Breng uw spreadsheets tot leven

Microsoft Excel is ongetwijfeld de meest populaire spreadsheettoepassing, maar een prima online alternatief is Google Docs. Wist u dat u de werkbladen van beide applicaties actueel kunt houden via een link met internet?

We hebben u al eens laten kennismaken met de onlinemogelijkheden van Excel. Door bijvoorbeeld een link te leggen met een beurswebsite, kunt u uw aandelenoverzicht in een spread-sheet gemakkelijk up-to-date houden. Zo hoeft u niet meer alles zelf op te zoeken en over te tikken. Maar hoe moet dat ook alweer? In het Data-menu van Excel kiest u de opties ‘Externe gegevens importeren’, ‘Nieuwe webquery’. In de pop-up die dan verschijnt, plakt u het adres van de webpagina waarop de aandelengegevens te vinden zijn en vervolgens klikt u op ‘Ga naar’. De bewuste pagina wordt ingeladen en hierop geven gele pijltjes de herkende gegevenstabellen weer (beweeg met de muis over zo’n pijltje, dan ziet u meteen wat we bedoelen). Klik op het pijltje dat hoort bij de gegevens die u nodig heeft, en vervolgens onderaan op ‘Importeren’. Daarna moet u nog aangeven waar de data precies geplakt moeten worden. In datzelfde venstertje kunt u via ‘Eigenschappen’ ook aangeven hoe vaak ze geactualiseerd moeten worden.

En Google Docs?

Aan deze methode is echter een aantal nadelen verbonden. Allereerst: de volledige gegevenstabel wordt steeds gekopieerd naar het werkblad, in plaats van de individuele cijfers. Bovendien blijkt deze techniek niet altijd feilloos te werken: bij onze tests werden al wel eens verkeerde tabellen geïmporteerd. Waarom probeert u het dan eens niet met Google Docs, het gratis antwoord op Microsoft Office? In een Google Docs-spreadsheet kunt u immers ook een link met internet leggen. Via bijvoorbeeld de functie =GoogleFinance(“EPA: BNP”; “price”) kunt u gemakkelijk de actuele koers van aandelen integreren. Jammer is wel dat niet alle beurzen deze mogelijkheid ondersteunen. Daarnaast is het ook mogelijk om andere gegevens van Google te importeren. Het is vaak wat experimenteren, maar met formules als =GoogleLookup(“New York”; “population”) en =GoogleLookup(“Volkswagen”; “employees”) kunt u het aantal inwoners in New York en werknemers bij Volkwagen weergeven. Die informatie wordt opgepikt bij websites als Wikipedia.

Werken met gadgets

Daarnaast is het ook mogelijk om in een Google Docs-spreadsheet ingevoerde data te koppelen aan zogenaamde gadgets. Dit illustreren we met een voorbeeld. Stel, u wilt de verkoopcijfers van uw buitenlandse filialen in kaart brengen. In kolom A zet u dan de offi-ciële landencodes (FR, ES, IT, enzovoort) en in kolom B plaatst u de overeenkomstige omzetcijfers. Vervolgens kiest u in het ‘Insert’- menu de opties ‘Gadget’, ‘Maps’, ‘Heatmap’. De data worden dan op een kaart weergegeven aan de hand van kleurschakeringen. Als u de cijfers later wijzigt, dan worden de kleuren echter niet altijd meteen aangepast. De spreadsheet even sluiten en weer openen lost dit probleem op. Naast deze ‘Heatmap’ bestaan er nog heel wat andere gadgets die bijvoorbeeld automatisch woorden vertalen, adressen op een kaart weergeven, enzovoort. Aan u om ze te ontdekken.

Door Roel Van Espen