Maak plaats voor het pop-upkantoor

Worden kantoren overbodig nu werken zowat overal kan? Nee, maar het nieuwe werken leidt tot een andere invulling en gebruik van de kantoorruimte. Kantoorvastgoed wordt ook minder vast.

Een werkplek op kantoor kost veel geld. De huisvestingsadviseur AOS berekende de jaarlijkse mediane kantoorkosten per voltijds equivalent in België op 12.368 euro. Bedrijfsleiders en financieel directeurs die nog moeten snoeien in de kosten weten wat te doen: het ruimtegebruik optimaliseren en het aantal individuele werkplekken beperken. Of waarom niet maximaal inzetten op thuiswerken? Tien thuiswerkers leveren op jaarbasis een besparing van 123.680 euro op. “Dat klinkt aantrekkelijk, maar zo simpel is het niet”, zegt Jeroen Govers, senior director vastgoeddiensten bij AOS België. “Er zijn enkele vaste kosten die gewoon doorlopen, ook al verdwijnt de fysieke werkplek. Denk bijvoorbeeld aan IT-ondersteuning. Maar als een bedrijf minder vierkante meters moet huren en exploiteren, dan zal dat finaal wel een besparing opleveren. Op voorwaarde dat je al bij de selectie en de inrichting van het gebouw rekening houdt met zo’n concept.”

Hij voegt eraan toe dat de besparing niet lineair zal zijn. Het reduceren van individuele werkplekken gaat vaak gepaard met het creëren van andere ruimtes, zoals een plaats waar medewerkers kunnen samenwerken en concentratieplekken. “De keuze om mensen te laten telewerken is ook zelden kostengedreven”, vervolgt Jeroen Govers. “Het mobiliteitsprobleem is een belangrijke reden. En met de invoering van het zogenaamde nieuwe werken beogen bedrijven vooral meer efficiëntie en werknemerstevredenheid, een betere samenwerking en communicatie.”

Kantoormodel onder druk

De technologie heeft het telewerken in een stroomversnelling gebracht. Een groot deel van het kantoorwerk kan vandaag vanop eender welke plek gebeuren, zolang er maar toegang is tot het internet en/of het bedrijfsnetwerk. Ook teleconferencing en het delen van en samenwerken op documenten via onder meer cloudcomputing hebben een geweldige kwaliteitsboost gekregen. Het klassieke kantoormodel staat daardoor onder druk. Maar dat betekent nog geen toekomst zonder kantoorvastgoed. De Amerikaanse chipproducent Intel voorspelt in een witboek over de toekomst van kenniswerk wel het einde van het kantoor als bestemming voor de dagtaak. In de visie van Intel wordt het nieuwe kantoor een ‘ankerpunt voor menselijke interactie’. Steve Brown, de futuroloog van het bedrijf, is ervan overtuigd dat mensen — hoe goed de videoconferencetechnologie ook mag worden — altijd nood zullen hebben aan face-to-face-interactie. “We zijn dieren en een deel van vertrouwen is dat we elkaar leren kennen door elkaar in de ogen te kijken”, liet hij optekenen door de technologienieuwssite ZDNet. Dat speelt vooral bij de opstart van nieuwe projecten. Eens het vertrouwen er is, wordt elkaar ontmoeten veel minder een must en kan het gros van de interactie met behulp van de technologie vanop afstand verlopen.

Het zijn tendensen die Jeroen Govers ook voorzichtig ziet doorsijpelen in de Brusselse kantoormarkt. “Het nieuwe werken leidt ongetwijfeld tot minder vierkante meters kantoorruimte, en het creeert een behoefte aan andere vierkante meters. Beter uitgerust en ook beter gelokaliseerd”, zegt hij.

Leegstand

Dat de grote leegstand op de Brusselse kantoormarkt een gevolg is van het nieuwe werken, is te kort door de bocht. Structureel en op lange termijn zet het wel druk op de vraag naar vierkante meters. Maar het creëert ook nieuwe kansen voor spelers in het kantoorvastgoed. Zo lanceerde de vastgoedbevak Intervest vorig jaar op Mechelen Campus RE:flex, een kantoorconcept dat inspeelt op de behoeften rond flexibiliteit en samenwerking. Gebruikers hebben toegang tot de coworkinglounge die opgedeeld is in verschillende activiteitenzones, gaande van een informele ontmoetingsruimte over een hoek met aanloopbureaus tot een ruimte met concentratiewerkplekken. Daarnaast zijn er ook enkele vergaderruimten. “In RE:flex kunnen wij verschillende soorten afwerking van kantoren en wanden tonen”, zegt Jean-Paul Sols, de CEO van Intervest. Intussen heeft Intervest de intentie een gelijkaardige coworking- en flexibele kantooromgeving te installeren in Sky Building in de Uitbreidingstraat in Antwerpen.

