Meer efficiëntie met minder mails

02/09/13 om 17:06 - Bijgewerkt om 17:06

Bron: Trends

Het management van het Britse bedrijf International Power besloot zelf minder e-mails te sturen. De maatregel had een sneeuwbaleffect binnen het bedrijf en maakte 10400 manuren vrij, schrijft het Amerikaanse managementblad Harvard Business Review.

U kunt zich abonneren of uitschrijven op de nieuwsbrief door hierboven te klikken op de tab 'registreren' of 'registratie wijzigen'.

Meer efficiëntie met minder mails

Het managementteam van International Power was wantrouwig toen uit een onderzoek bleek dat liever dan te proberen het grote aantal mails te beheren, ze er vooral zelf minder moesten zenden. De topmannen besloten de e-mails te bekijken als een industrieel proces dat ze efficiënter wilden maken. Hun hypothese was dat de vermindering van het aantal mails van de topmanagers zou leiden tot minder mails bij alle medewerkers.

De managers stelden zich tot doen binnen de vier maand de gemiddeld 56 mails die ze per dag stuurden, met een vijfde te verminderen. Ze deden dat door enkel als het hoognodig was een bericht door te sturen, het aantal bestemmelingen te beperken en beter na te denken over de communicatievorm. Soms is een telefoontje of persoonlijk gesprek immers handiger omdat je dan onmiddellijk feedback krijgt en bovendien de stem en lichaamstaal heel wat bijkomende informatie geven.

De resultaten waren buiten verwachting. Na drie maanden had het topmanagement het aantal e-mails verminderd met 54 procent. Bij de overige 73 medewerkers leidde het tot een vermindering van 64 procent in het aantal mails. Dat maakte 10400 manuren vrij, goed voor een productiviteitsstijging van 7 procent. Drie tips om het managementteam te coachen bij deze doelstelling:

1 Leer managers om e-mail doelbewuster te gebruiken.

2 Vraag hen om een doel te formuleren om het aantal e-mails te verminderen.

3 Geef elke week feedback.

Bron: het septembernummer van Harvard Business Review

Onze partners