Welke inspanningen vraagt een ERP-implementatie van uw bedrijf?

De implementatie van ERP heeft een grote impact op de bedrijfsvoering van een kmo. Er zijn niet alleen de ingrepen op de bedrijfsprocessen zelf, maar ook de inspanningen die met de eigenlijke implementatie gepaard gaan. Hoe brengt de kmo de samenwerking met de ERP-partner – en zo het hele ERP-traject – tot een goed einde?

“De ERP-partner staat in voor een groot deel van het organisatorische luik”, zegt Johan Mine. “Een goede ERP-partner zet een sterke projectmanager op het project. Die bewaakt de scope en de timing van het project en volgt nauwgezet de gemaakte afspraken op. Wat bedrijven vaak vergeten, is dat ze ook aan hun kant een sterke projectmanager moeten inzetten: iemand die de juiste beslissingen kan nemen. Die projectmanager moet sterk betrokken zijn bij het ERP-project.” En daar wringt het schoentje vaak. Een kmo heeft dan misschien wel een geschikte IT-manager in huis, vaak ontbreekt de nodige tijd om de ERP-implementatie op de juiste manier te ondersteunen. “De IT-manager kan het ERP-projectmanagement er niet altijd zomaar bijnemen. Is dat het geval, dan is de onderneming beter af met een externe specialist. Daarom huren heel wat bedrijven tijdelijk een externe projectmanager in om het ERP-project samen met de projectmanager van de ERP-partner in goede banen te leiden. Zo’n onafhankelijke derde partij kan een grote meerwaarde vormen. Ze neemt de extra druk op de interne IT-afdeling wat weg en brengt een pak ervaring mee.”

Denk aan kennisoverdracht

Tegelijk mag de onderneming natuurlijk ook niet alles op externe partners afschuiven. De kmo wil na de implementatie op eigen benen kunnen staan. Johan Mine: “Wanneer het om geen al te complexe zaken gaat, dan kan het bedrijf makkelijk zelf de parameters van het ERP-systeem aanpassen. Maar natuurlijk moet dat gebeuren door iemand die weet waar hij of zij mee bezig is.” En daar schuilt vaak de moeilijkheid. “Werkt de kmo niet nauw samen met de ERP-consultant, dan bestaat de kans dat het ERP-systeem voor het bedrijf een soort black box blijft.” Wie dan later aanpassingen wil uitvoeren, blijft dan afhankelijk van de externe partner. Johan Mine: “Als u daarentegen nauw samenwerkt met de consultant, gebeurt er heel wat kennisoverdracht en hoeft u zich na de implementatie niet langer voor elke kleine aanpassing tot die partner te wenden. Het is daarom ook belangrijk dat de medewerkers van het bedrijf genoeg tijd krijgen om met de consultant samen te werken, zodat ze begrijpen wat hij implementeert.”

De beste medewerkers

De kmo legt het slim aan boord door haar beste medewerkers in het ERP-project in te schakelen. Johan Mine: “Zij zijn het best met de bedrijfsprocessen vertrouwd en kunnen de consultant dan ook de best passende ondersteuning bieden tijdens de ERP-implementatie.” De kennis en competenties van de medewerkers zijn onmisbaar voor de analyse van de huidige en toekomstige behoeften, en voor de definiëring van de juiste processen. “Selecteer voor elk domein een key user, zoals uw beste verkoper, uw beste boekhouder of uw beste logistieke medewerker. Zet naast elke key user een consultant van de partner die zich in dat domein verdiept. Die aanpak levert de beste resultaten op.” In de praktijk zijn de beste medewerkers van de onderneming doorgaans al heel druk bezet. De vraag is of ze die extra taak er nog wel bij kunnen nemen. Johan Mine: “Dat is inderdaad vaak een probleem. Bij een ERP-traject hoort op zo’n momenten al eens wat avond- of weekendwerk. Toch is het heel belangrijk dat u juist die medewerkers bij het ERP-project betrekt.” Een mogelijke oplossing bestaat eruit tijdens de ERP-implementatie tijdelijke medewerkers in te huren om de taken van de eigen medewerkers te verlichten. De tijd die zo vrijkomt, kunnen ze besteden aan de samenwerking met de ERP-consultant, terwijl de druk op het interne team toch onder controle blijft.