Hoe maakt u van uw congres een succes

Seminaries, congressen, conferenties, workshops… Ze kunnen uithangbordjes van uw bedrijf worden. Maar hoe begint u eraan? Hoe vermijdt u dat u uw broek eraan scheurt? En waarom fluit die microfoon de hele tijd?

“Een congres van twee nachten, drie dagen, voor 1500 mensen? Even rekenen…” Jean-Pierre Cornelis van het organisatiebureau Flanders Business 2 Business maakt wat berekeningen. “Ruw geschat, betaalt elke gast zowat 2000 euro: 1500 euro congresgeld, 220 voor zijn logies, 150 voor het bijbehorende galadiner en 130 voor zijn transport.” Congressen organiseren, het is big business. Volgens een ruwe schatting is de sector in België per jaar zowaar goed voor 750 miljoen euro omzet.

In sectoren als de automobielindustrie en de telecombusiness is er de jongste jaren een ware inflatie aan seminaries, congressen en andere netwerkevenementen. De zakken zijn nieuw, maar aan de wijn verandert niet veel. Daarom organiseren sommige grote bedrijven steeds meer conferenties, seminaries en demonstraties op het bedrijf zelf. Het doelpubliek bestaat dan uit de partners en hun (potentiële en echte) klanten. Uiteindelijk worden meetings georganiseerd om een bepaalde groep mensen iets bij te leren, en tegelijk aan netwerking te kunnen doen. “Indien Albert Einstein via bijeenkomsten her en der niet was geconfronteerd met andere kennis, dan had hij waarschijnlijk zijn E=Mc2-formule niet gevonden,” zegt zaakvoerder Maarten Vanneste van Abbit Meeting Support. “Videoconferenties kunnen nuttig zijn, maar ze leveren niet de toevallige ontmoetingen op die dat soort kennisaangroei opleveren.”

Toch hebben lang niet alle bedrijven een vastomlijnde aanwezigheidsstrategie. Woordvoerder Wilfried Remans van Fortis legt uit dat de verantwoordelijken van elk departement daarin vrij zijn. “Maar als gevestigde waarde worden zij sowieso al geregeld gevraagd als sprekers,” klinkt het. Bij het Leuvense telematicabedrijf Acunia zijn congressen dan weer een onderdeel van een uitgekiende communicatiestrategie. Communicatieverantwoordelijke Wouter Piepers: “Wij wilden met een zo beperkt mogelijk budget op een zo kort mogelijke tijd zo veel mogelijk personen evangeliseren met de bedrijfsmatige en technologische ideeën achter het Acunia-model.” Het bedrijf staat elke maand op gemiddeld drie conferenties. “Congressen zijn voor ons een platform voor businessontwikkeling geworden. Wij dragen bij tot het succes van die conferenties, geven soms advies over programma’s en sprekers, en in ruil krijgen we naambekendheid.”

Wat wilt u eigenlijk?

Datum, plaats, transport, programma en deelnemers. Meer hebt u niet nodig om van uw zelfgeorganiseerde congres een succes te maken. Maar onderschat het niet, waarschuwt Jean-Pierre Cornelis. “Soms komt een bedrijf naar me toe met de melding dat het in maand X of Y een bijeenkomst wil organiseren. Zonder een duidelijke datum moet je zelfs niet beginnen om met hotels te onderhandelen over speciale tarieven.”

Het is dan ook zaak om tijdig uit te maken wat u precies wilt. Eén, twee of zeven dagen? Met of zonder ontvangstdiner? Wilt u een post-congrestour? En moet er geen partnerprogramma gepland worden? Een congresorganisator die ook op studenten mikt, kan best ook voor goedkopere hotels zorgen.

Zodra het evenement meer om het lijf heeft dan simpelweg een seminariezaal in een hotel afhuren, dan is een draaiboek heel handig. Daarbij hoort een lijst van alle onderaannemers die instaan voor het vervoer, de catering enzovoort. Fortis heeft de luxe dat het zelf over voldoende ruime zalen beschikt om het merendeel van de bijeenkomsten in eigen huis te kunnen organiseren, merkt Wilfried Remans op. Maar voor grotere evenementen en congressen heb je externe partners nodig. Er komen te veel praktische aspecten bij kijken om het allemaal overzichtelijk te houden. “Budgettair moet je altijd naar een balans streven tussen body en brains,” merkt Vanneste op. “Je hebt niets aan schitterende sprekers wanneer die door een gebrekkige geluidsinstallatie niet verstaanbaar zijn.”

Het komt er vooral op aan een goede conceptnota te ontwikkelen waarin de doelstellingen van het event, het onderwerp, de inhoudelijke sturing van de sprekers, het doelpubliek, de inpassing binnen de bedrijfsstrategie en de timing duidelijk staan omschreven. Een productpresentatie voor uw eigen verkopers vereist een andere aanpak dan een voorstelling om potentiële klanten te overtuigen. Piepers: “Maak een goede briefing, doe vooral aan goed projectmanagement en zorg dat je een draaiboek hebt voor alle betrokkenen. Je kunt maar beter niets aan het toeval overlaten als je beslist je partners en klanten in één ruimte te verzamelen.”

Organiseren zonder schulden

Als organisator scheurt u natuurlijk liever niet té erg uw broek aan het evenement. Acunia slaagde erin om de prijs voor een congres van anderhalve dag per deelnemer te beperken tot 250 euro, inclusief hotel, diner en wijndegustatie. Piepers: “Voor sommige seminaries tel je al snel 750 à 1250 euro voor twee dagen neer, zonder verblijfkosten.”

De gemiddelde prijs voor een dagseminarie is 50 euro per deelnemer, schat Cornelis. In die prijs zitten twee koffiepauzes en een broodjeslunch. Maar voor een beetje congres zit je toch snel aan 125 euro per persoon. “Veel mensen onderschatten de kosten. Je hebt transport nodig, een partnerprogramma, een zaal met de juiste mogelijkheden, eventueel een inschrijvingsdesk, hostesses… Dat tikt allemaal aan.” Bovendien moet ook de organisator worden betaald, soms op procent (10 % à 15 %), soms forfaitair. “Het kan natuurlijk ook voor 5 euro”, lacht Vanneste. “Maar if you pay peanuts, you get monkeys.”

Al zijn er natuurlijk ook mogelijkheden om de kosten te drukken. Alles wat als incentive kan worden ingeschreven, mag voor 100 % worden afgetrokken bij de belastingen. Een andere kostenbesparingsmethode is sponsoring, op voorwaarde dat je die inkomsten niet doorrekent aan je klanten. De kostprijs van de organisator moet naar beneden, niet noodzakelijk die van de deelnemer. Cornelis: “Maar de enigen die echte sponsors vinden, zijn min of meer neutrale entiteiten: universiteiten, federaties en dergelijke. Bedrijven moeten het veeleer hebben van toeleveranciers of klanten die de kosten drukken door het vervoer of een deel van het programma op zich te nemen.”