Tijd winnen door een systematische aanpak

Binnen een klein bedrijf is het makkelijk om alles tegelijk te beheren – verkoop, marketing, financiën, klantenzorg. Zodra de onderneming uitbreidt, wordt de lijst met taken alsmaar langer en zul je systemen moeten invoeren om tijd te winnen. Je kan de onderneming systematiseren in 5 eenvoudige stappen.

1. Overloop de onderneming

Neem alle functies in acht (verkoop, marketing, distributie, financiën, enz.) en maak een momentopname van de werking van het bedrijf: wie doet wat op dit ogenblik? Een grafiek kan daarbij erg nuttig zijn.

2. Welke systemen zijn reeds voorhanden?

Het is belangrijk om weten hoe de zaken momenteel worden aangepakt; dat moet ook worden opgetekend. Uiteraard wordt het hele team bij dit proces betrokken, want allicht voeren zij een groot aantal van de processen uit. Het is misschien zelfs nuttig om met enkele klanten te praten om na te gaan hoe alles verloopt voor hen.

3. Een kritische beoordeling van de systemen

Het is een mooie kans om de werking van het bedrijf te kunnen verbeteren. In dit stadium kan het nuttig zijn om hulp in te roepen. Zo’n evaluatie brengt aan het licht of er doublures of onnodige stappen zijn en welke taken aan het team kunnen worden toevertrouwd. Je kan ook nagaan of de basisprincipes van de onderneming worden nageleefd (bijvoorbeeld of de klanten een positieve aankoopervaring hebben), en of ze klaar is voor verdere groei. Naarmate de onderneming groeit, zul je uiteraard de systemen moeten controleren om na te gaan of ze relevant en toepasselijk blijven.

4. Documenteer de nieuwe systemen

Je zou een volledige ‘activiteitenhandleiding’ voor het bedrijf kunnen maken, of je kan organogrammen, grafieken en ‘stap voor stap’ richtlijnen verspreiden. Dat hangt af van de onderneming. De hele procedure doorlopen en vervolgens de handleiding opbergen in een kast – daar wordt uiteraard niemand beter van!

5. Breng het team op de hoogte

Enige vorming rond de nieuwe systemen kan al dan niet vereist zijn, maar als de systemen en de verantwoordelijkheden gewijzigd zijn, moet het team terdege worden geïnformeerd. Iedereen moet weten bij wie hij terecht kan voor advies en alle teamleden moeten ook coherent gebruik maken van dezelfde systemen en procedés. Ook nieuwe en tijdelijke werknemers moeten met de systemen leren omgaan. Zorg dat het deel uitmaakt van hun inwerkperiode.

(bron: www.actioncoaching.be)