Leasinvest zocht en vond dan weer met het innovatieve kantoorconcept The Crescent een oplossing voor een groot (15.000 m2) leegstaand kantoorgebouw in Anderlecht. In 2011 besliste L’Oreal zijn huurcontract voor het gebouw niet te verlengen. Leasinvest investeerde daarop zwaar in de renovatie van het gebouw en herontwikkelde het tot een hoogwaardig businesscentrum met kantoorruimte voor een breed spectrum van bedrijven, gaande van de kleine zelfstandige en kmo’s tot afdelingen van multinationals. Via een systeem van colocation hebben de gebruikers toegang tot een performante ICT-infrastructuur. Ze kunnen ook gebruikmaken van de gemeenschappelijke vergader- en conferentiezalen. Het vroegere atrium biedt onderdak aan een wifi-hotspot, een koffiebar en een kopieerhoek. Andere faciliteiten op de campus zijn een fitnessruimte, een cateringdienst en een restaurant. Volgens Michel Van Geyte, de COO van Leasinvest, slaat het concept aan en zijn de gebruikers zeer divers. Alleen de start-ups laten het een beetje afweten. “Er zitten er wel enkele in The Cresent, maar ik denk dat start-ups vooral op zoek gaan naar de laagste prijs en dan eerder bij klassieke businesscentra van bijvoorbeeld de GOMB (de Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, nvdr) terechtkomen”, aldus Van Geyte.

Hij beaamt dat het ietwat paradoxaal is dat Leasinvest de leegstand bekampt met een formule die bedrijven doet besparen op hun aantal gehuurde vierkante meters. “Toen L’Oreal vertrok, hadden we twee keuzes: wachten op een huurder die 15.000 m2 zou opnemen of zwaar investeren in een nieuw kantoorconcept. Het eerste denkspoor was natuurlijk het gemakkelijkste en het goedkoopste. Maar ik denk dat we dan nu nog aan het wachten waren op die grote huurder.”

Het kantoor als dienst

Patrick Waûters, een consultant in facilitair management, merkt op dat het nieuwe werken maar een partieel antwoord is op de veranderingen in het bedrijfsleven en de maatschappij.

“We evolueren naar een economie die veel meer flexibiliteit en wendbaarheid vereist, van bedrijven en mensen”, zegt hij. “Het nieuwe werken heeft zijn nut bewezen in het reduceren van het aantal vierkante meters en de kosten die daarmee verbonden zijn, maar het blijven wel grotendeels vaste kosten. Als je een gebouw huurt volgens een klassiek 3-6-9-contract, dan zit je nog altijd voor jaren vast.”

De volgende stap is volgens Waûters het variabiliseren van die kosten via een kantoorformule waarvoor je enkel betaalt als je er gebruik van maakt. Naar analogie met software-as-a-service (SaaS) wordt het concept ook wel eens office-as-a-service genoemd. Net zoals je bij SaaS software huurt op basis van het aantal actieve gebruikers, huur je kantoorruimte, -uitrusting en ondersteunende diensten in functie van het gebruik. Investeringen vallen weg en de kantoorgebruiker hoeft zich ook niet te bekommeren over onderhoud en beheer.

Het doet in grote mate denken aan wat Regus en andere verhuurders van flexibele werkplekken (zie ook Het andere kantoor) al aanbieden. “Klopt”, zegt Patrick Waûters. “Ook andere partijen, denk aan eigenaars of investeerders zoals Leasinvest en Intervest, zullen meer en meer dit soort formules aanbieden. Ik verwacht ook samenwerkingen met de grote aanbieders van geïntegreerd facilitair management, zoals ISS of Sodexo. En je ziet ook dat grote bedrijven, zoals Google en Microsoft, een deel van hun kantoorruimte ter beschikking stellen van externen.”

Office-as-a-service leidt ook tot een nieuwe kantoorlay-out. Eerst was er het klassieke kantoor met veel individuele werkplekken. Het nieuwe werken heeft de focus verlegd naar werkruimten voor een activiteit: de concentratieplek, de vergaderruimte, de samenwerkplek. “Niet iedereen is daar enthousiast over”, weet Waûters. “Er zijn vaak klachten over de akoestiek. Ook omdat het kantoor meer een vergaderplek dan een werkplek is geworden.” In office-as-a-service vormen kleine entiteiten voor vier tot acht personen de basis van de lay-out. “De entiteiten zijn moduleerbaar: je kunt er meerdere samenvoegen of opsplitsen en tegelijkertijd kan je ze heel snel aanpassen in functie van de activiteit: vandaag gewoon een kantoor waar vier mensen samenwerken, morgen een vergaderzaal en overmorgen een klein leslokaal.” Zo’n indeling met kleine entiteiten laat toe nog zuiniger met vierkante meters om te springen. En het verlaagt de drempel voor kleine bedrijven.

Geen revolutie

Waûters benadrukt dat office-as-a-service een tendens is, geen revolutie. Toch ziet hij op termijn belangrijke gevolgen voor zowel het facilitair management als de vastgoedsector. “Het zet extra druk op de interne facilitaire managementteams. De focus verschuift ook van het gebouw en de werkplek naar de diensten en de gebruiker. Je bent niet meer zo gebonden aan een gebouw of aan een leverancier van facilitaire diensten.”

Voor de vastgoedsector betekent meer flexibiliteit meer risico. De aantrekkelijkheid van vastgoed als beleggingsobject steunt in grote mate op zogoed als zekere inkomstenstromen. Dat is het geval als het gebouw op lange termijn verhuurd is aan een betrouwbare huurder. Als het klassieke huurcontract meer en meer op de helling komt te staan, verliest (kantoor)vastgoed een van zijn belangrijkste troeven. “Sommigen spreken over het pop-upkantoor”, zegt Waûters. “Dat is misschien een term die niet helemaal de lading dekt, maar het beklemtoont wel de flexibiliteit.” Of hoe vastgoed een beetje minder vast wordt.

LAURENZ VERLEDENS

“De focus verschuift van het gebouw en de werkplek naar de diensten en de gebruiker”

Patrick Waûters