5 tips voor een geslaagde onderhandeling

Onderhandelen doen we haast elke dag: met een collega, met een ander bedrijf of in ons privéleven. Toch gaan we daarbij voortdurend de mist in. “Sommige onderhandelaars weten zelfs niet precies wat hun eigen belangen zijn.”

“Ik ben soms geschokt door wat mensen doen tijdens onderhandelingen,” zegt Tim Cullen, professor Onderhandelingstechnieken aan de Saïd Business School van de Universiteit van Oxford. “Ze doen zaken die nogal zelfzuchtig, maar overduidelijk dom en irrationeel zijn. Ik kan soms mijn oren niet geloven. Er zijn bijvoorbeeld mensen die niet begrijpen wat wederkerigheid betekent. Nochtans is dat essentieel als je onderhandelt: je geeft iets en krijgt daarvoor iets terug van de tegenpartij.”

Als onderhandelaars wel weten wat wederkerigheid inhoudt, dan gaan ze vaak veel te voortvarend te werk, zegt de Britse professor die op 27 mei in België is voor een seminar over onderhandelen, georganiseerd door Global Mag Events. “Mensen weten soms dat ze iets hebben wat de andere partij willen, maar geven dat veel te snel weg, bijvoorbeeld om een goede sfeer te creëren aan het begin van de gesprekken. Als je weet dat je een kaart hebt die de ander wil, dan moet je die net zo lang mogelijk tegen je borst houden om ze op het goede moment op tafel te leggen.”

Zo stapelen we de fouten op bij het onderhandelen, meent Tim Cullen. Elke onderhandelaar zou veel beter moeten weten hoe het menselijk brein werkt en welke van onze vooroordelen een goede onderhandeling bemoeilijken. Vijf tips voor betere besprekingen.

1. Trap niet in de valkuilen van het brein

Een goede onderhandelaar weet hoe het menselijke brein werkt. Bijvoorbeeld omdat hij de analyses heeft gelezen van de Amerikaanse psycholoog Daniel Kahneman, die de Nobelprijs kreeg voor zijn onderzoek over hoe we belangrijke economische beslissingen helemaal niet rationeel, maar op basis van verkeerde uitgangspunten nemen. Een goede onderhandelaar durft zich ook kwetsbaar op te stellen. Cullen geeft het klassieke voorbeeld van onderhandelaars die blijven afdingen op de prijs. “Omdat je vastberaden bent een resultaat te halen, bied je almaar minder. Je wil immers niet zwak overkomen.” Iemand die zich wel kwetsbaar durft op te stellen, zal de onderhandeling vroeger durven af te breken als het resultaat te slecht is. Een goede techniek om dit te voorkomen is wat Cullen in het Engels ‘batna‘ noemt.

2. Overreden is goed, manipuleren slecht

Tim Cullen somt de drie principes op die de Griekse filosoof Aristoteles als essentieel beschouwde voor een goed betoog: goede inhoud; geloofwaardig overkomen, onder meer door je bewust te zijn van de perceptie; en betrokkenheid bij wat de andere partij wil bereiken. Wat als uw onderhandelingspartner u niet gewoon probeert te overreden, maar eerder te manipuleren? “Je kunt je daarop voorbereiden door op voorhand te achterhalen wie de persoon tegenover je is, en te letten op zaken waarmee je je wel kunt identificeren bij hem. Zo verklein je het gevaar dat het misloopt. Als dat toch gebeurt, zorg er dan voor dat je je zeker niet op dezelfde manier als hij gedraagt. Je kunt bijvoorbeeld voornemen dat je stopt met praten zodra je beseft dat je bent voorgelogen.”

3. Laat het gesprek langer pruttelen

Giet de onderhandeling niet in een strak keurslijf, raadt Tim Cullen aan. “Als je een lijst van twaalf punten hebt en tijdens de onderhandelingen dat lijstje punt per punt afwerkt, dan heb je geen onderhandelingsruimte meer over tegen dat je het laatste punt bereikt. Probeer daarom niet te snel de onderhandelingen in een bepaalde richting te sturen. Het is beter de zaken te laten pruttelen.” Door te blijven praten over wat er op tafel ligt, kun je beter achterhalen wat de tegenpartij echt belangrijk vindt of welke de olifanten in de kamer zijn. Met die kennis lukt het dan soms om de gesprekken een creatieve wending te geven.

4. Vergeet de uitvoering niet

De onderhandelingen beklinken is één zaak, maar nog belangrijker is dat de afspraken ook worden uitgevoerd. Zeker als er scherpe deadlines zijn is dat niet vanzelfsprekend, maar toch wordt de uitvoering niet of nauwelijks besproken tijdens de onderhandelingen zelf. “Het is beter tijdens de gesprekken al rekening te houden met toekomstige onzekerheden”, zegt Cullen. “Laat daarom een voorwaardelijkheidsbepaling opnemen. Daarmee kun je afspreken dat als bepaalde voorwaarden van scenario 1 niet vervuld zijn, de afspraak verandert en je overschakelt op scenario 2.” Op die manier kun je anticiperen op onzekerheden die tijdens de uitvoering van het contract opduiken.

5. Wees niet nonchalant

Volgens Tim Cullen beginnen we vaak met enige overmoed aan een onderhandeling. Dat komt omdat we onszelf zien als een rationeel wezen dat best wel veel weet. Bovendien gaan we er vaak van uit dat de discussie een eitje wordt, onder meer omdat we vastberaden zijn ‘te winnen’. Die houding is er mee debet aan dat we eigenlijk slecht voorbereid aan de onderhandelingstafel aanschuiven. “Sommige onderhandelaars weten zelfs niet precies wat hun eigen belangen zijn”, zegt Tim Cullen. “Je moet niet rekening houden met wat je zelf wil en wat de andere partij wil, maar ook met alle mensen die niet rond de tafel zitten maar wel op de onderhandelingen kunnen wegen.”