Haast elke kenniswerker ziet iedere dag een constante stroom e-mails zijn inbox binnendruppelen. Door de manier waarop onze hersenen werken, leidt dat tot een waterval van problemen, zegt Johan D'Haeseleer van managementadviesbureau ExtraTijd. "Wanneer we een nieuwe e-mail zien, maar evengoed als we een berichtje op Facebook of Twitter zien passeren, voelen we een bijna onweerstaanbare drang om het te lezen omdat we denken dat die nieuwe info weleens belangrijk zou kunnen zijn." Bovendien streven onze hersenen naar onmiddellijke bevrediging. "Je brein heeft graag dingen die onmiddellijk resultaat opleveren: liever meteen een vers binnengelopen mailtje beantwoorden, dan voortwerken aan dat belangrijke rapport dat over een week af moet zijn."
...

Haast elke kenniswerker ziet iedere dag een constante stroom e-mails zijn inbox binnendruppelen. Door de manier waarop onze hersenen werken, leidt dat tot een waterval van problemen, zegt Johan D'Haeseleer van managementadviesbureau ExtraTijd. "Wanneer we een nieuwe e-mail zien, maar evengoed als we een berichtje op Facebook of Twitter zien passeren, voelen we een bijna onweerstaanbare drang om het te lezen omdat we denken dat die nieuwe info weleens belangrijk zou kunnen zijn." Bovendien streven onze hersenen naar onmiddellijke bevrediging. "Je brein heeft graag dingen die onmiddellijk resultaat opleveren: liever meteen een vers binnengelopen mailtje beantwoorden, dan voortwerken aan dat belangrijke rapport dat over een week af moet zijn." Sommige mensen controleren hun mails tot wel 200 keer per dag, zegt Tim Christiaens, expert tijdmanagement bij The Time Management Company. "We doen blijkbaar weinig anders dan het uitvoeren van opdrachten die impliciet of expliciet in die e-mails verwerkt zitten. Erger nog, sommigen zijn er echt aan verslaafd en kijken permanent of een nieuwe mail is binnengekomen. De vergelijking met een verslaving aan een gokmachine is zo gek nog niet. Kort samengevat zitten we achteraan in de auto in plaats van vooraan. We rijden mee in plaats van zelf achter het stuur te zitten." Wanneer we een nieuwe e-mail lezen, worden we gedwongen beslissingen te nemen. Beantwoord ik de mail onmiddellijk of niet? Verwijder ik de mail of niet? Moet ik het bericht omzetten in een taak en wanneer moet ik die uitvoeren? Het probleem daarmee is dat we elke dag maar een klein voorraadje mentale bandbreedte hebben om beslissingen te nemen. Hoe meer je een oordeel moet vellen over onbenullige zaken zoals over welke kleren je 's ochtends aantrekt, wat je op je boterham smeert of wat je aanvangt met een mailtje dat net binnenloopt, hoe sneller je mentale bandbreedte is opgebruikt. Dan blijft er niets meer over wanneer je op het werk knopen moet doorhakken over zaken van belang. Bekende ondernemers, zoals Mark Zuckerberg (Facebook) en wijlen Steve Jobs (Apple), staan er bijvoorbeeld om bekend altijd dezelfde kleren te dragen. Zo hoeven ze daarover geen beslissing te nemen en kunnen ze hersencellen sparen voor gewichtiger zaken. Wie zijn planning voor de werkdag laat bepalen door zijn Postvak In is op de koop toe voortdurend afgeleid. In onze landschapskantoren met het geroezemoes van pratende en telefonerende collega's en het meerstemmige koor van airco, airblower en kopieerapparaat, wordt onze aandacht sowieso al voortdurend onderbroken. Dat is dramatisch voor onze productiviteit. Het gevolg is dat mensen alleen al bij het openmaken van hun chaotische en overvolle postvakje in een stresskramp schieten en voortdurend tegen hun deadlines