Verlies geen tijd met e-mail

E-mail is een efficiënt communicatiemiddel dat helaas dikwijls inefficiënt wordt gebruikt. Hier zijn enkele kneepjes om elke dag tijd te winnen.

Email Tray. Als u uw e-mailprogramma uitschakelt om even rustig te kunnen werken, maar u wacht wel op enkele belangrijke mails, gebruik dan Email Tray (www.emailtray.com). Deze software meldt wanneer er een mail is aangekomen van een bepaalde afzender. Een overzicht van de mail verschijnt op uw scherm, zodat u de eerste lijnen kunt lezen en meteen kunt antwoorden zonder uw e-mailprogramma open te doen.

Maak standaardantwoorden. Om niet altijd dezelfde antwoorden te moeten sturen, kunt u de functie QuickPart (vanaf Outlook 2007) gebruiken. Maak een nieuw bericht aan, typ de tekst en selecteer die. Ga naar ‘Insert’, dan naar ‘QuickPart’ en sla het op. Wanneer u een e-mail wilt beantwoorden, opent u QuickPart en kiest u het gewenste standaardbericht.

Stap uit de discussie. Met een nieuwe functie in Outlook 2010 kunt u zich terugtrekken uit e-maildiscussies zonder dat u een geïrriteerde mail hoeft te sturen naar de andere deelnemers. Selecteer een van de mails en klik op ‘Ignore Thread’. Latere mails over dit onderwerp worden u niet meer bezorgd, maar blijven wel bewaard in Outlook.

Bron: Management