Tom luncht met een potentiële klant. Hij spaart kosten noch moeite om de vrouw te overtuigen van hun nieuwe servicemodel. Het eten en de wijn in de hipste plek van hun stad zijn heerlijk. Alleen ziet medeoprichter Ingrid het restaurantbonnetje van Tom niet graag komen. Zij bekommert zich meer om de financiën en de interne werking van hun start-up. "De kosten die je indient, lopen uit de hand", heeft ze hem al gezegd. Ze twijfelt of alle lunches van Tom wel echt ten voordele van hun bedrijfje zijn. Gaat hij niet gewoon graag buitenshuis eten, terwijl zij 's middags boterhammen eet op kantoor?
...

Tom luncht met een potentiële klant. Hij spaart kosten noch moeite om de vrouw te overtuigen van hun nieuwe servicemodel. Het eten en de wijn in de hipste plek van hun stad zijn heerlijk. Alleen ziet medeoprichter Ingrid het restaurantbonnetje van Tom niet graag komen. Zij bekommert zich meer om de financiën en de interne werking van hun start-up. "De kosten die je indient, lopen uit de hand", heeft ze hem al gezegd. Ze twijfelt of alle lunches van Tom wel echt ten voordele van hun bedrijfje zijn. Gaat hij niet gewoon graag buitenshuis eten, terwijl zij 's middags boterhammen eet op kantoor? Helaas is dat slechts één discussiepunt in de start-up van Ingrid en Tom. Het begon nochtans tof en onbezonnen, maar naarmate het succes komt en hun eerste internationale stappen de omzet doen groeien, loopt het uit de hand tussen de stichters. "Dat zien we helaas te vaak bij groeiende start-ups", weet Wout Coppens, vennoot bij het consultancybedrijf EY. "Discussies tussen oprichters, verschillen in visie en het gebrek aan goede afspraken doen wel meer beloftevolle bedrijfjes de das om." Bij familiebedrijven lost EY soortgelijke problemen op met een familiecharter. De familieleden gaan om de tafel zitten en komen overeen hoe aandeelhouders in- en uittreden, welke richting het bedrijf uitgaat, wat er gebeurt als iemand overlijdt of hoe actieve en niet-actieve familieleden bij het bedrijf betrokken worden. "Wanneer de relaties tussen de familie en het bedrijf zijn vastgelegd, verminderen de discussies", ervaart Coppens. "De kansen op succes bij de overdracht naar de derde of de vierde generatie stijgen dan met 25 tot 35 procent." Liesbeth van Oeffelen vindt dat ze anderhalf jaar na het oprichten van haar start-up BiosenSource nog niet alles op papier kan vastleggen. Haar spin-off van de VUB en imec ontwikkelt apparatuur en software om de ontwikkeling van medicijnen te versnellen en geeft ook advies. Omdat de dertiger haar eerste werknemer moest ontslaan, stapte in februari haar man Joeri De Vos in het bedrijf. "Ik had er vooraf voor gekozen mijn man buiten mijn bedrijf te houden", zegt Liesbeth van Oeffelen, maar onverwachte wendingen kleuren nu eenmaal het leven in een start-up. "Toen ik mijn eerste werknemer moest ontslaan, had ik iemand nodig om het gat te vullen. Niet zomaar iemand, wel iemand met wie het goed klikt. Mijn man staat sindsdien in voor de administratieve en de financiële kant, en hij is mijn back-up voor de softwareontwikkeling." De afspraak dat De Vos geen mede-eigenaar van het bedrijf werd, leek in het begin vanzelfsprekend, maar moet wellicht herbekeken worden wanneer hij voltijds voor het bedrijf werkt. Meer afspraken zijn niet op papier gezet. "Als starter ben je met de praktijk bezig. Je tijd is beperkt. Mijn prioriteiten liggen momenteel niet bij het opstellen van contracten met mede-eigenaars en mezelf, aangezien er nog geen mede-eigenaars zijn en de noodzaak om aandelen te verkopen of loon uit te betalen in aandelen er nog niet is." De drie grote problemen waardoor start-ups het niet redden, zijn het team dat niet juist is samengesteld, spanningen of