Niet iedereen maakt gebruik van dezelfde versie van Word of Excel, of hetzelfde besturingssysteem (MacOSX, Linux, Windows enzovoort), laat staan hetzelfde type van draagbare terminal (smartphone, Symbian, Palm, Blackberry). De beste methode om er zeker van te zijn dat een document leesbaar is voor een breed publiek, bestaat erin om een document om te zetten naar een 'draagbaar' formaat: het PDF (Portable Document Format).
...

Niet iedereen maakt gebruik van dezelfde versie van Word of Excel, of hetzelfde besturingssysteem (MacOSX, Linux, Windows enzovoort), laat staan hetzelfde type van draagbare terminal (smartphone, Symbian, Palm, Blackberry). De beste methode om er zeker van te zijn dat een document leesbaar is voor een breed publiek, bestaat erin om een document om te zetten naar een 'draagbaar' formaat: het PDF (Portable Document Format). De Amerikaanse softwareontwikkelaar Adobe heeft daarvoor een ingenieus systeem uitgedokterd: hij laat betalen voor het programma waarmee pdf-bestanden aangemaakt kunnen worden, maar verdeelt tegelijk via het internet leesprogramma's (of readers) voor alle soorten computers en draagbare toestellen. Die laatste worden over het algemeen zelfs verkocht met het programma al voorgeïnstalleerd. De omzetting van bestanden in Word (. doc), Excel (. xls) of PowerPoint (. ppt) naar een pdf-document (. pdf) biedt verscheidene voordelen. Het formaat bewaart namelijk de lay-out die in het oorspronkelijke programma gecreëerd werd. Op wat voor computer of draagbaar toestel de pdf ook ontvangen wordt, de titels, tabellen en afbeeldingen zullen identiek zijn en op dezelfde plaats staan. Een ander belangrijk kenmerk is dat de gebruiker het document niet kan wijzigen. De integriteit van het bestand is dus verzekerd. Om wijzigingen te kunnen aanbrengen aan een pdf, moet de gebruiker beschikken over Adobe Acrobat Professional, een programma waarvoor betaald moet worden, en over de nodige ad-hoclicenties. Het is nogal eigenaardig dat Microsoft tot 2007 gewacht heeft om het pdf-formaat te ondersteunen in zijn Office-suite, met behulp van een specifieke plug-in. Eerdere versies beschikken dus niet over een convertor die een Word-, Excel- of PowerPointdocument kan omzetten naar een pdf-bestand. Het dient wel gezegd dat Adobe Microsoft verboden had om zijn formaat op te nemen in Office. Om die omvorming toch te kunnen uitvoeren, moet je in dat geval je toevlucht nemen tot gespecialiseerde programma's. Voor sommige daarvan (onder meer Word to PDF) moet betaald worden. Adobe Acrobat, het meest bekende programma, staat 422 euro (btw inclusief) geprijsd. Andere zijn rudimentairder, maar dan ook wel gratis: CutePDF en PDFCreator bijvoorbeeld. Een programma zoals PDFCreator is handig voor de meest courante toepassingen. Het is compatibel met Windows 9x/2000 en XP (maar niet met Windows Vista) en is er vooral op gericht Wordbestanden om te zetten die afbeeldingen, foto's of andere elementen in kleur bevatten. Met PDFCreator kunnen bestanden naar het pdf-formaat omgezet worden door gebruik te maken van de printfunctie. Als de gebruiker klaar is met de aanmaak van een Word-document, kan hij naar het menu 'Afdrukken' gaan en PDF- Creator kiezen als printer. Als hij dan op 'OK' drukt, gaat een venster open met gegevens over het bestand, zoals de naam van het document en de aanmaakdatum. Het volstaat dan om op 'Bewaren' te klikken om het document op te slaan. In het venster wordt ook voorgesteld om het bestand per e-mail te versturen. U kunt ook pdf-bestanden creëren door gebruik te maken van de gratis Office-concurrent OpenOffice, maar die is iets logger in het gebruik dan PDFCreator. Een Word-, Excel- of PowerPointbestand, dat dus aangemaakt werd op een Microsoftprogramma, kan in OpenOffice geopend worden en vervolgens bewaard in pdf-formaat via de functie 'Opslaan'. En tot slot is er nog de gratis suite van Google, die een tekstverwerker en een rekenblad omvat en toelaat om een document te genereren in pdf-formaat. Daarbij gaat het niet om een programma dat gedownload moet worden, maar om een zuivere onlinetoepassing. Het is echter vrij rudimentair en niet ideaal om een Word- of Excelbestand om te zetten naar pdf. PDFCreator: www.pdfforge.org/products/pdfcreator OpenOffice: www.openoffice.orgBoris Jancen