aan schurken. "Eigenlijk gaat het over vrijheid", zegt Johan D'Haeseleer. "Ik wil proactief kunnen werken en niet reactief, zoals mensen die tegen de deadline werken. Door proactief te werken, ben ik volgens mij dubbel zo productief. Het gevaar daarbij is natuurlijk wel dat je dan meer werk op je bord neemt, terwijl je daar de capaciteit niet voor hebt." Die capaciteit berekent D'Haeseleer door zijn werkdag op te delen in periodes van een kwartier (zijn capaciteit) en daar taken aan te koppelen (zie tip 5). De tijd nemen om te plannen en daar een methodiek voor bedenken is ook het antwoord op de vraag hoe iemand als Michel De Coster topfuncties in het bedrijfsleven (vroeger bij onder meer Belgacom, BT en Colt) combineert met basgitaar spelen in rockgroep De Mens, een gezinsleven en hobby's als fietsen en autoracen. Die vrijheid kunt u verwerven door uw e-mailprogramma beter te leren kennen en anders te gaan mailen. Een bedrijf dat enkel een lijst met tips & tricks geeft aan zijn medewerkers, zal evenwel bedrogen uitkomen. Het is cruciaal een draagvlak te creëren in het bedrijf, zegt Tim Christiaens: "Niet iedereen vindt het even prettig plots taken in plaats van mails te ontvangen, dus het vereist inspanningen om iedereen mee te krijgen in dit verhaal. Benadruk de voordelen -- minder e-mails, meer overzicht -- en geef je teamleden de kans aan het idee te wennen." E-mailen is een vorm van menselijk gedrag en daar hoort een e-mailetiquette bij, zegt Kris Poté, vicepresident van het IT-bedrijf Capgemini. "Net zoals je tafelmanieren hebt, spreek ik ook van mailmanieren. Mensen hebben soms slechte manieren wanneer ze mailen en daar kun je iets aan doen." Om inzicht te krijgen in uw eigen en andersmans gedrag is het daarom handig boeken te lezen over hoe ons brein functioneert, zoals het zopas verschenen 'Een opgeruimde geest' van Daniel Levitin. Als u leert hoe uw hersenen uw gedrag sturen, kunt u makkelijker uw eigen gedrag aanpassen. U leert dan bijvoorbeeld dat u uw eigen brein voor de gek moet houden als u efficiënt wil werken. De natuurlijke staat van onze geest is dagdromen en we zijn geprogrammeerd om te reageren op alle nieuwe informatie. Het maakt niet uit of dat een onbelangrijke mail is, iemand die het kantoor komt binnengelopen of twee collega's die achter u staan te praten. En als u na het lezen van zo'n breinboek en van dit artikel uw Postvak In nog steeds niet hebt getemd, dan kiest u gewoon voor de oplossing van Harvard-professor Lawrence Lessig: een e-mailfaillissement, waarbij u alles verwijdert. Wat echt belangrijk is, komt u wel te weten. 1. Maak uw inbox leeg door lijstjes te maken in uw notitieboekje. "Ik heb vijf lijstjes. Eén: een 'agenda' met wat ik die week moet doen. Twee: een 'actielijst' met taken die aan het eind van de week leeg moet zijn. Drie: een lijstje 'wachten op' voor mailtjes die ik zelf stuur en waar ik een antwoord op verwacht. Vier: een masterlijst met zaken waar ik aan begonnen ben, maar die nog niet klaar zijn. En vijf: een incubatielijst met zaken waar ik misschien later iets mee moet doen." 2. Werk met een beperkt aantal folders in uw mailbox die automatisch gevuld worden door regels. Dat zijn mails die nooit in je inbox terechtkomen. "Mails die niet belangrijk zijn gaan bij mij in een folder die ik één keer per week bekijk. Ik heb een leesfolder en een snoozefolder, meestal voor berichten waar ik in cc sta. Daarnaast heb ik een takenfolder. Die bekijk ik één keer per dag. Je kunt in die folder subfolders maken voor zaken als het goedkeuren van de verlofaanvragen van je medewerkers of de bestellingen boven de 100.000 euro die je moet goedkeuren." 