Hoe komen koppensnellers u op het spoor

Hoe is hij aan uw telefoonnummer geraakt? Hoe weet hij dat u financieel directeur bent van een bedrijf dat niet op de beurs genoteerd staat? Koppensnellers zijn vaak verrassend vindingrijk om u te strikken. Enkele professionals onthullen hun jachtgeheimen.

Bij Jan Peeters, financieel verantwoordelijke bij de firma Dinges, zoemt de telefoon. Na de gebruikelijke beleefdheidsformules legt een koppensneller hem uit dat hij op zoek is naar een verantwoordelijke voor het financieel beheer van een grote industriële groep. Of Peeters geïnteresseerd is? Jan, die zich bij Dinges best in zijn schik voelt en niet bepaald geneigd is om te veranderen, wijst het aanbod beleefd af. Tijdens de lunch met zijn chef brengt hij het telefoontje ter sprake. ‘s Anderendaags rinkelt de telefoon bij de chef. De koppensneller doet hem hetzelfde voorstel. De chef reageert geschokt: zijn gesprekspartner heeft eerst zijn medewerker en pas dan hem opgebeld. Een zware fout, die een ervaren headhunter nooit zou maken. De jacht op groot wild moet zorgvuldig voorbereid worden om dergelijke faux pas te vermijden. Het is een beroep met eigen codes, bijbels en tactieken.

Ook al worden de opdrachten schaarser in de huidige barre conjunctuur, de executive searchers,headhunters of koppensnellers, die kandidaten zoeken voor belangrijke banen, blijven voortdurend op de loer liggen. Voor contracten, maar ook voor kandidaten. “Er zijn er die nog niet weten dat we alleen werken voor ondernemingen die klant zijn bij ons en denken dat we voor hen de geknipte job kunnen vinden,” zucht J ean-Marc Benker, gedelegeerd bestuurder van de Belgische dochter van het Britse, beursgenoteerde kantoor Robert Walters. De ondernemingen gaan bij dergelijke gespecialiseerde bureaus te rade omdat ze beslist hebben om de rekrutering uit te besteden of omdat ze, na een vruchteloze eigen zoektocht, uiteindelijk aankloppen bij de professionals. Het is in elk geval een goede zaak om te weten hoe die consultants werken, om op het goede moment kans te maken om opgemerkt te worden.

De kanalen van de koppensnellers

Wanneer een koppensneller een opdracht krijgt, tekent hij eerst het gewenste profiel. De headhunter moet de behoeften van de onderneming exact begrijpen. Dat veronderstelt een grondige kennis van haar activiteiten, omgeving en cultuur. Vervolgens wordt een gedetailleerde analyse uitgevoerd van de functie (opdracht, samenstelling van het team, integratie in het bedrijf) en van het vereiste profiel (technische en relationele vaardigheid, ervaring, persoonlijkheid). De meeste koppensnellers hebben competentie opgebouwd rond de audit van human resources en werken geregeld voor dezelfde klanten. Dat stelt hun in staat om de behoeften van de onderneming sneller te vatten en na te gaan of de aangezochte persoon al niet een functie binnen de organisatie bekleedt.

Wanneer algemeen bekend is dat de onderneming rekruteert en wanneer ze over een zo breed mogelijke waaier van kandidaten wil beslissen, haalt de werver een uitvoerig arsenaal aan contactkanalen boven: advertenties, internet – typ uw naam maar eens in op een zoekmachine en u zal verwonderd staan van de plaatsen en documenten waarin u vermeld wordt -, databanken en eventueel een rechtstreekse benadering. Als het gaat om de vervanging van iemand, dan moet de speurtocht zo discreet mogelijk gebeuren: geen advertenties met het logo van het bedrijf en voorrang aan een directe benadering. Alle ontmoetingen hebben plaats in de kantoren van de koppensneller. Als het gezochte profiel uiterst moeilijk te vinden is – een fiscalist gespecialiseerd in bankfiscaliteit, bijvoorbeeld -, dan moet de consultant het wel via de directe benadering doen.

Zoals James Bond?

Tweede etappe in het onderzoek: een lijst van targets opstellen. Daarbij komt het eropaan na te gaan welke richting het onderzoek uit moet en er een aantal ondernemingen uit te pikken waar zich potentiële prooien bevinden. Ze bevinden zich in hetzelfde activiteitsgebied of hebben het gezochte personeelstype in dienst. In dat stadium worden de bedrijven die al klant zijn bij de koppensneller geelimineerd, evenals de ondernemingen waarmee een gentleman’s agreement bestaat om van elkaar geen personeel af te snoepen.

