De digitale transformatie van onze economie heeft een impact op vele vlakken. Zo evolueert ook de manier waarop bedrijven met elkaar zaken doen. Het netwerk en de connecties van een bedrijf bepalen mee zijn kracht. Businessnetwerken als Ariba, die zakelijke gebruikers linken en helpen om sneller en efficiënter zaken te doen, openen tal van nieuwe mogelijkheden.
Iedereen kent het gemak van onlineplatformen en apps waarmee je transacties integraal kan afhandelen. Denk aan Uber, Bol.com of Coolblue. Dergelijke toepassingen zien we ook steeds meer in een business-to-business context. “Met Ariba proberen we de processen van aan- en verkoop tussen bedrijven zoveel mogelijk te automatiseren”, vertelt Richard Berkel, account executive SAP Ariba. “We connecteren de betrokken partijen, laten die informatie met elkaar delen en zorgen zo voor een gedigitaliseerd end-to-end-proces.”
Niet alleen de CFO, die op elk moment over actuele en transparante informatie beschikt, doet hier zijn voordeel mee. “Het Ariba-netwerk draait om documenten en data die bedrijven met elkaar uitwisselen. Enerzijds zorgen gestandaardiseerde processen voor een vlottere afhandeling van bestellingen. Anderzijds kunnen we ook de data van alle documenten checken om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat alleen correcte facturen worden ingeboekt. Klopt de factuur niet met de afspraken, dan wordt de leverancier meteen gewaarschuwd. Hij zal dus geen weken moeten wachten op dat bericht, om vervolgens een creditnota en nieuwe factuur te moeten opmaken. Dat soort fouten kunnen we vermijden, wat zorgt voor meer efficiëntie en tijdswinst voor iedereen.”
Gepersonaliseerde catalogi vermijden fouten
De hele administratie die bij een zakelijke bestelling hoort, kan dankzij zo’n platform geautomatiseerd worden. Maar er is meer. Richard Berkel: “Het wordt veel eenvoudiger om een leverancier te vinden of een offertevraag uit te sturen. Dat kan gewoon binnen het systeem. Heel wat leveranciers hebben ook hun standaardcatalogus in Ariba geïntegreerd. En maak je als bedrijf specifieke contractuele afspraken, dan zorgen we dat je over een gepersonaliseerde catalogus beschikt. In een organisatie met meerdere vestigingen beschikt iedereen te allen tijde over het juiste aanbod tegen de juiste prijs. Onnodig te zeggen dat dit tot besparingen leidt.”
In een organisatie met meerdere vestigingen beschikt iedereen te allen tijde over het juiste aanbod tegen de juiste prijs.
Vandeputte Safety Experts, dat gespecialiseerd is in persoonlijke beschermingsmiddelen voor de industrie, is een van de organisaties die de vruchten plukt van zo’n gedigitaliseerd netwerk. “Wij hebben onze catalogus in Ariba geïntegreerd en doen de afhandeling van bestellingen via het systeem”, vertelt Leen Kuijpers. “Dat heeft ons hele supply chain proces danig versneld.”
“We geraken veel makkelijker aan PO-nummers. En alle bestelgegevens zijn onmiddellijk correct omdat de klant in het systeem uit zijn persoonlijke catalogus kiest, die alleen producten bevat die door het head of safety van zijn bedrijf zijn gevalideerd. Het gevolg van de correcte PO en de correcte bestelling is dat wij ook alleen correcte facturen uitsturen. We worden aan het eind van de rit dus ook sneller betaald. En intussen kunnen wij focussen op onze corebusiness: veiligheid bieden aan onze klanten”, besluit Leen Kuijpers.