3. Verwerk uw mails een paar keer per dag. "Wanneer ik een mail krijg, doe ik twee dingen: ik voeg hem toe aan een van mijn vijf lijsten en voeg de mail toe aan mijn archieffolder. Als het om een kleine actie gaat, voer ik die meteen uit." 4. Deel een taak op in concrete acties. "Wanneer een mail een taak bevat, plaats ik die, zoals gezegd, op het lijstje met mijn acties van de week. Doe dat wel op de juiste manier. Heel wat mensen zetten bijvoorbeeld 'verslag maken' op hun agenda, maar wanneer ze er dan aan beginnen, blijkt dat ze eerst nog iemand moeten bellen of naar informatie moeten zoeken. Maak daar aparte acties van." 5. Koppel uw acties aan de beschikbare tijd. "Het heeft geen zin eindeloze lijsten te maken van wat je op een dag gaat doen. Ik deel mijn week (in zijn papieren notitieboekje, nvdr) op in kwartieren. Daar trek ik de tijd af die ik nodig heb voor afspraken en trainingen. De overblijvende kwartieren gaan naar ad-hoctijd -- zo bouw ik tijd in voor onverwachte taken of om te socializen. Stel dat er dan nog twaalf kwartieren overblijven, dan boek ik die vol met acties die op mijn lijstjes staan." 6. Zeg uw medewerkers hoe snel ze een mail moeten beantwoorden. "Je hebt altijd drie partijen: de werknemer die zijn mailbox leest, zijn bedrijf en de persoon die een antwoord verwacht. Schep duidelijkheid over hoe snel je medewerkers mails dienen te beantwoorden, bijvoorbeeld twee dagen voor interne en een dag voor externe mails. Geef als manager zelf het goede voorbeeld. Als je zelf 's avonds laat mails verstuurt, geef je het signaal dat je dat van je medewerkers ook verwacht." 7. Gebruik mentale bladwijzers. "Als je om een of andere reden onderbroken wordt bij je werk, schrijf dan gauw even neer waar je zat in een rapport of wat je aan het doen was. Dat is een beetje zoals een bladwijzer steken in het boek dat je leest. Wanneer we worden afgeleid, verlegt ons brein zijn aandacht naar iets nieuws. Daardoor weten we soms even niet meer wat we voor de onderbreking aan het doen waren." 8. Spreek een bibliotheekuur af met je team. "Je kunt beslissen elkaar op dinsdagvoormiddag niet te onderbreken." 9. Reageer proactief op concentratieverlies. "Als je je concentratie voelt wegebben, is dat een teken dat je brein energie wil behouden door iets te doen dat minder energie vraagt. Het beste is dan een fysieke activiteit te doen, zoals vijf minuten buiten gaan wandelen. Daardoor laat je je mentale energie weer stijgen en als kenniswerker moet je het per slot van rekening van je concentratie hebben." 10. Gebruik trucjes om zo weinig mogelijk naar uw mailbox te gaan. "De kunst bestaat erin nieuwe mails maar een of twee keer per dag te lezen. Ik gebruik een shortcut om vanuit mijn kalender direct naar een nieuwe mail te gaan, zodat ik mijn inbox niet zie. Ik gebruik ook een zero-inbox-filter, waardoor mijn inbox er leeg uitziet, zelfs als hij dat niet is." 11. Lees geen mails op uw smartphone. "Als je dat doet, kun je alleen met ja of neen antwoorden of hoogstens een kort antwoord sturen. Dat betekent dat je later op je pc nog eens dezelfde mail moet openen om er de taken uit te halen." 12. Vlag onverwerkte inkomende mails. "Inkomende mails waar ik actie op moet nemen en die ik niet onmiddellijk kan verwerken, vlag ik meteen", zegt de CEO van Human Interface Group, dat digitale gebruikservaringen ontwerpt. "Ik moet voor mijn werk om het halfuur mijn mails controleren." 