Individuele loonfiches: hoe moeten bedrijfswagens gerapporteerd worden?

Individuele loonfiches: hoe moeten bedrijfswagens gerapporteerd worden?

De manier waarop het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van bedrijfswagens, op de individuele loonfiches vermeld moet worden, lijkt verdacht veel op een raadsel.

De auteur is advocaat en hoofdredacteur

van Fiscoloog.

erkgevers moeten de lonen die ze uitbetalen elk jaar vermelden op

(281.10) en

(325.10). Van de loonfiche gaat een exemplaar naar de fiscus en een naar de werknemer, die het gebruikt om zijn aangifte in de personenbelasting in te vullen. De fiscus gebruikt de loonfiche als controlemiddel om na te kijken of de aangifte juist werd ingevuld en of de bedrijfsvoorheffing exact wordt toegepast.

De loonfiches zijn nog om een andere reden bijzonder belangrijk. Een werkgever die aan de personenbelasting onderworpen is, mag de lonen slechts als beroepskosten in aftrek brengen op voorwaarde dat hij ze op de voorgeschreven wijze gerapporteerd heeft op de individuele loonfiches en samenvattende opgaven. Is de werkgever aan de vennootschapsbelasting onderworpen, dan is de sanctie nog veel zwaarder. Bezoldigingen die niet op individuele loonfiches en samenvattende opgaven vermeld worden, ondergaan in de sfeer van de vennootschapsbelasting in principe de bijzondere geheime-commissielonenaanslag. Die bedraagt 309 %.

Om hen daarbij te helpen, publiceert de administratie elk jaar een bericht waarin ze preciseert hoe de individuele loonfiches en samenvattende opgaven ingevuld moeten worden. De richtlijnen in dat bericht zijn evenwel nooit een toonbeeld van duidelijkheid geweest. Sinds 2004 heeft de fiscus dat trachten te verhelpen door de richtlijnen beter in te delen en een meer toegankelijke vorm te geven. Maar het blijft een ingewikkelde klus. Bovendien wijzigen de richtlijnen van jaar tot jaar. Het is dus steeds weer uitkijken welke nieuwigheden de richtlijnen in petto hebben.

BEDRIJFSWAGEN. Een bijzonder moeilijke aangelegenheid vormt de manier waarop men het voordeel moet rapporteren dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van bedrijfswagens voor privé-doeleinden. Daarover is al heel wat te doen geweest. In de mate dat zo’n terbeschikkingstelling slaat op het woon-werkverkeer, moet ze immers niet als een gewoon voordeel van alle aard worden beschouwd, maar heeft ze het karakter van een werkgeverstegemoetkoming in de kosten van het woon-werkverkeer. Een dergelijke bijdrage is in bepaalde mate vrijgesteld van belasting (op voorwaarde dat de werknemer zijn werkelijke beroepskosten niet bewijst en dus genoegen neemt met de toepassing van het kostenforfait).

Die vrijstelling is uitermate beperkt. Ze bedraagt voor het aanslagjaar 2005 slechts een schamele 150 euro. Maar die vrijstelling wordt fors opgetrokken zodra de bedrijfswagen wordt gebruikt in het kader van een door de werkgever georganiseerd collectief vervoer (van en naar de werkplaats). Als gevolg van een administratieve tolerantie is het voordeel volledig van belasting vrijgesteld, in de mate dat de bedrijfswagen voor een dergelijk collectief vervoer wordt aangewend (altijd in de veronderstelling dat de werknemer genoegen neemt met het kostenforfait).

Van collectief vervoer is sprake vanaf het ogenblik dat het voertuig dient om ten minste twee werknemers te vervoeren. En van door de werkgever georganiseerd collectief vervoer is sprake, zodra daarover met de betrokken werknemers schriftelijke overeenkomsten zijn gemaakt én de werkgever toeziet op de naleving daarvan.

VOORDEEL. De omvang van het voordeel levert een bijkomende moeilijkheid op. Op basis van de toepasselijke wetgeving moet het voordeel berekend worden uitgaande van de kilometers die werkelijk met het voertuig voor privé-doeleinden (inclusief woon-werkverkeer) gereden zijn, met een absoluut minimum van 5000 km per jaar. Maar als gevolg van een nieuwe administratieve tolerantie, moet het voordeel niet langer berekend worden op basis van het werkelijk aantal privé-kilometers (met een minimum van 5000). Het volstaat nu het voordeel te berekenen op basis van een vast aantal van 5000 km, zodra de afstand van de woonplaats tot de vaste plaats van tewerkstelling niet meer bedraagt dan 25 km (enkele rit). Is de afstand groter, dan mag het voordeel berekend worden uitgaande van een vast aantal van 7500 km per jaar.

De nieuwe berekeningswijze heeft ook gevolgen voor het rapporteren van het voordeel op de individuele loonfiches en samenvattende opgaven. Maar hoe dit precies moet gebeuren, is ver van duidelijk. De richtlijnen laten uitschijnen dat het volstaat het voordeel uitsluitend te rapporteren als werkgeverstussenkomst in de kosten van het woon-werkverkeer, zodra de bedrijfswagen ook voor het woon-werkverkeer wordt gebruikt. En wat dan als zo’n bedrijfswagen ook wordt gebruikt bij een door de werkgever georganiseerd collectief vervoer? De richtlijnen laten verstaan dat het voertuig dan volledig geacht mag worden voor collectief vervoer te zijn gebruikt. Tenzij het collectief gebruik niet hoger is dan 25 km (enkele rit) en de woon-werkafstand wel hoger is dan 25 km. Maar zelfs dan moet er geen rekening gehouden worden met het werkelijk aantal collectief gereden kilometers. Van het forfaitair aantal kilometer dat in dit geval van toepassing is (7500), mag de eerste schijf van 5000 zonder meer geacht worden op het collectief vervoer te slaan. Wie nog kan volgen, mag nu de vinger opsteken.

Jan Van Dyck

In de vennootschapsbelasting dreigt een sanctie van 309 %.