Vermijd een gevecht met de klantendienst

Telefoontjes naar een klantendienst kunnen frustrerend zijn. U raakt verstrikt in de optiemenu’s, u krijgt een ongeduldige medewerker te spreken en op het einde is uw probleem nog niet opgelost. Maar u kunt zelf ook iets doen om deze telefoontjes zo kort en efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Onderzoek het probleem. Negen kansen op tien bent u niet de enige die dit probleem heeft. Onderzoek via Google of er een forum over bestaat. U vindt misschien niet meteen een oplossing, maar met deze context kunt u het probleem wel beter uitleggen aan de klantendienst.

Verzamel de nodige gegevens. U hebt waarschijnlijk een klantennummer, paswoord of andere referentie nodig. Verzamel deze gegevens voordat u belt. Schrijf eventueel ergens op wat het probleem precies is.

Noteer alles. Schrijf zoveel mogelijk op: de uitleg en de actie die beloofd wordt, wie u aan de telefoon had, wanneer u de oproep deed… Als de onderneming zich niet aan zijn woord houdt, kunt u de dienst confronteren met wat ze eerder gezegd heeft. Vermoedt u dat u nog eens zal moeten bellen, vraag dan naar de directe lijn van de medewerker.

Wees bondig en duidelijk. Houd uw verhaal kort. Leg het probleem duidelijk in enkele zinnen uit, zonder een lange aanloop die niet relevant is voor de troubleshooter.

Ga een stapje hoger. Als het gesprek niet verloopt zoals u had verwacht, kunt u vragen om het diensthoofd te spreken. Doe dat beleefd en geduldig.

Probeer later nog eens. Als u geen genoegdoening krijgt, kunt u later nog eens bellen. Soms blijkt een andere medewerker veel toeschietelijker dan de eerste.

Bron: Lifehacker.com