13. Scan nieuwsbrieven. "De interessante artikels zet ik bij elkaar in tabs op Firefox en daarna delete ik de nieuwsbrief. De berichten lees ik 's avonds als ik er tijd voor heb." 14. Bedenk een klasseersysteem. "Ik ben een gedreven klasseerder: ik heb dertig tot veertig folders waarin ik mails per onderwerp klasseer. Dat spaart een slok op de borrel als je op zoek gaat naar een mail." 15. Zorg voor een goed systeem voor de opvolging. "Bij mails die ik delegeer, plaats ik mezelf in blind copy. Ik heb een regel ingesteld dat blind-copymails automatisch terechtkomen in een 'wachten op'-folder. Eén keer per week bekijk ik de folder om te zien of ik antwoord heb gekregen." 16. Mails groeperen via regels. "Ik maak aparte folders voor vergaderingen of projecten. Die folders beginnen met de initialen van een persoon of letters die verwijzen naar het project in het onderwerpvakje van de mail. Wanneer ik daarover dan een mailtje krijg, heb ik een regel ingesteld die een mail die begint met bepaalde initialen in de juiste folder doet terechtkomen." 17. Tijd plannen om te werken. "In mijn Outlook-kalender stel ik tijdsblokken in waarop ik niet mag worden gestoord, zodat ik kan voortwerken. Als je dat niet doet, word je geleefd door je mailbox. Mijn mailbox is bijna elke dag leeg en dat geeft een goed gevoel." 18. Analyseer hoe werknemers mails lezen. "Als je een mail stuurt voor de installatie van een programma, met ook de handleiding, dan blijkt dat veel mensen alleen het deel over de installatie lezen. Vervolgens mailen ze terug met vragen naar de handleiding terwijl die wel degelijk in het bericht stond. Daarom splitsen we de informatie nu op en sturen we verschillende mails." 19. Gebruik de chatfunctie. "Wij gebruiken Microsoft Lync om te bellen en te chatten via onze computers. Als je een kort vraagje hebt en iemands chatfunctie staat aan, dan kun je het beter zo stellen dan via een mail." 20. E-mail is niet altijd het beste kanaal. "Lastminuteberichten, uitvoerige discussies, meningsverschillen en complexe situaties horen niet via e-mail besproken te worden. Eenvoudige vragen, een afspraak inplannen en verzoeken die niet dringend zijn wel." 21. Maak drie mappen aan. "Een actiemap, een follow-upmap en een archiefmap. Elke mail is een beslissing waard. Er zijn drie keuzes. U verwijdert de mail of voert de taak meteen uit, waarna het bericht eventueel naar de archiefmap gaat. Stelt u de taak uit naar later vandaag of morgen, dan is de actiemap de juiste plaats. Taken voor over enkele weken sleept u beter naar de takenlijst. Voorzie een aantal momenten in uw agenda waarop u uw actielijst kunt behandelen. De derde mogelijkheid is de mail te delegeren. Sleep hem dan naar uw follow-upfolder als u het bericht vandaag of morgen wilt opvolgen of naar uw takenlijst als u dat later wilt doen." 22. U oogst wat u mailt. "Wie veel mailt, altijd zijn baas in kopie zet of 'reply to all' gebruikt, zal ook meer mails te verwerken krijgen. Probeer zo weinig mogelijk berichten te versturen. Er komt het best een richtlijn van het bedrijf voor de cc's in mails." 23. Een apart mapje voor cc's. "Blijven uw collega's u hardnekkig in cc zetten, maak dan een regel aan om alle cc-berichten in een apart mapje te doen verdwijnen. De belangrijkste zaken die daarin staan, verneemt u gegarandeerd ook op een andere manier. Bcc, waarbij u de andere ontvangers niet ziet, is behalve voor informatiemails, geen optie." 