De grootste zorg van de fleetmanager? "De evolutie van de fiscaliteit, die onbeheersbaar is geworden", meent Dominique Wilkin, de voorzitter van de vakvereniging Fleet Corner. Elk jaar of om de twee jaar verandert het fiscale kader van de bedrijfswagen. Fleetmanagers moeten de lijsten van de bedrijfswagens die ze aan het personeel aanbieden, telkens aan die veranderende fiscaliteit aanpassen. En soms moeten ze zelfs gokken op de toekomst, met het risico dat ze geld verliezen, "want de contracten voor een auto hebben een looptijd van drie tot vier jaar", verduidelijkt Wilkin.

Er is in de sector zoveel voer voor discussie dat er drie vakverenigingen zijn voor de zowat 300 fleetmanagers in ons land ( zie kader). "Ons vak is een ondergeschoven kindje bij de bedrijven, we kunnen met niemand over onze zorgen praten", vertelt Jean-Marie Lejeune, fleetmanager bij CMI in Luik en oprichter van de Franstalige vereniging AFFM. "Daarom is het interessant dat we elkaar kunnen ontmoeten."

'Ons vak is een ondergeschoven kindje bij de bedrijven, we kunnen met niemand over onze zorgen praten'

Jean-Marie Lejeune heeft het vak samen met zijn wagenpark zien evolueren. "Ik beheer het al dertig jaar. Het is gegroeid van 25 naar 650 voertuigen." De functie van fleetmanager is meestal verbonden aan de afdeling human resources en soms aan de financiële afdeling, en ze zal onvermijdelijk belangrijker worden. "We worden mobiliteitsmanagers", bevestigt Luc Pissens, de voorzitter van Fleet & Mobility en mobiliteitsmanager bij Degroof Petercam. De bank anticipeerde op de wetgeving over het mobiliteitsbudget en biedt haar personeel een waaier van mogelijkheden naast of in plaats van de wagen. Dat gaat van fietsen tot openbaar vervoer. "Ik vind dat de functie interessanter en globaler wordt. Ze zal zich waarschijnlijk zelfs uitbreiden naar het telewerk. Het is een manier om een paar dagen per week de files te vermijden", gaat Luc Pissens voort.

Wat is de centrale rol van de fleetmanager? "Voor mij is dat het beheersen van de totale gebruikskosten van de voertuigen, van de mobiliteit", antwoordt Luc Pissens. "Je moet zo veel mogelijk aanbieden en daar zo weinig mogelijk voor betalen. Al onze taken zijn erop gericht dat te realiseren."

Volgens Jean-Marie Lejeune moet de fleetmanager ook "het wagenbeleid uitleggen en doen naleven". Vooral als sprake is van schade. Net als veel andere bedrijven laat CMI de bestuurder een deel van het eigen risico betalen als er schade is door eigen schuld of zonder derde partij: 150 euro vanaf het eerste schadegeval. "Het eigen risico kost ons 500 euro. We laten de bestuurder 150 euro betalen. Als er geen derde partij is (zoals bij vandalisme, nvdr), is dat soms moeilijk uit te leggen. Maar dankzij die maatregelen is het aantal schadegevallen fors gedaald."

Jongleren met tarieven en quota

Van de fleetmanagers die we spraken, zijn er maar weinig voorstander van een volledige uitbesteding van de vloot aan één enkele leasingmaatschappij. Ze laten liever twee of meerdere leveranciers met elkaar concurreren. "Als we een model hebben gekozen, vragen we offertes aan", preciseert Luc Pissens.

"Want per model zijn er verschillen in de tarieven. Het is ons werk daarin een weg te vinden en de tarieven te vergelijken. Als een verhuurder zijn aankoopquotum voor een merk heeft gehaald, kan hij de tarieven verhogen. Hij verlaagt ze als hij zijn streefcijfer niet heeft gehaald. Ik zie van maand tot maand soms verschillen van 50 tot 80 euro per maandelijkse aflossing en per wagen", merkt Frédéric Bastin op. Hij beheert bij het bouwbedrijf Galère van de groep BAM een vloot van 300 voertuigen, personenauto's en bestelwagens. Hij is ook vicevoorzitter van de AFFM en lid van Fleet Corner.