Vervolgens komen we tot de kern van de executive search: de concrete afbakening van het doelwit. “Het moeilijkste deel,” vertrouwt Jean-Marc Benker ons toe. Alle mogelijke bronnen moeten geconsulteerd worden om de namen en titels van mogelijke targets te verzamelen: internet, jaarverslagen, jaarboeken van oud-studentenverenigingen, repertoria van bedrijven, sites van instellingen, universiteiten en hogescholen, de pers, de top-100.000, adressenbestanden, Who’s Who’s, databanken, ledenlijsten van beroepsverenigingen, clubs en dies meer. Een koppensneller weet van alle hout pijlen te maken. Alleen dankzij zijn vakkennis, ervaring en specialisatie kan hij daarbij tijd winnen.

“Ik werk al bijzonder lang met brouwers. Dan ken je het wereldje wel,” vertelt Mary Pitsy, verantwoordelijke bij Boyden. “We hebben overal onze entree en uiteindelijk komt men wel te weten wie wat doet,” bevestigt een andere consultant. Alle middelen zijn goed om aan informatie te komen over de werknemers die opgevist worden, want de bronnen zijn zelden up-to-date. Er moet dus onophoudelijk getelefoneerd worden, ook naar secretaressen en kennissen, om de ingezamelde informatie aan te scherpen. “Is meneer X nog altijd marketingdirecteur bij u?” Benker nuanceert evenwel: “We zijn James Bond niet. We moeten zorgvuldig blijven in de behandeling van de gegevens en terzelfder tijd creatief zijn.”

Netwerk, het toverwoord

Koppensnellers hebben een uitgebreide actieradius. Ze zijn te vinden op elke cocktail, elk seminarie, elke conferentie en elke gespecialiseerde beurs. “In de winter ga ik vier of vijf keer per week naar zo’n manifestatie,” vertelt Benker. Hij is lid van allerhande clubs en kringen. De ancien van Solvay, nu docent aan ICHEC, duikt onverdroten onder in zijn netwerk om de automatische piloot te bevoorraden die hem tot bij de zeldzame parels moet brengen.

Mary Pitsy geeft er de voorkeur aan om mensen bij haar te ontvangen. Ze organiseert regelmatig seminaries of cocktails die vaak weinig te maken hebben met het beroepsleven, zoals een tentoonstelling over tribal art of een uiteenzetting door de ambassadeur van China. De genodigden brengen zakenrelaties of vrienden mee en zo wordt de kring steeds groter.

Netwerk is het toverwoord van de koppensnellers. “We staan bijvoorbeeld in contact met durfkapitalisten,” legt Pitsy uit. “Zij kennen de niches die zich gaan ontwikkelen en de gevolgen die sommige doorbraken zullen hebben op de vaardigheden die door de bedrijven geëist zullen worden. We moeten altijd een stap voor zijn en weten hoe de markt gaat evolueren.” Het netwerk omvat ook alle kaderleden die geneigd zijn om hun carrière een nieuwe wending te geven en daarvoor contact hebben opgenomen met koppensnellers. Hun kennis over de mogelijkheden en de toekomstige oriëntatie van hun onderneming kan immers vruchtbaar blijken.

Reputatie en referenties controleren

De derde stap in het onderzoek: het direct contact met de mogelijke kandidaten. Een delicate episode waarin geen enkele fout gemaakt mag worden. Want als blijkt dat de kandidaat niet geïnteresseerd is in de functie, dan kan hij toch de werver nog allerlei inlichtingen geven over de structuur van zijn bedrijf, maar ook de namen doorspelen van kennissen die mogelijk beantwoorden aan de doelgroep. De zeldzame parels zijn immers vaak kennissen van elkaar.

Rest dan nog alleen de kandidaten te ontmoeten en de informatie die ze voorleggen te controleren. Voor dat laatste kan het netwerk eveneens ingeschakeld worden, evenals databanken en de media. “Ethiek is hier belangrijk,” geeft Benker toe. “Wanneer we de reputatie en de referenties van iemand nagaan, moeten we een aantal regels respecteren. De referenties worden steeds gecheckt met toestemming van de kandidaat. De procedure vergt de nodige omzichtigheid, de informatie moet vergeleken worden en te afwijkende meningen moeten geëlimineerd worden. Men moet zich ook hoeden voor zowel kwaadsprekerij als ongepaste kameraadschap. Een kandidaat kan soms ongeschikt zijn voor een bepaalde functie, maar uitstekend geschikt voor een andere.” En bij dat alles past het grote ordewoord: discretie.

Marie Brandeleer