanbeveling over het perfecte meubilair kunnen eveneens door “building management”-specialisten opgevolgd worden. Met eens te meer de nadruk op het langetermijndenken. De aankleding van een bureaugebouw moet er zo op gericht zijn dat het tijdens zijn leven meerdere gebruikers ten dienste kan staan. Eén van de voorbeelden die in dit verband vaak geciteerd wordt, is de inrichting van het Brusselse Josi-gebouw. Dit complex is zodanig geconcipieerd dat het even goed door één grote maatschappij als door drie middelgrote ondernemingen of door een waaier van kleinere bedrijfjes ingenomen kan worden. Alles is zo voorzien dat er soepel op de drie hypotheses kan worden ingespeeld. Eén voorbeeld om dat te illustreren : er kan gebruik gemaakt worden van drie aparte ingangen of van één centrale hoofdingang.

Evelyne Hens

KANTOORINRICHTING Een werknemer die een werkoppervlakte van 20m² geniet, kost zo jaarlijks 200.000 frank aan het bedrijf.