" Dit kan de start van een heel mooi verhaal zijn", maakt sales- en marketingdirecteur Peter Morel zich sterk. De inkt van het contract met het Department of Sanity van New York (DSNY) is nog maar net droog, en intussen zijn er ook al contacten met het Department of Transport in New York. "Het DSNY maakte al een hele tijd gebruik van het platform waarop wij onze diensten bouwen, en nu is die testfase uitgemond in een echt contract", klinkt het.
...

" Dit kan de start van een heel mooi verhaal zijn", maakt sales- en marketingdirecteur Peter Morel zich sterk. De inkt van het contract met het Department of Sanity van New York (DSNY) is nog maar net droog, en intussen zijn er ook al contacten met het Department of Transport in New York. "Het DSNY maakte al een hele tijd gebruik van het platform waarop wij onze diensten bouwen, en nu is die testfase uitgemond in een echt contract", klinkt het. Bedrijven en openbare diensten zitten op een berg digitale content. Een flink deel daarvan is behoorlijk ongestructureerd en valt dus lastig te beheren. Dat is het gat in de markt waar Peter Morel en Ronny Timmermans in 2007 met Xenit indoken. "Die content gaat heel breed, van e-mails over Office-documenten en projectbestanden tot pdf's", vertelt managing director Ronny Timmermans. "Bedrijven moeten de levenscyclus van alle documenten kunnen beheren, vanaf de creatie tot de vernietiging. Doorgaans moeten die documenten ook worden bewaard, soms decennia lang. Dat is de kernbusiness van Xenit: we zorgen voor het beheer, verlenen toegangsrechten, delen documenten, noem maar op. Uiteraard gooien bedrijven die documenten niet zomaar weg, maar ze beheren ze vaak ook niet echt. Soms zitten al die miljoenen data en bestanden wel op gedeelde drives, maar geen kat die daar na verloop van tijd haar jongen nog in terugvindt. Bovendien is het ook belangrijk duidelijke toegangsregels op te stellen en heldere afspraken te maken over hoe en wanneer bepaalde documenten gedeeld kunnen worden. De ongestructureerde data, waaronder ook e-mails, groeien de voorbije jaren veel sterker dan de gestructureerde data. Almaar meer bedrijven komen tot het besef dat ze dat probleem moeten aanpakken. Het is een snelgroeiende markt." Ronny Timmermans zat al flink wat jaren in deze markt, tot hij op het spoor kwam van Alfresco, een opensourceplatform voor intelligent databeheer. Hij werkte in die periode voor een ander softwarebedrijf, maar het beheer van bedrijfscontent was daar enigszins uit de strategische focus verdwenen. Peter Morel heeft een achtergrond in de telecom, waar hij zich had toegelegd op crm-processen. "Na een gemeenschappelijke MBA-opleiding kwamen we op het idee samen een bedrijf op te zetten in documentenbeheer. Met de bedoeling zowel systeemintegrator als productontwikkelaar te zijn", vertelt hij. "Door innovatieve technologie te ontwikkelen proberen we ook de bestaande markt verder te ontwikkelen. De eerste oefening, tien jaar geleden, was de ontwikkeling van een proof of concept om parallel in hetzelfde document te werken met verschillende mensen. Vandaag lijkt dat de vanzelfsprekendheid zelve, maar toen was dat behoorlijk revolutionair." De eerste grote klant van Xenit Solutions was de verzekeraar P&V Insurance, die nog altijd klant is. Het bedrijf keek aan tegen een stevig archief van 5 miljoen documenten, het resultaat van de overname van ING Insurance. Peter Morel: "We kregen zes maanden om dat hele archief over te zetten. We hadden daar bovendien een stevige klus aan de integratie van onze oplossingen in het systeem van de klant. Maar toen die operatie succesvol afgerond was, hadden we een dijk van een referentie op zak. Intussen beheren we bij zowel P&V als Ethias al meer dan 50 miljoen documenten." "Na een tijdje merkten we dat heel wat klanten veel meer ruimte voor innovatieve oplossingen en nieuwe producten hadden", gaat Morel verder. "Daarop zijn we zelf specifieke oplossingen gaan ontwikkelen, die complementair