24. Laat tools het werk doen. "Promoot tools die in een vingerknip standaardantwoorden tevoorschijn toveren. TextExpander en PhraseExpress werken erg goed." 25. Respecteer de mailetiquette. "Prachtige zinswendingen en indrukwekkend proza zijn ballast voor e-mails. Hou mails zo kort mogelijk en maak werk van het onderwerp. Beperk het aantal onderwerpen per mail. De kans dat u antwoord krijgt op een mail met tien punten is klein. Bedankmails zijn overbodig. Bedank mensen vooraf." 26. Stel uw 'out of office'-bericht een dag vroeger en later in tijdens vakanties of zakenreizen. "De laatste dag voor je vakantie en de eerste dag erna zullen behoorlijk druk zijn. Zonder gestoord te worden, krijgt u meer gedaan." 27. Werk met taken. "Zowat elk mailsysteem biedt de mogelijkheid met taken te werken. Zo kunt u in Microsoft Outlook en Lotus Notes uw collega's taken toewijzen in plaats van elkaar met e-mails te bestoken. Bovendien hebt u dan een overzicht van de aan u toegewezen taken. Daarnaast kunt u binnenkomende mails eenvoudig omzetten in taken." 28. Laat software het werk doen. "Software kan de interne communicatie verbeteren. Uitschieters zijn Insightly en Basecamp.com, allebei voorbeelden van Software as a Service of SaaS: u hoeft de software dus niet te kopen, maar sluit een contract per gebruiker af voor een bepaalde periode." 29. Mail minder na de werkuren. "Onderzoekers van de universiteit van Florida hebben aangetoond dat smartphones gebruiken tijdens de avonduren onvermijdelijk leidt tot minder uren slaap tijdens de nacht die volgt. Wie 's avonds nog mails heeft verwerkt, voelt zich de volgende dag minder fit, gemotiveerd en betrokken." 30. Gebruik een tool als Slack van de gelijknamige Amerikaanse start-up. "Vroeger verliep alle teamcommunicatie bij ons via mail. Dat is altijd gewichtig, met een intro en bericht. Dat hebben we vervangen door Slack te gebruiken, waarmee je korte berichtjes kunt sturen. Het interessante eraan is dat je kanalen kunt aanmaken voor projecten of zaken als rekrutering. Zo krijgt iedereen enkel de berichten die hij moet zien en kun je achteraf alle conversaties over een onderwerp op één plaats terugvinden. Slack creëert ook een gevoel van verbondenheid. We werken heel internationaal en hebben een aantal mensen in Zwitserland. Grapjes die je anders op kantoor maakt, gebeuren ook op Slack." 31. Wis onmiddellijk het onnodige. "Het is zoals de post sorteren. Je moet beoordelen wat belangrijk is en wat niet." 32. Beheer mails volgens uw eigen logica. "Bedenk uw eigen regels om snel dingen terug te vinden. Bij 'M&CJaar' vind ik alles wat met marketing en communicatie te maken heeft voor dat jaar." 33. Zorg voor ten minste twee mailboxen. "Ik heb een persoonlijke en een professionele mailbox en die hou ik strikt gescheiden. Het voordeel is dat u ze als back-up voor elkaar kunt gebruiken als een mailbox het laat afweten." 34. Verzorg een e-mail zoals een brief. "Begin met een goede aanhef en neem afscheid met 'mvg' of 'sincerely'. Hoe u mailt, zegt heel wat over het karakter van de afzender. Als u uw mailetiquette niet verzorgt, creëert u onbewust een negatieve perceptie van uzelf." 35. Let op de lay-out. "Er zijn 101 manieren om een mail op te stellen. Denk na over het lettertype en de grootte die u gebruikt. In een mail met meerdere alinea's onderlijn ik het belangrijkste woord of zet ik het in vetjes, zodat de ontvanger zich daarop concentreert." BENNY DEBRUYNE"We doen weinig anders dan het uitvoeren van opdrachten die impliciet of expliciet in die e-mails verwerkt zitten" Tim Christiaens "Wie proactief werkt, is dubbel zo productief" Johan D'Haeseleer