Efficiënt vergaderen met de iPad

12/12/11 om 15:55 - Bijgewerkt om 15:55

Bron: Trends

In een klassieke vergadering zitten de deelnemers te knoeien met papieren, een laptop, gsm, agenda... Sommigen kunnen hun planning niet vinden, anderen hebben hun aantekeningen bij de notulen vergeten. Hier kan de iPad een oplossing bieden. Er is wel wifi in de vergaderruimte nodig en u moet op voorhand alle vergaderinfo delen.

Voorbereiding. De secretaris maakt in een gedeelde map een submap aan voor de vergadering. Mappen delen kan via het eigen netwerk, maar het werkt makkelijker en flexibeler via bijvoorbeeld Dropbox of Box.net. In die submap plaatst de secretaris alle bestanden in pdf voor de vergadering en de actielijst in een tekstbestand. Een alternatief is de specifieke vergaderapp Notubox. Dit kan allemaal ook via een desktop, maar de iPad biedt het voordeel dat u de actielijst en de stukken voortdurend tot uw beschikking hebt, waar u ook bent. Om pdf-bestanden te lezen en van commentaar te voorzien, hebt u een pdf-readerapplicatie nodig die is gekoppeld aan uw gedeelde mappen in the cloud. Voorbeelden zijn Goodreader en iAnnotate. Voor uw aantekeningen hebt u een note-applicatie nodig met eveneens de koppeling naar de cloud. Dat kan bijvoorbeeld met Nebulous Notes, iA Writer en Notability.
Uitvoering. Tijdens de meeting hebben de deelnemers alleen een iPad nodig, waarmee ze bestanden met aantekeningen raadplegen, nieuwe aantekeningen maken, hun agenda aanvullen en eventueel een mail sturen. De notulist kan met notuleerapps zoals Meeting Pad snel de notulen ter plekke maken en uitwisselen. Met de iPad hebt u bovendien een presentatietool bij u via de app Keynote. U kunt getoonde informatie direct delen via apps als Meetingmanager en u kunt gezamenlijk brainstormen met mindmap- en whiteboardapplicaties zoals iThoughts en Whiteboard HD.

Bron: Bijgespijkerd.nl

Lees meer over:

Onze partners