waren met het Alfresco-platform. Onze strategische focus daarop blijft behouden, en daarmee zijn we wereldwijd behoorlijk uniek. We zitten in een niche, maar dat laat ons ook toe snel te groeien en een reputatie op te bouwen. Zolang de markt groot genoeg is en voortgroeit, biedt ons dat een mooi competitief voordeel." "Wat ons zeker geholpen heeft, was de welwillende houding van de overheid tegenover opensourceoplossingen", zegt Morel. "Open source biedt een zekere vrijheid. De aantrekkingskracht ervan was ongetwijfeld een reactie op de dominantie van spelers zoals Oracle en Microsoft. Het opensourcebedrijfsaanbod van Alfresco is niet gratis, maar bedrijven en overheden kunnen er wel uitstappen zonder al te zware consequenties." Door de digitalisering neemt de hoeveelheid ongestructureerde content bij bedrijven explosief toe. Mede daardoor groeit de markt van het contentbeheer organisch. Sinds Xenit tien jaar geleden uit de grond werd gestampt, groeide het jaarlijks gemiddeld met zowat 18 procent. "De jongste jaren ging het een stuk sneller. We hebben nu 21 medewerkers en een omzet van 3,1 miljoen euro", zegt Timmermans. "Dat is voor een groot deel te danken aan de innovatieve producten en diensten die we zelf hebben ontwikkeld, vertrekkend vanuit het Alfresco-platform. Een voorbeeld daarvan is onze gebruikersinterface: die draait nog altijd op dat platform, maar hij is een stuk gebruiksvriendelijker voor de eindgebruiker. Onderschat niet hoe lastig het voor een groot bedrijf is om tientallen afdelingen te laten samenwerken op een gecentraliseerd systeem. Je weet hoe dat gaat: iedere werknemer tokkelt bij voorkeur op zijn eigen computer en gooit af en toe eens een bestand op de centrale server, maar daarmee houdt het doorgaans op." Een andere verklaring voor het succes van Xenit is de internationale focus die het van bij het begin volgde. Vandaag komt al zowat 40 procent van de omzet uit het buitenland. In het klantenportfolio zitten zowel overheidsinstellingen als privébedrijven. Bedrijven uit de financiële of verzekeringssector, maar net zo goed nutsbedrijven of grote afvalverwerkers. "Onze grootste meerwaarde is wellicht dat we ons als een strategische partner voor hun documentenbeheer proberen te positioneren", legt Peter Morel uit. "We komen nergens binnen als de klassieke systeemintegrator, genre: de software is geïnstalleerd, trek nu maar jullie plan. Een van onze grote concurrenten is Microsoft Sharepoint, dat zich als een collaboratief platform rond documenten profileert. Alfresco zit meer in de richting van een information government platform, waarmee je als bedrijf de hele documentenstroom kunt sturen en beheren op basis van metadata. Het accent zal overigens almaar meer verschuiven van de uitbouw van systemen bij de klant naar oplossingen in de cloud. Lokale datacentra zullen moeten afrekenen met de kwaliteit, de schaalbaarheid en de flexibiliteit van cloud-ecosystemen. Bovendien zullen ook machine learning en artificiële intelligentie een grotere rol spelen in het automatische beheer en de opslag van documenten. Op die domeinen stimuleert open source innovatie." Nu er midden 2018 met GDPR (General Data Protection Regulation) een strengere Europese wetgeving rond de bescherming van persoonlijke data aankomt, valt te verwachten dat nogal wat kleinere bedrijven tot het besef zullen komen dat ze op een gigantische berg ongestructureerde data zitten. "Vooral de wat steviger uit de kluiten gewassen kmo's, zeg maar met 50 tot 200 medewerkers, maken stilaan de omslag. Daar zit voor ons dus nog heel wat groeipotentieel", maakt Ronny Timmermans zich sterk. "De grote pakketten zijn voor dat soort bedrijven bijna onbetaalbaar, en daar kunnen wij met een prijszetting op maat op inspelen. Natuurlijk heeft elk bedrijf van enige omvang al een gedeelde netwerkdrive, en uiteraard bestaan er oplossingen zoals Dropbox, maar als je over 50 medewerkers of meer spreekt, voldoet dat soort oplossingen niet langer."