Een goede en efficiënte interne communicatie vergroot de betrokkenheid en het vertrouwen bij de medewerkers. Bovendien komt die de productiviteit van uw organisatie ten goede. Social networking tools zoals Google+, Slack, Yammer en Asana willen een doeltreffend alternatief vormen voor het traditionele e-mailverkeer. Heel wat bedrijven gebruiken die moderne communicatieplatformen al. Trends polste naar de ervaringen van enkele organisaties in ons land.
...

Een goede en efficiënte interne communicatie vergroot de betrokkenheid en het vertrouwen bij de medewerkers. Bovendien komt die de productiviteit van uw organisatie ten goede. Social networking tools zoals Google+, Slack, Yammer en Asana willen een doeltreffend alternatief vormen voor het traditionele e-mailverkeer. Heel wat bedrijven gebruiken die moderne communicatieplatformen al. Trends polste naar de ervaringen van enkele organisaties in ons land. 'Bevordert de samenwerking en de teamgeest' Xpenditure is een start-up die een oplossing voor digitaal onkostenbeheer op de markt heeft gebracht. De 42 werknemers zijn verspreid over verschillende continenten: de marketingafdeling bevindt zich in Londen, maar er zijn verkoopteams in onder meer het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Nederland en de Verenigde Staten. Zij gebruiken Slack om met elkaar te communiceren. "De pushberichten van die tool zijn de slimste die ik al gezien heb", zegt Boris Bogaert, de CEO en medeoprichter van Xpenditure. "Slack verbetert niet alleen onze productiviteit en samenwerking, het is ook gewoon leuk om te gebruiken. Collega's houden elkaar zo op de hoogte van hun projecten. Dat zorgt voor meer respect voor elkaars werk en het bevordert de samenwerking en de teamgeest." "Toen we in 2013 startten met Xpenditure, maakte we gebruik van Yammer. We waren niet helemaal tevreden over de mogelijkheden ervan. Zo kwamen we via enkele omwegen bij Slack terecht. We waren een van de eerste gebruikers van dat platform in België. Nu is Slack de belangrijkste communicatietool in onze teams. Alles is verzameld op één plaats en het is steeds beschikbaar, ongeacht waar je bent. Op die manier hebben we ons e-mailverkeer al met meer dan de helft kunnen verminderen. Momenteel communiceren we zelfs met sommige klanten en partners in aparte private channels." Zijn er ook nadelen aan zo'n intern communicatieplatform? "Misschien verliezen mensen weleens tijd door te communiceren over privézaken", zegt Bogaert. "Maar ikzelf heb daar nog niet veel van gemerkt. Het weegt hoe dan ook niet op tegen alle troeven die Slack te bieden heeft. Zo is voor ons de integratie met andere tools zoals Trello onmisbaar om iedereen up-to-date te houden van zijn taken. Net zoals de link met Google Drive erg handig is om bestanden met elkaar te delen. Ook de samenwerking met Intercom, een tool die we gebruiken om in real time met klanten te communiceren, vormt een belangrijke meerwaarde." 'Ook het 'fungehalte' is belangrijk' De NMBS communiceert met zijn klanten via Facebook, Twitter en Instagram. Het social team dat daarvoor verantwoordelijk is, gebruikt zowel Slack, Asana als Yammer voor de interne communicatie. "We hebben daarvoor gekozen omdat de tools die we ter beschikking hadden niet voldeden aan de moderne en snelle omgeving waarin wij werken", zegt manager Kim Castro. "De verschillende platformen worden ingezet voor specifieke situaties. Slack gebruiken we bijvoorbeeld voor snelle communicatie in drukke periodes, bijvoorbeeld bij een staking. Ook het 'fungehalte' is belangrijk, maar het team kan via dit platform ook evenzeer frustraties ventileren." Asana gebruikt het social team van de NMBS eerder voor projectmanagement op langere termijn. Daarnaast wordt Yammer momenteel in de hele organisatie uitgerold op directieniveau. "Op die manier willen we het silo-denken (waarbij de afdelingen onvoldoende informatie uitwisselen, nvdr) reduceren en de laterale communicatie aanzwengelen. Dat heeft als belangrijkste voordeel dat iedereen met iedereen gaat praten. We beschouwen moderne managers dan ook vooral als community managers die top-downcommunicatie zo veel mogelijk trachten te vermijden." Kim Castro is ervan overtuigd dat de nieuwe communicatieplatformen een belangrijke meerwaarde vormen voor organisaties en hun teams. "Maar er is wel een voorwaarde aan verbonden: iedereen moet ervoor openstaan en moet ermee kunnen en willen omgaan", zegt hij. "Het is een verandering van werkwijze, en zoiets is niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Nochtans kun je als bedrijf of afdeling alleen maar beter worden van een open en snelle communicatie. Dat is iets wat we dagelijks merken via de sociale media." 'Solliciteren via WhatsApp moet kunnen' Projective is actief in projectmanagement in de financiële sector. Het bedrijf opereert vanuit Diegem, Den Haag en Londen. De meer dan honderd werknemers zijn bijna allemaal bij externe opdrachtgevers aan de slag. "Sommige collega's zien elkaar amper twee keer per jaar", zegt projectmanager Marijn van Unen. "We waren dan ook op zoek naar een systeem dat hen dichter bij elkaar brengt. Dat hebben we uitgetest tijdens ons jaarlijkse bedrijfsevent, dat het thema 'connect' meekreeg. Het was de bedoeling onze mensen op het gepaste moment te laten verzamelen voor de geplande meetings en activiteiten. Tegelijkertijd wilden we hun partners betrekken in het programma." De keuze viel op WhatsApp, de populaire applicatie waarmee de meesten al vertrouwd waren. "Zowat iedereen heeft tegenwoordig een smartphone", zegt Van Unen. "WhatsApp heeft een groot bereik en is bovendien erg populair: een gemiddelde gebruiker ontvangt 65 berichten per dag. Het leek ons dan ook de perfecte oplossing om de collegiale sfeer in de hand te werken. We hebben een groep aangemaakt waarin onze medewerkers en hun partners foto's van het weekend konden delen. De talrijke updates hielden de groep levend. Vooraf hadden we overigens al teasers verstuurd." Volgens Van Unen heeft het gebruik van WhatsApp het 'connect'-thema van het event in een stroomversnelling gebracht. "Het aantal foto's en boodschappen was zo groot dat we een beheerder hebben moeten aanwijzen om de toestroom te filteren. Na deze positieve ervaring gaan nu we kijken hoe we deze tool verder kunnen inzetten in het bedrijf, zowel voor intern als voor extern gebruik." Zelfs solliciteren via WhatsApp ziet Van Unen als een haalbare optie. Projective gebruikt ook Yammer als platform om tussen collega's te communiceren. Roel Van Espen"Goede interne communicatie zorgt voor meer respect voor elkaars werk" - Boris Bogaert, Xpenditure "Je kunt als bedrijf of afdeling alleen maar beter worden van een open en snelle communicatie" - Kim Castro, NMBS