Welke gegevens over klanten mag ik bewaren?

Je wil je dienstverlening verbeteren door een databank te maken met gegevens over klanten en prospecten. Alexis Hallemans, advocaat bij CMD DeBacker, legt uit met welke wetten je moet rekening houden.

Voor het antwoord op deze vragen moet je een onderscheid maken tussen natuurlijke personen en rechtspersonen. Voor deze laatste categorie geldt de wettelijke bescherming voor de verwerking van persoonsgegevens niet. Zulke gegevens kunnen vrij worden verzameld en opgeslagen.

De wet over de verwerking van persoonsgegevens bepaalt dat persoonsgegevens enkel kunnen worden verzameld en bewaard indien de persoon daarvoor zijn toestemming geeft. In bepaalde gevallen kan men echter ook zonder de toestemming persoonsgegevens verwerken. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract. Meer algemene gegevens zoals adresgegevens, naam, contactgegevens van bestaande klanten kunnen zonder toestemming in een databank worden opgeslagen. Dit geldt dus niet voor gegevens van prospecten.

Voor gevoelige gegevens, zoals over raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, het lidmaatschap van een vakvereniging en gegevens over het seksuele leven, moet wel altijd de toestemming worden bekomen. Bovendien moet die toestemming schriftelijk zijn. Dit wordt ruim geïnterpreteerd. Het aanklikken van een hokje op een webpagina is bijvoorbeeld een schriftelijke toestemming.

Elke onderneming die gegevens van natuurlijke personen verwerkt, moet dit ook aanmelden bij de privacycommissie (privacycommissie.be) en zal onder andere moeten aangeven welke soort gegevens zij verwerkt en voor welke doeleinden. Persoonsgegevens mogen enkel worden verzameld en bijgehouden voor een bepaald doel en ze mogen niet langer dan nodig worden bewaard. Wanneer bijvoorbeeld een databank wordt aangelegd met persoonsgegevens en dit enkel voor een speciale actie voor een product, mogen die gegevens niet worden bewaard na deze actie of worden gebruikt voor een totaal ander product.

De Bizz By Mail-nieuwsbrief gaat vanaf morgen met vakantie. Op 7 januari zijn we er terug. Prettige feesten!