Goedkope GroupWise

Gartner Group vergeleek de gebruikskosten van groupwareproducten.

N ovell lijkt het ergste te hebben gehad. De producent van (Intra)Netware, het besturingssysteem waarop nog altijd de meeste lokale bedrijfsnetwerken draaien, heeft de verkoop van zijn jongste product BorderManager als een TGV zien aantrekken en denkt dat binnenkort ook in zijn cijfers terug te vinden. BorderManager zorgt voor een veilige en snelle informatie-uitwisseling over het Internet/Intranet.

Maar minstens evenveel plezier put Novell uit een studie van de Gartner Group over de kostprijs van groupwaresystemen bij 300 grote Amerikaanse firma’s. Groupware omvat functies alse-mail, gemeenschappelijk documentenbeheer, agenda en planning, werkstroomorganisatie… Doel van de studie, die gesponsord werd door Microsoft, Lotus/IBM, Oracle, Netscape en Novell, was het definiëren van een kader voor de evaluatie van de totale gebruikskosten van groupware. De studie is niet gepubliceerd – naar kwatongen beweren omdat de resultaten te schokkend waren voor enkele sponsors. Navraag bij Gartner in België leert dat het maatwerk betrof dat enkel beschikbaar is voor de sponsors en voor de bedrijven die eraan meewerkten.

Maar er bestaat een door Gartner geautoriseerde samenvatting en dat is boeiende lectuur. Enkele conclusies:

Bedrijven vinden kosten geen punt als het product aan hun noden beantwoordt. Gartner kon vier types gebruikers onderscheiden. Die waren telkens statistisch koppelbaar aan een verschillend product. Gebruikers van eenvoudige kantoorautomatisering (e-mail, agenda, een beetje groepsplanning) kozen typisch voor Novell Groupwise en Microsoft Exchange. Wie doorgedreven groupwarenoden had, koos voor Lotus Notes. Groepswerk via het Internet/Intranet gebeurde vaker met Microsoft Internet Information Server (geleverd bij Windows NT). En wie vooral informatie ter beschikking wou stellen via het Internet/Intranet, gebruikte vooral Netscape Suitespot.

Novell Groupwise – en dat is de reden waarom Novell de samenvatting laat circuleren – bleek in het gebruik veruit het goedkoopste pakket voor eenvoudige kantoorautomatisering. Gartner identificeerde kosten voor planning, implementatie en operations (uitbating) over een afschrijvingsperiode van 3 jaar. Voor alle pakketten verschilden die kosten enorm van onderneming tot onderneming. Maar voor Groupwise lag de mediaan (de waarde die het staal bedrijven precies in twee verdeelt) op 3,77 dollar per gebruiker per maand, terwijl Microsoft Exchange op liefst 13,06 dollar uitkwam. Het verschil zit vooral in de uitbatingskosten, die bij Novell maar 1 dollar per gebruiker/maand beliepen, bij Exchange 9,16 dollar. Niet onbelangrijk omdat juist dat de recurrente kosten zijn. Nu wil Gartner wel meelopen met de suggestie dat GroupWise nauw geïntegreerd is met het Netware-netwerkbesturingssysteem waarop GroupWise meestal (maar niet noodzakelijk) draait en dat de respondenten daarom een deel van de uitbatingskosten verkeerdelijk aan Netware toewijzen. Ook wil Gartner accepteren dat de MS Exchange-sites nog minder ver ontwikkeld waren (hoewel Groupwise recenter is dan de eerste versie van Exchange) en dat ook andere factoren, zoals transactievolume – maar zeker niet grootte of aantal sites – een deel van het verschil helpen verklaren. Niettemin, besluit Gartner, “wijzen de gegevens sterk op een significant en substantieel kostenvoordeel voor Netware-gebaseerde ondernemingen die Groupwise implementeren.” Novell blij.

Het veelzijdige Lotus Notes was met een mediaan op 19,96 dollar per gebruiker/maand veruit het duurste groupwareproduct uit de studie, gemeten naar gebruikskosten. Vooral implementatie (een mediaan van 7,47 dollar, vooral training) en uitbating (10,83 dollar) wogen zwaar door. Maar, vindt Gartner, vergelijken met de rest is fout: het pakket wordt ook op een andere manier gebruikt.

BNL