meningsverschillen tussen de oprichters en juridische remmingen. Die problemen kunnen voorkomen worden wanneer stichters vrij snel de grondregels vastleggen in een starters-charter. EY lanceert nu zo'n charter. Een starters-charter regelt de relatie tussen de oprichters en de start-up. Daardoor zijn ze beter voorbereid op uitdagingen en mogelijke discussies. "In een bedrijf waar goede afspraken worden gemaakt, kunnen de kansen op succes tot 35 procent hoger liggen, schat ik", zegt Coppens. Zo komen de aandeelhouders bijvoorbeeld overeen wat moet gebeuren bij een overlijden van een van de stichters. "Stel u voor dat u na het regelen van de erfenis plots de ouders van uw medestichter als vennoot krijgt. Wat moet u met hen?", zegt Coppens. "Of hoe hard zou het aankomen als een van de medeoprichters het bedrijf verlaat en een concurrerende activiteit opstart? 'Hadden we maar bestuurdersovereenkomsten met een concurrentiebeding opgemaakt', denkt u dan wellicht." Zo somt Coppens nog een reeks mogelijke problemen op. Het zijn problemen waaraan starters in hun enthousiasme en naïviteit vaak niet denken. Bij het opstellen van een charter is het essentieel dat elke oprichter eerlijk durft te zeggen wat hij of zij in het charter wil opnemen. "Alle thema's en problemen moeten worden besproken", zegt Coppens. "Daarom starten we het traject met individuele vragenlijsten en gesprekken. Op basis daarvan maken we een ontwerp van het document op, dat we bespreken en verfijnen tijdens groepsgesprekken." Het nadeel bij echte problemen is dat zo'n charter de oprichters enkel moreel bindt. Het document heeft geen juridische waarde. Wel kunnen belangrijke onderdelen van het charter uitgewerkt worden in juridische contracten, denk maar aan aandeelhoudersovereenkomsten, bestuurdersovereenkomsten en zelfs huwelijkscontracten. "Slechts 10 tot 25 procent van de start-ups heeft een aandeelhoudersovereenkomst", schat Coppens. "Sommige maar in heel lichte vorm. Andere regelingen ontbreken vaak totaal." Wanneer stelt u als starter dit document het best op? "Voor het eventuele succes", stelt Coppens. "Wanneer uw onderneming niets of nauwelijks iets waard is, zijn er vaak nog geen problemen. Op dat moment kan je het makkelijkst heldere en eerlijke afspraken vastleggen." Ondernemer Liesbeth van Oeffelen kijkt het evenwel eerst nog wat aan tot haar bedrijf zich iets verder heeft ontwikkeld. Enerzijds beseft ze dat het interessant kan zijn afspraken vast te leggen. Zo worden contracten opgesteld die overdrachten van intellectuele eigendom regelen en liet ze haar notaris een document over de statuten opstellen. Andere zaken zijn "interessant om over na te denken". Anderzijds lijkt het haar moeilijk zaken als eigendommen, doelstellingen, afspraken met familieleden en medewerkers en carrières zwart op wit op te schrijven. Van Oeffelen vindt het te vroeg om bindende juridische documenten op te stellen. "Je kunt nooit alles afdekken. Vooral niet omdat ik niet weet welk bedrijf we over tien jaar zijn. Werken we enkel in België, of hebben we filialen wereldwijd? Hoe loopt de verkoop? Hoe evolueert ons assortiment? En vooral: hoe evolueert onze visie? Het idee van een starters-charter moet even vorm krijgen. Ik vind het belangrijk eerst ervaring op te doen en mijn bedrijf te laten evolueren, om zo de puzzelstukjes van mijn charter bijeen te zoeken." Hans Hermans, fotografie Dieter Telemans"Als starter ben je met de praktijk bezig. Je tijd is beperkt. Mijn prioriteiten liggen momenteel niet bij het opstellen van contracten met mede-eigenaars en mezelf" - Liesbeth van Oeffelen, ondernemer "In een bedrijf waar goede afspraken worden gemaakt, kunnen de kansen op succes tot 35 procent hoger liggen" - Wout Coppens, EY