FORMALISME TROEF !

Nederland is bedrijfsvriendelijker

In recente persartikels uiten de werkgeversorganisaties VBO en NCMV hun ongenoegen over het groeiend aantal administratieve verplichtingen die worden opgelegd aan bedrijven. Zo wordt de sociale balans van vice-premier di Rupo uitgebreid aan de kaak gesteld omdat ze bijkomende verplichtingen oplegt, terwijl de gegevens die in een dergelijke sociale balans moeten worden verstrekt volgens de werkgevers al elders beschikbaar zijn.

Ook op vennootschapsrechtelijk gebied werden de rapporteringsvereisten en publicatieverplichtingen de voorbije jaren stelselmatig uitgebreid. Deze bijkomende verplichtingen werden meestal opgelegd vanuit een bekommernis om de aandeelhouders en derden correct in te lichten over de vennootschapsrechtelijke toestand van de onderneming. Vanuit dat perspectief valt hierop weinig aan te merken.

Het is echter spijtig vast te stellen dat de Belgische overheid nog geen initiatieven heeft genomen om bepaalde formaliteiten die dubbel gebruik uitmaken te vereenvoudigen. De registratie van de vennootschappen bij het Handelsregister kan hiervoor als voorbeeld dienen. Het zou voor de vennootschappen heel wat makkelijker worden als de documenten die ter publicatie worden neergelegd op de Griffie van de Rechtbank van Koophandel automatisch zouden worden verwerkt op het Handelsregister, zonder dat de vennootschappen hiervoor bijkomende formaliteiten dienen te vervullen. Het Nederlandse voorbeeld toont aan dat dit mogelijk is. Bovendien legt de huidige wetgeving een strikt formalisme op, wat tot gevolg heeft dat heel wat vennootschappen er de brui aan geven en niet meer de moeite doen om die formaliteiten te vervullen, zelfs als daar sancties aan verbonden zijn.

Verplichtingen ?

Het Koninklijk Besluit van 20 juli 1964 tot coördinering van de wetten betreffende het Handelsregister stelt dat iedere rechtspersoon die van plan is enige handelswerkzaamheid uit te oefenen, zich moet laten inschrijven in het Handelsregister. Een dergelijke inschrijving dient te worden genomen per rechtsgebied van de Rechtbank van Koophandel waarin de vennootschap een exploitatiezetel heeft. Zo zal een vennootschap die verschillende winkels uitbaat in Gent, Antwerpen en Brussel, zich in drie verschillende Handelsregisters moeten laten inschrijven. Eenmaal een vennootschap op een of meerdere plaatsen is ingeschreven, zal elke wijziging aan een van de gegevens van haar inschrijving aanleiding geven tot een wijziging van de inschrijving. Een vennootschap die ingeschreven is bij verschillende Handelsregisters dient het verzoek tot wijziging van de inschrijving alleen te richten tot het Handelsregister van de plaats waar de maatschappelijke zetel van de vennootschap is gevestigd. Tenslotte dient men over te gaan tot de schrapping van de inschrijving als de handelswerkzaamheid wordt stopgezet.

Dubbel gebruik ?

Heel wat gegevens die een vennootschap bij het Handelsregister opgeeft, heeft zij voorheen al moeten neerleggen ter Griffie van de Rechtbank van Koophandel met het oog op publicatie in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad. Denken we maar aan de maatschappelijke benaming van de vennootschap, haar maatschappelijke zetel, het bedrag van het maatschappelijk kapitaal, het statutaire doel en de identiteit van de personen belast met het dagelijks bestuur. Het zijn trouwens deze gegevens die tijdens de levensduur van de vennootschap het vaakst wijzigen.

Aangezien deze gegevens al zijn neergelegd ter publicatie in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad, kan men zich enerzijds afvragen waarom ze nogmaals moeten worden opgegeven bij het Handelsregister, en anderzijds waarom dergelijke opgave bij het Handelsregister aanleiding geeft tot een strikt formalisme. Terwijl om het even wie de documenten ter publicatie in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad kan neerleggen, dient de aanvraag tot inschrijving bij, of wijziging van het Handelsregister te worden ingediend door het bevoegde orgaan van de vennootschap. Afhankelijk van de juridische organisatie van de vennootschap, zullen dit de zaakvoerder, de gedelegeerd bestuurder of twee bestuurders zijn. Aangezien deze personen zich omwille van hun drukke agenda meestal niet geroepen voelen om enkele uurtjes door te brengen op het Handelsregister, geven ze gewoonlijk een volmacht aan een derde. Op dergelijke volmacht moet hun handtekening echter worden gelegaliseerd door het gemeentebestuur van hun domicilie of, indien ze in het buitenland zijn gedomicilieerd, door de dichtstbijzijnde Belgische Ambassade of het dichtstbijzijnde Belgische Consulaat in het buitenland. Veel Belgische en buitenlandse gedelegeerd bestuurders begrijpen niet dat ze deze formaliteit moeten vervullen als de betreffende gegevens al werden gepubliceerd in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad. Zeker als daarna blijkt dat de gegevens die (zonder bijzondere legalisaties) werden neergelegd met het oog op de publicatie in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad, letterlijk worden overgenomen bij de inschrijving bij het Handelsregister, kan men toch wel het nut van de bijkomende inschrijving en de legalisatie in vraag stellen. Gelukkig zijn er verschillende Handelsregisters die zich soepel opstellen en ook volmachten aanvaarden die werden opgenomen in notariële aktes, ook al ontbreekt hier, strikt genomen, de wettelijk vereiste legalisatie.

Alternatieven ?

In vergelijking met het Belgische systeem is het Nederlandse voorbeeld veel bedrijfsvriendelijker. Elke vennootschap heeft er maar één enkel dossier, en bijgevolg dienen er geen afzonderlijke aangiften te gebeuren voor de publicaties in de Staatscourant en voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De vennootschap dient één dossier in, zonder dat er bijzondere legalisaties vereist zijn. De overheidsdiensten zorgen zelf voor de verwerking naar enerzijds publicaties en anderzijds registratie Kamer van Koophandel. Aangezien deze diensten in Nederland volledig geïnformatiseerd zijn, kan men ook altijd een beknopt overzicht krijgen van de laatst bekende toestand bij de Kamer van Koophandel, en dient men niet alle documenten chronologisch door te pluizen om te zien wat eigenlijk nog van toepassing is, zoals dat in België het geval is. Aangezien de computer meer en meer zijn intrede doet op de Belgische Griffies van de Rechtbanken van Koophandel, mag men verhopen dat men in België naar een gelijkaardig systeem evolueert. Een vermindering van formaliteiten en formalisme zal door iedereen worden toegejuicht.

Jean-Paul TimmermansWilfried Van Lishout

Jean-Paul Timmermans en Wilfried Van Lishout zijn juridische raadgevers bij Price Waterhouse.