De kortste e-mails zijn de beste

Wilt u dat uw mail gelezen en onthouden wordt, dan moet u de taak van de lezer vergemakkelijken en recht naar de essentie gaan. Een duidelijke titel, compacte stijl en sobere presentatie brengen u al een eind op weg.

Duidelijk onderwerp. Wie in deze tijd van overcommunicatie een nuttige, korte en gerichte boodschap kan schrijven, beschikt over een professionele troef. Het begint al met het onderwerp van de mail. Die telt nooit meer dan vijftig karakters, geeft de inhoud goed weer en maakt duidelijk waarom de mail belangrijk is voor de bestemmeling. Zet dus niet ‘dringend’ in het onderwerp: de lezer zal zelf wel beoordelen hoe dringend hij uw bericht vindt.

Geen franjes! Beperk lettertypes, vet, schuin, kleur en vooral de smileys tot een minimum. Ze storen tijdens het lezen en verzwaren de boodschap. Het gebruik van alinea’s verzekert de lezer dat uw gedachten geordend zijn. De eerste moet het onderwerp weergeven en vertellen waarom u de lezer aanspreekt. Hij moet meteen begrijpen wat u van hem verlangt. Daarna legt u het onderwerp uit met enkele essentiële toelichtingen. In de laatste zin zet u de deadline. Compenseer uw droge bericht met een beleefde formule: “Ik weet dat je het druk hebt, maar zou je …”

Onderwerp, werkwoord, gezegde. Als de boodschap moeilijk samen te vatten is, hebt u twee mogelijkheden: een bijlage meesturen (die ook kort en duidelijk is) of een voetnoot maken die de lezer kan raadplegen als het onderwerp hem interesseert. Uw schrijfstijl moet klassiek zijn: onderwerp, werkwoord, gezegde. Kies korte beleefdheidsformules (Geachte mijnheer, Beste collega, Groeten) en laat onnodige woorden achterwege, zoals bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Als u uw bericht in minder dan dertig seconden kunt nalezen, kunt u met een gerust hart op ‘Verzenden’ klikken.

Bron: Capital.fr