Bespaar 30 procent op uw printkosten

Kmo’s denken na over hun telecom- en autokosten, maar zelden over hun printkosten. Nochtans verliezen ze volgens HP zo’n 3 procent van hun omzet door een slecht documentbeheer. Het is dus de moeite waard om uw printers en het gebruik ervan van dichterbij te bekijken.

Identificeer de kosten. Deze oefening gaat niet alleen over de kosten van inkt, toner en papier. U moet er ook de aankoop- en huurkosten van de machines (printers, faxen en fotokopieermachines) en de onderhoudscontracten bij tellen. Veel kmo’s hebben uiteenlopende apparaten van verschillende generaties en fabrikanten.

Doe een audit. Hoeveel printers telt uw onderneming? Welke documenten worden meestal afgedrukt: enkele pagina’s of lijvige dossiers? Worden er veel foto’s of vooral tekst geprint? In kleur of zwart-wit? Hoeveel medewerkers kunnen dezelfde printer gebruiken? Als u geen tijd of expertise voor deze audit hebt, kunt u een adviesbureau in de arm nemen.

Harmoniseer. U hebt een printer voor vijf à tien mensen nodig. Overweeg om een oude machine te vervangen door een nieuwe, die minder elektriciteit verbruikt. Dat kan u jaarlijks 20 euro per printer besparen.

Verander uw gewoonten. U moet nu misschien wat verder wandelen naar een printer. Geef een beperkt aantal mensen een code om de kleurenprinter te gebruiken. Print recto-verso. Met gratis software zoals PrintFriendly en PrintWhatYouLike kunt u de relevante delen van webpagina’s selecteren en printen.

Bron: Chef d’Entreprise