Het notariaat kan bogen op een eeuwenoude traditie, maar de dienstverlening van de notarissen is de afgelopen twintig jaar ingrijpend gedigitaliseerd. Initiatieven zoals MyBox, dat gegevens over samenlevings- en huwelijkscontracten verzamelt; StartMyBusiness, dat de administratie bij de oprichting van een bedrijf vereenvoudigt; en Biddit, een platform voor de onlineverkoop van vastgoed, illustreren die technologische vooruitgang. Met Izimi ¬ spreek uit als 'easy me' ¬ is er sinds dit weekend nog een webapplicatie bij gekomen. Volgend jaar volgt ook de smartphone-app.
...

Het notariaat kan bogen op een eeuwenoude traditie, maar de dienstverlening van de notarissen is de afgelopen twintig jaar ingrijpend gedigitaliseerd. Initiatieven zoals MyBox, dat gegevens over samenlevings- en huwelijkscontracten verzamelt; StartMyBusiness, dat de administratie bij de oprichting van een bedrijf vereenvoudigt; en Biddit, een platform voor de onlineverkoop van vastgoed, illustreren die technologische vooruitgang. Met Izimi ¬ spreek uit als 'easy me' ¬ is er sinds dit weekend nog een webapplicatie bij gekomen. Volgend jaar volgt ook de smartphone-app. Izimi is een digitale kluis waarin u persoonlijke, gevoelige en belangrijke documenten veilig kunt opbergen. Denk aan een scan van uw paspoort, uw diploma's, uw huwelijksakte, documenten over de aankoop van vastgoed, hypothecaire kredieten, verzekeringen, waardepapieren, contracten met nutsleveranciers, aankoopfacturen en een overzicht van uw bankrekeningnummers en uw wachtwoorden. De notarissen bieden die digitale kluis gratis aan, voor zover u de opslaglimiet van 200 megabyte niet overschrijdt. Die maximale grens is niet bijzonder ruim, maar volstaat wellicht in veel gevallen. Inloggen op Izimi kan met uw elektronische identiteitskaart, maar ook met de Itsme-app die u mogelijk al gebruikt voor andere webapplicaties. Na de korte registratieprocedure kunt u meteen documenten toevoegen. Die kunnen worden toegewezen aan diverse categorieën, waaronder 'Mijn woning', 'Financiën', 'Professioneel leven' en 'Familie'. U kunt ze ook voorzien van labels, zodat u ze achteraf makkelijker terugvindt in 'Mijn kluis'. Vanaf begin 2021 kunt u bovendien aangeven wat met de documenten in Izimi moet gebeuren wanneer u zou overlijden. Uw notaris kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat de inhoud van uw kluis dan aan uw erfgenamen wordt overgemaakt. Zo hoeven zij in die moeilijke periode niet te zoeken naar alle belangrijke paperassen. Het wordt op die manier voor hen ook eenvoudiger om aan de fiscus een overzicht te bezorgen van de goederen die u nalaat. Kortom: zo'n digitale kluis kan uw naasten en nabestaanden heel wat kopzorgen besparen. Izimi maakt het mogelijk uw documenten nu al veilig te delen met anderen, zoals uw partner, uw kinderen of zelfs vrienden. U voegt hen op basis van hun e-mailadres toe in de rubriek 'Mijn contacten'. Ze ontvangen dan een uitnodiging. "Die manier van gekwalificeerde data-uitwisseling is veel veiliger dan via het traditionele e-mailverkeer", stelt Fednot, de federatie van notarissen. "We hebben de jongste jaren veel geïnvesteerd in de uitbouw van veilige digitale netwerken, omdat de communicatie tussen notarissen en burgers vaak hoogstpersoonlijk en privacygevoelig is. Daar plukken de gebruikers van Izimi nu de vruchten van." Vanaf begin volgend jaar wordt het ook mogelijk persoonlijke documenten vanuit uw digitale kluis te delen met een notaris. Die informatie kan hem helpen bij de voorbereiding van een dossier. "Wie bijvoorbeeld van plan is te trouwen, kan zo de nodige papieren makkelijk aan zijn notaris bezorgen", illustreert Fednot. "Zo kan hij het huwelijkscontract vlot voorbereiden en onderzoeken of er bijzondere aandachtspunten zijn. Hetzelfde geldt voor andere dossiers ¬ zoals de verkoop van een woning, een echtscheiding door onderlinge toestemming of de oprichting van een vennootschap." "De burger behoudt altijd de volledige controle over wat er met zijn data gebeurt", benadrukt Fednot. "Alleen hij beslist of hij de documenten in zijn kluis met anderen deelt, wanneer en met wie. Ook de notaris krijgt pas toegang tot een of meer documenten in de kluis na uitdrukkelijke toestemming van de burger." Op MyMinFin, het onlineplatform van de federale overheidsdienst Financiën, vindt u al langer uw persoonlijke fiscale stukken terug in de afdeling 'Mijn documenten'. Via de rubriek 'Mijn woning' kunt u hier ook uw onroerende eigendommen, akten en geregistreerde huurcontracten raadplegen. Het idee achter de Izimi-kluis is evenwel anders: u uploadet zelf alle documenten die u belangrijk vindt. Maar dankzij de link met het notariaat krijgt u via 'Mijn akten' ook toegang tot alle akten die u sinds 2014 voor een notaris hebt ondertekend. U wordt daarvoor omgeleid naar de notariële aktebank NABAN. Ook sommige banken bieden digitale kluizen aan hun klanten aan. KBC doet dat bijvoorbeeld voor de houders van een Plus-rekening, maar de kluis is alleen toegankelijk via de smartphone-app. Documenten delen met anderen kan bijvoorbeeld via WhatsApp of e-mail. BNP Paribas Fortis lanceerde met PaxFamilia een soortgelijke afgeschermde ruimte voor vermogende klanten. Daarnaast bestaan er niet-bancaire initiatieven, zoals Safe in Heaven van de uitvaartverzekeraar Dela. En ook een digitale opslagruimte zoals Dropbox kunt u in principe sterk beveiligen tegen indringers. Volgens Fednot is de onafhankelijkheid van Izimi een belangrijke troef. "We onderscheiden ons van internetgiganten die allerhande persoonlijke data controleren in gigantische silo's en van andere spelers die persoonlijke gegevens benutten voor commerciële doeleinden", klinkt het. "De burger kan er vanop aan dat al zijn belangrijke documenten bij ons veilig achter slot en grendel zitten. Discretie is bovendien verzekerd: de inhoud wordt aan niemand doorgegeven: noch aan commerciële ondernemingen, noch aan de overheid." De functies van Izimi worden in de loop van 2021 uitgebreid. In de toekomst kunt u via dat kanaal bijvoorbeeld ook informatie inwinnen over relevante evoluties in de wetgeving. "Meer nog: wie zich hiervoor registreert, zal meldingen ontvangen van juridische ontwikkelingen die hem persoonlijk aanbelangen", zegt Fednot. "Zo blijft u op de hoogte en mist u geen belangrijke veranderingen die een impact kunnen hebben op bijvoorbeeld uw vermogen, uw familiale regelingen of de zeggenschap in het bedrijf waarvan u aandeelhouder bent."