'Ik zie van maand tot maand soms verschillen van 50 tot 80 euro per maandelijkse aflossing en per wagen'

De rol van aankoper gaat heel ver, want veel vloten kiezen voor een leasingcontract zonder verzekering, tankkaart en soms ook autobanden. Ze doen dat om te geld uit te sparen. Dat bezorgt de fleetmanagers iets meer werk, maar niet altijd. "Als je verschillende leasingmaatschappijen hebt, is het gemakkelijker met één enkele verzekeringsmaatschappij te werken en dus één enkel contactpunt te hebben voor schadegevallen", legt Luc Pissens uit.

"De verzekeringscontracten of andere prestaties loskoppelen van het leasingcontract kan interessant zijn, maar dan moet je een minimaal aantal voertuigen hebben", vindt Dominique Wilkin van Fleet Corner. Om de verzekering uit het leasingcontract te halen, moet een park uit minstens 100 voertuigen bestaan. "Als bedrijf kun je zelfs overwegen de materiële schade zelf te betalen. Dat drukt de werkelijke kosten."

Elektrisch rijden

Door de evolutie van de auto en de mobiliteit zal het vak van fleetmanager veranderen. De ontwikkeling van hybride en elektrische auto's en dergelijke is een thema tijdens de vergaderingen van de clubs en verenigingen voor beheerders. "Ik wens mijn opvolgers veel succes", bekent Jean-Marie Lejeune, die binnenkort met pensioen gaat. Hij heeft ervoor gekozen geen oplaadbare hybride auto's in de vloot van zijn bedrijf op te nemen. "Zij brengen andere beheersproblemen met zich. Je moet bij de gebruiker thuis een oplaadpunt installeren en de terugbetaling van de oplaadbeurten regelen." Maar hij erkent dat bedrijven de nieuwe motoren niet links kunnen laten liggen.

"We moeten de overstap maken naar hybride en elektrische auto's, door de fiscale impact van CO2", gaat Jean-Marie Lejeune verder. Momenteel zien we nog maar weinig elektrische auto's in de vloten. "Dat zal snel veranderen. 2019 wordt het jaar van de elektrische auto", voorspelt Luc Pissens. Hij voorziet de komst van elektrische auto's die een autonomie van 300 tot 400 kilometer hebben en redelijker geprijsd zijn dan de huidige Tesla's. Luc Pissens maakt deel uit van de 'moderne' fleetmanagers en biedt het personeel van Petercam Degroof een aantal elektrische auto's aan. "Wij betalen de oplaadpaal thuis", zegt hij. "En aangezien we actief zijn in de banksector, waar de digitalisering volop doorzet, moet ik er ook voor zorgen dat de aangeboden auto's met het internet verbonden zijn."

Drie vakverenigingen

Fleetmanagers stellen elkaars gezelschap op prijs, zo blijkt uit het feit dat er liefst drie vakverenigingen zijn in ons land. Fleet & Mobility is veeleer Nederlandstalig, bij de vergaderingen van Fleet Corner zijn veel leveranciers (met sponsors) aanwezig en de AFFM heeft alleen fleetmanagers als lid en vraagt geen lidgeld. Dezelfde mensen zijn vaak lid van meerdere verenigingen.

1. Fleet & Mobility. De volledige naam is BFFMM (Belgische federatie voor fleet- en mobiliteitsmanagers). De leden zijn fleet- en mobiliteitsmanagers van dertig bedrijven, die samen 50.000 voertuigen beheren. De vereniging is opgericht in 2013 en lobbyt zeer actief. Ze organiseert elk jaar twee workshops voor haar leden. De volgende vindt plaats op 30 mei.

2. Fleet Corner. Ofwel 'de vereniging van verantwoordelijken voor en beheerders van wagenparken'. Ze is minder op lobbyen gericht en meer op de organisatie van maandelijkse, thematische vergaderingen, elke laatste dinsdag van de maand.

3. AFFM. Deze Franstalige vereniging van fleetmanagers is in 2013 opgericht. Ze organiseert jaarlijks drie thematische vergaderingen. Ze verenigt de fleetmanagers van tachtig bedrijven, samen goed voor een park van 40.000 voertuigen. Aanspreekpunt voor de verhuurders.