FACILITY MANAGEMENT IN 6 STAPPEN

Als gevolg van de stagnerende economie ontvingen de facility-managementbedrijven de voorbije maanden een toenemend aantal vragen over methoden voor een beter kostenbeheer. Na een periode van bijna ongecontroleerde groei gaan managers hun bedrijven saneren en herpositioneren. Een nauwkeurige bepaling van de vastgoedkosten, een rationalisering van het overbodige aantal gehuurde of gekochte vierkante meters, een reorganisatie van de gebruikte ruimte na een inkrimping van het personeelsbestand en een rationeler gebruik van het gebouw zijn slechts enkele voorbeelden van deze nieuwe aanpak.

Een tweede kenmerk is dat bedrijfsleiders de tijd beginnen te nemen om na te denken. Vooral de financiële consequenties van een project worden extra onder de loep genomen. Tot slot wordt elk project eerst grondig getest op kleine schaal voor het algemeen wordt ingevoerd.

We merken dus dat talrijke projecten die momenteel lopen, blijk geven van een globale aanpak. Het advies over het beheer van de werkomgeving omvat verschillende diensten, die in verschillende fases worden opgevolgd of die à la carte worden aangepakt al naargelang van de noden. Eén ding hebben ze zeker gemeen: elk project begint met een diepgaande discussie over de doelstellingen van de klant. Een kort overzicht.

Analyse van de noden inzake vastgoed. Na een audit van de situatie, bepaalt men welke doelstellingen de onderneming nastreeft en hoe die concreet moeten worden gerealiseerd. In deze fase worden vragen gesteld zoals: moeten we verhuizen? Huren? Bouwen? Kopen? Blijven waar we zijn? Een nieuw huurcontract bedingen? In deze fase wordt zonodig eveneens gezocht naar nieuwe terreinen of een geschikt gebouw. Op dit moment moet het bedrijf al weten hoeveel het project zal gaan kosten.

Analyse en advies rond de werkomgeving. Bepalen van de oplossing die het bedrijf best kiest inzake new office-concept ( hotelling, thuiswerken, desk sharing…), space planning, merkimago en de change-managementstrategie, waaronder de communicatie naar het personeel.

Implementatie van de oplossingen. Na deze fase moet het programma operationeel zijn.

Analyse en advies inzake ondersteuningsfuncties. Deze fase vormt een traditioneel werkterrein van het facility management en omvat de opstelling van een outsourcingstrategie, de omschrijving van een lastenboek, de keuze van leveranciers en de uitwerking van een service level agreement.

Implementatie van beheersystemen. Computersystemen zoals CAFM en CIFM geven het bedrijf een globaal overzicht van de vastgoedkosten, wat nuttig is voor de financiële rapportering. De informatica kan ook worden gebruikt om een grafische weergave te maken van het gebouw, met inbegrip van elektrische kabels en telefoonlijnen. Dit biedt de mogelijkheid simulaties uit te voeren om bijvoorbeeld te bepalen welke rechtstreekse invloed een uitbreiding van een departement zou hebben.

Opleiding. Een dienst die slechts door een beperkt aantal consultants wordt aangeboden en voorziet in de opleiding van de personen die binnen het bedrijf betrokken zullen zijn bij het nieuwe beleid inzake vastgoedbeheer.