Het Gentse Officient werd in september 2017 opgericht en groeit als kool. Na nauwelijks anderhalf jaar telt het groeibedrijf twintig werknemers, duizend klanten en haalde het meer dan miljoen euro omzet met zijn hr-platform. De software van Officient helpt kmo's hun hr-processen te digitaliseren vanaf het moment dat iemand in dienst treedt tot hij het bedrijf verlaat. De focus van het bedrijf, dat groeit zonder extern kapitaal, ligt op de 'hardere' kant van het personeelsbeleid zoals de verloning, de vakantieregeling of het wagenparkbeheer.

"Nu we zo'n twintig medewerkers tellen, moeten we ons voorbereiden op de volgende sprong", zegt Michiel Crommelinck, een van de vier oprichters en de CEO van Officient. "Nu moeten we ervoor zorgen dat alles goed zit." Het bedrijf vergadert elke maand met alle medewerkers zodat de teams geen eilandjes worden, praat met elke medewerker om te polsen of alles goed gaat, en heeft duidelijk nagedacht over de volgende fase. Toch zit het met veel vragen over de communicatieprocessen in het bedrijf, de organisatiestructuur, het leiderschapsteam, de bedrijfscultuur en de rekrutering van toptalent.

Blauwdruk

Bedrijven in de groei, zoals Officient, moeten erover waken kritisch genoeg te blijven bij de rekrutering, zegt Koen Dewettinck, professor hr-management en directeur MBA Programmes bij Vlerick Business School. "Bij zulke scale-ups zie je dat het product er ligt, maar er zijn niet genoeg mensen. Dat zorgt voor veel druk. Het is dan geen goed idee om iemand in dienst te nemen als je weet dat het niet goed zit met die persoon. Ook als je voelt dat het niet lukt met een nieuwe medewerker, neem je beter al na een paar maanden afscheid. Bedrijven moeten voldoende kritisch zijn over hun voor- en achterdeur, over wie ze aantrekken en laten gaan."

Volgens Koen Dewettinck moeten groeibedrijven erop letten dat ze niet te operationeel bezig zijn. "Het is belangrijk eens de stap terug te zetten en te kijken wat je nu eigenlijk wil." Eigenlijk moeten oprichters zich dat helemaal aan het begin al afvragen. De professor, die de vierde module geeft van de Scale-Up Masterclass (zie kader), verwijst naar een oud, maar volgens hem nog altijd actueel onderzoek bij tweehonderd techstarters in de Amerikaanse techvallei Silicon Valley. De studie onderzocht de manieren om een hr-beleid uit te bouwen en kwam uit op vijf blauwdrukken waar start-ups uit kunnen kiezen.

Eén: de meest talentvolle 'sterren' wegplukken van de universiteiten en hen alle middelen geven om hen te laten slagen. Twee: de ingenieursaanpak, waarbij je mensen kiest op basis van hun professionele vaardigheden en hen lokt met complexe technologische uitdagingen en een omgeving vol bollebozen. Drie: streven naar betrokkenheid van de werknemers en inzetten op een aangename bedrijfscultuur. Daarnaast heb je nog de bureaucratische en de autocratische aanpak. Maar zeker die laatste is volgens de studie niet succesvol.

Waardegedreven

"Uit het onderzoek bleek dat het als bedrijf heel moeilijk is om van blauwdruk te veranderen terwijl je groeit. Als je, bewust of onbewust, bent begonnen vanuit een ingenieursaanpak en dan plots wil overschakelen naar een waardegedreven aanpak, is dat heel moeilijk", zegt Koen Dewettinck. "Vaak wordt dat een probleem zodra een bedrijf groeit en een nieuwe CEO binnenhaalt. Daarom is het belangrijk om vroeg genoeg een idee te vormen welk soort organisatie je wil zijn, en dat consistent door te trekken naar alles wat je doet in human relations. Afhankelijk van het soort cultuur dat je wil creëren, ga je wellicht ook beslissen over welk soort mensen je wil rekruteren."

Het is één proces: de instroom van nieuwe medewerkers, de versterking van hun competenties en de betrokkenheid zodra ze zijn aangeworven, en de uitstroom.

Om het belang van een goed begin op scherp te stellen, geeft Dewettinck het voorbeeld van De Wakko Kapper. Dat is geen technologiebedrijf, maar een kapsalon - gespecialiseerd in droog knippen - met drie vestigingen in Gent, Brussel en Antwerpen. "Op zijn website zie je dat De Wakko Kapper heeft nagedacht over zijn bedrijfswaarden. Je zou je kunnen afvragen of dat voor een bedrijf met drie kapsalons niet een beetje overdreven is, maar dat is net het punt dat ik wil maken. Je moet er vroeg genoeg mee beginnen. Als je dat doet, levert het een enorm voordeel op. Je kunt zo vermijden dat je hr-praktijken invoert die vloeken met elkaar."

Inzetten op losse hr-praktijken, zoals het selectieproces of het type verloning, levert ook niet veel op, weet Dewettinck: "Onderzoek toont aan dat het samengaan van verschillende hr-elementen belangrijk is." Het is één proces: de instroom van nieuwe medewerkers, de versterking van hun competenties en de betrokkenheid zodra ze zijn aangeworven, en ten slotte de uitstroom.

"Die drie fases moeten op elkaar afgestemd zijn", zegt Koen Dewettinck. "Stel dat je het verschil wil maken met klantgerichtheid en je medewerkers veel contact hebben met de klant. Dan zou ik hopen dat je op zoek gaat naar warme persoonlijkheden. Als je aan variabele verloning wil doen, hoop ik dat ze gekoppeld is aan klantentevredenheid en niet aan omzet. Als je al die elementen afstemt op elkaar, krijg je een sterke hr-aanpak. Het proces dat de medewerker doorloopt, is dan consistent."

Hoe kies je in het begin welke blauwdruk het beste is voor je bedrijf? Koen Dewettinck raadt starters aan uit te gaan van zichzelf bij het maken van die keuze. Vaak hebben ze bepaalde waarden en een eigen werkwijze. "Het is belangrijk die identiteit om te zetten in een grotere structuur. Sta voldoende stil bij identiteit, hoe je denkt dat je succesvol zal zijn. Soms hebben we ook de neiging personeelsbeleid te complex te maken. Ik ben eerder voorstander van eenvoudig te beginnen en te kijken wat je echt nodig hebt."

Meegroeien met Scale-Up Masterclass

Vanaf 4 april brengt Trends een tweewekelijkse artikelenreeks in zeven delen. Elke aflevering behandelt het onderwerp dat die week aan bod komt in de Scale-Up Masterclass van Vlerick Business School en Start-Up Survival. Met dat nieuwe programma richten de twee organisatoren zich tot ondernemers die snel willen groeien.

4/04 : Een goede klantreis ontwerpen voor de klanten

18/04 : De strategie om de markt te betreden

02/05 : Internationaliseren

16/05 : Een hr-organisatie bouwen

30/05 : Talentvolle werknemers aantrekken en managen

13/06 : Productmanagement organiseren

27/06 : Kapitaal ophalen en omgaan met investeerders