EBP: het on-linehulpje voor openbare aanbestedingen

EBP ontwierp een website en ‘intelligente’ formulieren om de publicatie van overheidsaanbestedingen te vergemakkelijken. Het levert de Brusselse KMO een zilveren ICT Trends Award op.

EBP werd opgericht in 1994 en heeft een dertigtal werknemers in dienst. Het bedrijfje uit Brussel maakte aanvankelijk faam door hulp te bieden aan privé-bedrijven die willen inschrijven op een openbare aanbesteding. Het ontwikkelde een systeem voor het opvolgen van overheidsopdrachten en maakte bedrijven wegwijs in de vaak ingewikkelde aanbestedingsprocedures. Door zijn kennis van overheidsopdrachten kwam EBP op het idee om een hulpdienst te ontwikkelen voor overheidsdiensten die een publicatiebericht (een zogenaamde ‘aankondiging van opdracht’) willen plaatsen.

In de meeste gevallen is het wettelijk verplicht om die publicatieberichten te laten verschijnen in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA) zodra ze een bepaald bedrag overschrijden (67.000 euro voor de klassieke sectoren). Het opstellen van die berichten is een lange en moeizame procedure. Met hun publicatie in het BDA staat of valt vaak de hele overheidsopdracht. Als er een fout in staat, kan de procedure ongeldig verklaard worden.

Nooit meer vormfouten

Om de publicatie van berichten in het BDA te vergemakkelijken, ontwikkelde EBP in nauwe samenwerking met het BDA een gratis website (www.publicatiesonline.be). Daarop staan ‘intelligente’ formulieren waarmee alle overheidsdiensten hun publicatieberichten kunnen opstellen. “De publicatie wordt meteen in het juiste formaat verstuurd en bevat automatisch alle verplichte wettelijke vermeldingen. Dat gaat een pak sneller. Bovendien krijgen de overheidsdiensten een ontvangstbevestiging zodra hun bericht is verschenen,” zegt Bruno De Mulder, vennoot bij EBP. Bij elke publicatie hoort een zeer gedetailleerd bestek dat als on-linebijlage kan worden bijgevoegd. Kandidaat-inschrijvers hebben zo alle informatie binnen handbereik.

De on-linedienst is sinds begin 2005 operationeel en had algauw succes bij de overheid. Vandaag verschijnen gemiddeld meer dan 60 % van alle publicaties in het BDA dankzij de site van EBP. “Voor overheidsdiensten is de site bijzonder nuttig,” beklemtoont Bruno De Mulder. “De publicaties bevatten geen vormfouten meer en de administratie kan haar bestek bij haar publicatiebericht voegen.” Bedrijven die reageren op de publicatieberichten krijgen sneller een antwoord en kunnen het bestek raadplegen zonder dat ze naar de betrokken overheidsdienst hoeven te gaan.

Ook het Bulletin der Aanbestedingen heeft baat bij de website. Het BDA ontvangt de publicatieberichten voortaan elektronisch en kan ze dus met een minimum aan menselijk ingrijpen verwerken. “Dit bewijst dat de privé-sector en de overheid samen e-governmentoplossingen kunnen ontwikkelen zonder dat de belastingbetaler daarvoor moet opdraaien”, vervolgt Bruno De Mulder.

Toekomstige tools

“EBP was aangenaam verrast toen de overheidsdiensten ons bedankten omdat de site zo gebruiksvriendelijk is,” zegt Bruno De Mulder met gepaste trots. “De grootste hinderpaal voor een sterke groei is de beperkte naambekendheid van de site. Maar de mond-tot-mondreclame doet volop haar werk. Dat valt af te lezen uit het stijgende aantal publicaties dat dankzij de site in het BDA verschijnt.”

Binnenkort zou EBP in partnerschap met Certipost en Belgacom ook een e-biddingsysteem lanceren waardoor bedrijven hun offertes kunnen posten in een beveiligde virtuele bus. Tot de nieuwe toepassingen behoren een gratis platform voor het uitwisselen van voorbeeldbestekken voor overheidsdiensten en een zoekmachine om geschikte leveranciers te vinden – BestOffer.be gedoopt – voor administraties die een aankoop willen doen via onderhandelingsprocedures zonder bekendmaking.

Philippe du Busquiel