Is ContactOffice ideale agenda voor u?

ContactOffice, de internetagenda van Belgische makelij, werkt nu ook met mobiele toestellen zoals gsm’s en pda’s. Hij maakt het in kmo’s mogelijk om met virtuele teams te werken.

ContactOffice werd gelanceerd in 1999 als een reeks internettoepassingen met onder meer een agenda en een e-mailprogramma. Ondertussen evolueerde het instrument naar een gesofisticeerde buroticasuite, die bijstand kan bieden aan kmo’s of zelfstandigen die niet over de nodige middelen beschikken om zulke toepassingen op de eigen server te draaien.

“ContactOffice is vooral via mond-tot-mondreclame gegroeid,” zegt medeoprichter Patrick De Schutter. Op dit ogenblik maken wereldwijd 350.000 mensen er gebruik van. Ook ondernemingen als Rentokil, Suez Energy International en TNT doen een beroep op ContactOffice.

U kunt dit virtuele kantoor vergelijken met wat u doorgaans te zien krijgt als u een Hotmail- of Yahoo!-account hebt. De dienst bestaat uit verschillende toepassingen, zoals een e-mailprogramma, een virtuele harde schijf om belangrijke gegevens te bewaren, een adressenboekje en een agenda.

Teamwerk en communicatie

Bij ContactOffice zijn diverse abonnementstypes mogelijk. De basisversie is gratis, maar de opslagcapaciteit voor e-mails (15 MB) is te beperkt. Yahoo! en Google bieden beslist betere gratis diensten aan. De betaaldiensten (5 tot 50 euro per maand) van ContactOffice bieden grotere opslagcapaciteiten (500 MB tot 3 GB). Een intensieve gebruiker zal al gauw behoefte hebben aan een Advancedabonnement, met 1,5 Gb voor e-mails en 500 Mb voor een virtuele harde schijf.

Inschrijven gaat snel. U krijgt meteen de optie voorgeschoteld om contact te maken via een veilige SSL-verbinding. Nadat u de drempel van het virtuele kantoor over bent, krijgt u een waaier van toepassingen voor teamwerk (delen van agenda’s, contacten, notities, de mogelijkheid om de meeste documentformaten te importeren en te exporteren, gemeenschappelijk gebruik van favorieten van Internet Explorer) én communicatie (webmail met een server die verschillende standaarden, zoals POP en IMAP, omvat).

Zoals BlackBerry

ContactOffice biedt tevens de mogelijkheid om al uw e-mailadressen in één interface onder te brengen. U kunt dan jongleren met uw Skynet-, Yahoo!- of andere adressen. Het is ook mogelijk om automatisch boodschappen te ontvangen op een mobiel toestel om u te herinneren aan uw tijdschema of het uur van uw volgende afspraak. ContactOffice kan ook gesynchroniseerd worden met een pda of met programma’s als Outlook. De optie ‘sms of fax verzenden’ vindt u er ook. Die boodschappen worden rechtstreeks vanuit uw e-mailaccount verzonden. Bij faxen worden eventuele attachments omgezet in een beeld. De diensten werken ook via gsm en concurreren op dat terrein met de BlackBerry.

ContactOffice biedt nog andere praktische diensten aan voor het werken in team binnen de onderneming, zoals chatten, discussieforums en een wikiplatform dat de medewerkers de mogelijkheid biedt om een mini-internetsite te creëren en te delen. Ondernemingen zullen de geavanceerde mogelijkheden voor personalisatie en integratie van ContactOffice beslist op prijs stellen. Die laten immers toe om de interface en de toegang tot de tools aan te passen aan elke vestiging en elk type van gebruiker. Alles bij elkaar dus een vrij volledige dienst.

Boris Jancen