Bedrijven besparen via digitaal platform

Karel Plasman

Het succes van Tax-on-Web toont het aan: administratieve taken digitaal afhandelen is in opmars. Maar het digitaal versturen van documenten verloopt moeilijker. De hoge drempels, zoals het onthouden van de vele paswoorden en inlogprocedures, houdt nog veel gebruikers tegen. En ook bedrijven zijn terughoudend om papieren verzendingen door elektronische uitwisseling te vervangen. Dat vraagt immers grote investeringen. Ook de outsourcing van die activiteiten aan digitale dienstverleners is niet aantrekkelijk, want door het beperkte aanbod blijven de marktprijzen hoog.

Een aantal spelers die elk een aanzienlijk volume aan documenten moeten verzenden, hebben daarom de handen in elkaar geslagen. Het gaat om de humanresourcesdienstverlener Acerta (dat onder andere een sociaal secretariaat en kinderbijslagfonds is), Telenet en de Christelijke Mutualiteiten. Ze richten samen de coöperatieve vennootschap Doccle op, die een platform moet worden om documenten de digitaliseren en archiveren tegen een lage prijs, en ze achter een lage drempel aan te bieden aan de eindgebruiker.

“Via de coöperatieve samenwerking kunnen we schaalvoordelen en kostenbesparingen realiseren voor de leden en zo de financiële drempels wegnemen”, zegt Karel Plasman, de topman van Acerta. “De gebruiker zal een brede waaier van documenten op één plaats vinden,” vult Jan Vorstermans, COO van Telenet aan. “Enkel wanneer een grote hoeveelheid communicatie op een eenduidig platform voor de klant beschikbaar komt, zal hij willen afstappen van het papier en overstappen naar een digitale versie.”

“Het is een moderne aanvulling op onze bestaande dienstverlening,” zegt Alain Conrath van de Christelijke Mutualiteiten. “Doccle zorgt ervoor dat de CM veel minder poststukken moet versturen. Dat is een aanzienlijke besparing. Bovendien zorgt de gezamenlijke investering voor heel wat financiële voordelen, in vergelijking met de ontwikkeling van het eigen systeem.”

De oprichters hopen ook andere partijen aan te trekken die grote volumes documenten moeten verzenden. Vorstermans: “Wij denken onder andere aan de financiële sector, maar ook aan de overheidsadministratie.”

Meer dan een miljard documenten

Wat is eigenlijk de markt aan bestelde documenten waarop Doccle zich richt? Het volume aan bestelde documenten in België schommelt rond de 10 miljard stuks. 6,8 miljard daarvan worden beschouwd als ongeadresseerd, maar is niet interessant of relevant om verspreid te worden via het digitale kanaal. Doccle richt zich in een eerste fase op één segment van de 3,2 miljard andere documenten: de business-to-consumerverzendingen. Het gaat om 1,029 miljard documenten, die naar 4,5 miljoen huishoudens gaan.

Alain Mouton