HR-managers worden niet altijd even au sérieux genomen: dat kan je opmaken uit de vaststelling dat het aantal HR-managers dat in het executive committee van hun onderneming zit, eerder beperkt is. Ze wegen minder zwaar op het algemene beleid dan pakweg een CFO. Maar daar komt stilaan verandering in, zegt Hughes Moonen, manager van Fiabilis Consulting Group. Dat is een consultancybedrijf dat zich toelegt op het optimaliseren van de patronale bijdragen en ondernemingen begeleidt in het beheren van risico's verbonden aan sociale inspectie. Op die manier helpt Fiabilis bedrijven te besparen en zich meer te focussen op hun echte corebusiness. Volgens Moonen wordt steeds vaker aan HR-managers gevraagd om zich ook te bezinnen over de optimale toekomst van de onderneming. En daarmee komen ze - eindelijk - op dezelfde hoogte te staan als een CFO of CTO of CIO.
...

HR-managers worden niet altijd even au sérieux genomen: dat kan je opmaken uit de vaststelling dat het aantal HR-managers dat in het executive committee van hun onderneming zit, eerder beperkt is. Ze wegen minder zwaar op het algemene beleid dan pakweg een CFO. Maar daar komt stilaan verandering in, zegt Hughes Moonen, manager van Fiabilis Consulting Group. Dat is een consultancybedrijf dat zich toelegt op het optimaliseren van de patronale bijdragen en ondernemingen begeleidt in het beheren van risico's verbonden aan sociale inspectie. Op die manier helpt Fiabilis bedrijven te besparen en zich meer te focussen op hun echte corebusiness. Volgens Moonen wordt steeds vaker aan HR-managers gevraagd om zich ook te bezinnen over de optimale toekomst van de onderneming. En daarmee komen ze - eindelijk - op dezelfde hoogte te staan als een CFO of CTO of CIO. De toekomst van HR valt moeilijk te voorspellen. Buiten de trends die nu al duidelijk zijn - mobiliteit, flexibiliteit, langer werken, meer focus op work-lifebalans - is er namelijk ook nog de wetgever. En die maakt continu nieuwe wetten. Neem nu de sociale wetgeving. Vandaag beslaat die honderden pagina's. Een HR-manager wordt verondersteld die wetten te kennen, net zoals elke Belg verondersteld wordt het Staatsblad te lezen. En daar wringt volgens Fiabilis het schoentje bij veel HR-managers. Hughes Moonen: "De HR-manager van vandaag worstelt met verschillende prioriteiten rond aanwerving, retentiebeleid, vergoedingspolitiek ... waardoor hij het wettelijke kader uit het oog dreigt te verliezen." En dat is jammer, vinden de consultants van Fiabilis Consulting Group. "Want een brutoloon van 100 euro kost de werkgever toch nog altijd ten minste 133 euro. De HR-manager is vooral bezig met die 100 en vergeet te makkelijk die extra 33 die hij aan patronale kosten moet betalen. En zelfs al wil de federale regering die kosten in de toekomst geleidelijk aan naar 25 terugbrengen, toch moet de werkgever vandaag nog altijd 33 euro patronale lasten betalen. Laten we daarom samen kijken hoe we op een wettelijke manier tot de optimale loonkosten kunnen komen." Fiabilis Consulting Group wil bedrijven helpen met het vinden van besparende en optimaliserende pistes binnen de patronale kosten. We maken een onderscheid tussen pure RSZ-kosten enerzijds en optimalisaties binnen bedrijfsvoorheffing anderzijds, naast een nog breder scala aan subsidies en ondersteunende maatregelen. Dit kan de HR-verantwoordelijke zowel helpen binnen zijn bestaande personeelsbestand, maar kan ook optimaliserende keuzes aanreiken over aan te werven personeel. Het maakt daarbij een onderscheid tussen kosten bij aanwerving en kosten bij al aangeworven personeel. Moonen: "Het is onmogelijk om alle details in de wetgeving goed te kennen en ze daarenboven nog eens allemaal correct toe te passen. Ook geautomatiseerde systemen zijn niet onfeilbaar. Kleine foutjes in ERP-softwarepakketten, die gebruikt worden bij de verwerking van de loonadministratie, kunnen een organisatie zeer grote bedragen aan overbodige uitgaven kosten. Het kunnen details lijken in de wetgeving, maar ze kunnen snel honderdduizenden euro's kosten. Een voorbeeld is de ondersteuning gelinkt aan mentorschap. Als een bedrijf hier totaal niet van op de hoogte is, is dit natuurlijk een gemiste kans. Denk ook aan de speciale fiscale gunstregimes voor zogeheten 'ontwrichte zones' zoals bijvoorbeeld in Limburg. Wie kent alle vooropgestelde maatregelen, mogelijkheden en voorwaarden? Het kan ook evenzeer foutlopen bij toepassing van de wetgeving rond aanwerving van stagiairs en opleidingskosten ... De wetgeving is onnoemelijk complex geworden (en verandert trouwens voortdurend), zodat het voor een HR-manager begrijpelijkerwijze bijna onmogelijk is geworden om alle bits & bytes nog helder te zien." Op zich zijn de regels altijd wel duidelijk geweest in ons land. Alleen hebben we een periode achter ons waarin werkgevers zich relatief makkelijk op een 'soepele' manier van die wetgeving konden bedienen. Het gebeurde wel vaker dat bedrijven die wetgeving wat vrijer gingen interpreteren, zonder dat daar gevolg aan werd gegeven. De wetgever zag een en ander door de vingers. Er heerste een zekere 'flou artistique'. Denk maar aan de regels rond bedrijfsvoorheffing bij mensen die in nachtdienst werken. Hoe zorg je voor die nachtdienst voor de correcte indeling? Het lijken misschien details, maar ze kunnen qua vrijstelling van bedrijfsvoorheffing een groot verschil maken. "Maar die periode is nu voorbij", zegt Moonen. "De wetgever gaat veel strikter toezien op een correcte toepassing van de wetten die hij gemaakt heeft. In 2014 kwam een grote golf aan fiscale controles op de bedrijfswereld af. Er kwam een einde aan het werken op automatische piloot. Sociale controles kunnen daarbij tot vijf jaar terug in de tijd gaan." Ook de sociale secretariaten zijn in deze context slachtoffer van de tijdsdruk, overbelasting, andere prioriteiten, en zelfs een gebrek aan correcte informatie-uitwisseling tussen HR en henzelf, net omdat de wet zo complex is en het onduidelijk is welke info er precies nodig is. Dit leidt tot een breed scala aan potentiële fouten, waaronder enerzijds het mislopen van financiële voordelen waarop ze eigenlijk recht hadden of anderzijds het maken van fouten tegen de wetgeving, die een sociale controle aan het licht zou brengen. Kortom: er heerst een gebrek aan detailkennis bij de verschillende actoren. En het is precies daar dat Fiabilis Consulting Group bedrijven met raad en daad wil bijstaan. In deze veranderende context is het belangrijk dat de rol van de HR-manager een serieuze upgrade krijgt. Hij zit op een centrale en cruciale plaats om te evolueren naar een echte businesspartner. Net zoals een CFO, die vandaag al een prominente rol speelt bij de bedrijfsstrategie, kan de aandacht voor een meer strategische en cijfermatige aanpak van de payroll een toegevoegde waarde geven aan de HR-manager. Vaak is het HR-departement onderbemand en worden sociaal relevante maar zeer uitvoerende taken zoals het sinterklaasfeest of het bedrijfsrestaurant door de HR-manager behandeld. Ook aandacht hebben voor de cijfers, naast het softe aspect van de HR-taak kan voor een echte omslag zorgen. Maar dat lijkt niet altijd evident. Hoe kan je zo'n switch in mentaliteit realiseren? Moonen: "Coaching en training kunnen al een eind helpen. Het is gewoon belangrijk dat je als bedrijf een HR-manager aanwerft met een gebalanceerd profiel. Onze audits doen hen vaak beseffen dat ze veel financiële kennis missen. HR-werk is écht wel meer dan het traditionele hire & fire-verhaal." Het is volgens Fiabilis dan ook nodig dat de HR-manager nauw kan samenwerken met de CFO. Moonen: "Vaak zijn onze eerste gesprekspartners dan ook de financieel directeurs of de algemeen directeurs." Naast de patronale loonlast is er nog het aspect 'sociale inspectie'. Ook daar maakt Fiabilis Consulting Group zich sterk bedrijven het juiste advies te kunnen verlenen. Onder de noemer 'Praeventis' behandelt het de risico's verbonden aan sociale inspectie. Moonen: "Je moet weten dat een sociaal inspecteur heel veel macht heeft. Regelmatig zien we bij onze klanten dat ze niet in orde zijn met hun sociale documenten." De klemtoon ligt bij Praeventis op het voorkomen van problemen met de sociale inspectie door het zich zo goed mogelijk in orde stellen met de wetgeving. Noem het een doorgedreven vorm van risicomanagement. Moonen: "We helpen bedrijven voorkomen dat ze fouten maken en helpen hen de gemaakte fouten recht te zetten. Sociaal inspecteurs zijn doorgaans ook niet ongevoelig voor het feit dat bedrijven moeite en tijd hebben besteed aan het corrigeren van onvrijwillige fouten en zullen positiever staan tegenover dit soort initiatieven dan tegenover een bedrijf dat de gemaakte fouten helemaal niet heeft proberen recht te zetten, of zelfs probeert ze te verbergen." Vaak beseffen ondernemingen pas de risico's die ze lopen nadat ze door een extern consultant zijn geholpen bij het optimaliseren van hun patronale kosten. Voorkomen en genezen samen maken meer en meer een essentieel onderdeel uit van het takenpakket van een vooruitziend HR-manager.