Digitaal is het nieuwe normaal, stelde IT-entrepreneur Peter Hinssen enkele jaren geleden. Hij heeft overschot van gelijk gekregen. Veel ondernemers willen met dat nieuwe normaal aan de slag en hebben een hoop welomlijnde juridische vragen. Een klassieker is die rond de schending van de privacy, maar de digitalisering creëert ook situaties waarvan werkgevers niet altijd beseffen dat ze ingaan tegen het recht. Tot een ontevreden medewerker een klacht indient.
...

Digitaal is het nieuwe normaal, stelde IT-entrepreneur Peter Hinssen enkele jaren geleden. Hij heeft overschot van gelijk gekregen. Veel ondernemers willen met dat nieuwe normaal aan de slag en hebben een hoop welomlijnde juridische vragen. Een klassieker is die rond de schending van de privacy, maar de digitalisering creëert ook situaties waarvan werkgevers niet altijd beseffen dat ze ingaan tegen het recht. Tot een ontevreden medewerker een klacht indient. Stel: tot voor kort werkte u met een hoop verkoopmedewerkers, maar de jongste jaren hebt u uw verkoopactiviteiten gedigitaliseerd. Volgende week wordt als kers op de taart uw webshop gelanceerd. Vanaf dan gebeuren alle bestellingen online en worden uw salesmensen omgeschoold om hen elders in te schakelen. U bent dus niet van plan iemand te ontslaan, u biedt uw medewerkers andere, nieuwe kansen. Wat als zij daar anders over denken? Stel: vroeger werkte al uw personeel op kantoor, maar met de digitalisering verwierven zij stilzwijgend het recht één of meerdere dagen thuis te werken. Om uw thuiswerkbeleid te structureren, wilt u nu een reglement opstellen waarbij het thuiswerk tot een aantal specifieke dagen wordt beperkt. Op het eerste gezicht lijkt dat geen probleem, aangezien de oude 'regeling' nooit geformaliseerd is. Wat met medewerkers die hun thuiswerk flexibel opnamen en zich nu moeten aanpassen? Stel: u automatiseert de administratieve handelingen in uw onderneming. Een aantal ondersteunende functies wijzigt daardoor ernstig of vereist op zijn minst nieuwe competenties. Om uw administratieve krachten klaar te stomen, organiseert u de nodige opleiding. Wat als uw medewerkers die verandering niet zien zitten? "In al die situaties kunt u worden aangeklaagd voor impliciet ontslag, omdat u eenzijdig een essentiële arbeidsvoorwaarde wijzigt, zoals de functie en de plaats van de tewerkstelling", zegt Jessica De Bels, advocate arbeids- en ondernemingsrecht bij Stroobants Buelens. Bent u als werkgever dan aan handen en voeten gebonden? "In principe beschikt u over een wijzigingsrecht. Dat laat u toe veranderingen door te voeren om aan de economische noden van de onderneming te voldoen. Toch is die bewegingsvrijheid niet onbegrensd en wordt ze altijd geval per geval bekeken." Kan de werkgever vooraf iets ondernemen om problemen te voorkomen? "U hecht het beste een addendum aan de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst waarin beide partijen de verandering formeel bevestigen", stelt Jessica De Bels. "Alleen zal niet elke werknemer daar akkoord mee gaan. Dan kunnen transparante communicatie, betrokkenheid van de hr-afdeling en een vooruitziende aanpak helpen om mensen over de streep te trekken." De wijziging van een essentiële arbeidsvoorwaarde is vaak het resultaat van een geleidelijk en stilzwijgend proces. Volgens Jessica De Bels komt het erop aan daar van bij het begin bewust mee om te gaan. Ze reikt daarvoor tien vuistregels aan. 1. Laat hr poolshoogte nemen van de sfeer in de onderneming en van de houding van de werknemers tegenover een mogelijke verandering. Een werknemer kan de eenzijdige wijziging pas aanvechten wanneer ze effectief is doorgevoerd. 2. Doe vooraf een grondige impactanalyse: welke functies zullen door de digitalisering essentieel veranderen? Bekijk nadien de arbeidsovereenkomsten en functieprofielen. Hoe gedetailleerder een functie in de arbeidsovereenkomst wordt omschreven, hoe moeilijker het kan zijn die te wijzigen. Nieuwe arbeidsovereenkomsten kunt u voorzien van een clausule die stelt dat de functie en de plaats van tewerkstelling geen essentieel element van de arbeidsovereenkomst uitmaken. 3. Ga na of de procedures van cao 39 moeten worden gevolgd. Die collectieve arbeidsovereenkomst verplicht de werkgever tot voorlichting en overleg rond de sociale gevolgen van de invoering van nieuwe technologieën. Is de cao niet van toepassing, maak dan een duidelijk communicatieplan om de veranderingen intern en extern bekend te maken. 4. Betrek uw personeel bij de digitalisering. Weerstand is vaak een reactie op wat je niet begrijpt. Leg goed uit waarom en hoe het veranderingsproces zal verlopen. Vraag medewerkers, als het kan, de verandering mee vorm te geven. Zo creeert u ownership, een draagvlak en ziet u sneller waar en wanneer het niet (meer) gaat. Een participatieve aanpak is intens en misschien niet altijd eenvoudig, maar hij leidt op lange termijn tot het beste resultaat. 5. Stel een competentiemodel op voor de nieuwe functies, eventueel in overleg met het middenkader. Analyseer de competenties die al in de onderneming aanwezig zijn. Zo krijgt u een zicht op waar werknemers bij veranderingen kunnen worden ingeschakeld. 6. Probeer een match te maken tussen huidige en nieuwe competenties, met oog voor de individuele loopbaan van de werknemers. Combineer de talenten van de jongere generatie met de ervaring van ouderen. Teams met medewerkers van verschillende leeftijden vormen vaak de sterkste afdelingen. 7. Bekijk het oude organigram en maak er een voor de nieuwe organisatiestructuur. Zo ziet u duidelijk of bepaalde werknemers worden gedegradeerd. Het makkelijkste is dat u mogelijke demoties formaliseert via een addendum aan de arbeidsovereenkomst. Lukt dat niet, dan dekt u zich het beste in. Zorg ervoor dat de nieuwe functie een logische stap is in de (nieuwe) structuur van uw onderneming en dat ze aansluit bij de competenties van de betrokken werknemer. De functiewijziging mag - ondanks de nieuwe plaats in de hiërarchie - de expertise, de bekwaamheid en de ervaring van de medewerker niet devalueren. Ga ook na of nog essentiële elementen van de arbeidsovereenkomst zijn aangepast. Eén wijziging valt nog te verdedigen, maar bij elke extra verandering wordt de verdediging ook zwaarder. Weet wel dat u van kaderleden bij veranderingen een grotere flexibiliteit mag vragen. 8. Begin tijdig te investeren in opleiding als er een gebrek blijkt aan 'nieuwe' competenties. Artikel 20 van de Arbeidsovereenkomstenwet legt de werkgever op inspanningen te doen om de werknemer de nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen om zijn functie goed te kunnen uitoefenen. 9. Voeg bij werknemers die akkoord gaan met een wijziging van hun jobinhoud, een addendum aan de arbeidsovereenkomst. Zo kan er geen sprake zijn van een eenzijdige wijziging. 10. Raak nooit eenzijdig aan het loon en de andere voordelen uit de arbeidsovereenkomst. Een eenzijdige vermindering van die voordelen kan nooit worden gerechtvaardigd. Goele GeeraertBetrek uw personeel bij de digitalisering. Weerstand is vaak een reactie op wat je niet begrijpt.