Eten op kosten van de fiscus

Werknemers en bedrijfsleiders die in eigen land een verplaatsing maken voor hun werk en een maaltijd gebruiken of overnachten, kunnen daarvoor een belastingvrije, forfaitaire dagvergoeding krijgen van hun werkgever of hun vennootschap. Maar er zijn spelregels.

Werknemers en bedrijfsleiders die veel voor hun beroep op de baan zijn, maken daarbij kosten die ten laste van hun werkgever of van hun vennootschap vallen. Om praktische redenen schieten ze die voor; de werkgever of de vennootschap betaalt ze achteraf terug. De kosten die de werkgever of de vennootschap terugstort, zijn fiscaal bekeken ‘kosten eigen aan de werkgever of aan de vennootschap’. Ze kunnen voor honderd procent fiscaal worden afgetrokken, op voorwaarde dat ze kosten dekken die volledig als beroepsuitgaven aftrekbaar zijn. Voor de werknemer en de bedrijfsleider heeft een onkostenvergoeding eveneens voordelen, want ze hoeven er geen belastingen op te betalen.

Reëel of forfaitair

In principe betaalt de werkgever de reële kosten terug, nadat de werknemer zijn uitgaven heeft bewezen, bijvoorbeeld aan de hand van een onkostennota. Maar dat brengt heel wat administratief werk met zich mee. Om dat te vermijden, kan de werkgever ervoor kiezen een forfaitaire onkostenvergoeding uit te keren. Op die manier hoeft hij de bewijsstukken niet te bewaren en hoeft de werknemer niet telkens een onkostennota in te dienen.

Ernstige normen

Als algemeen principe stelt de fiscus dat de forfaitaire vergoeding moet worden bepaald op basis van ‘ernstige normen’. Als maatstaf neemt de belastingadministratie de bedragen die de overheid zelf betaalt aan ambtenaren die professionele kosten voorschieten. Die sommen verschillen naargelang de functie van de ambtenaren en de klassen en de niveaus waartoe ze behoren. Zo worden hogere bedragen gehanteerd voor ambtenaren van categorie 1 (werknemers met een universitair diploma) dan voor ambtenaren van lagere categorieën.

De overheid heeft specifieke bedragen vastgelegd voor ambtenaren die een dienstreis of een verplaatsing in België maken. Maar ook andere kosten, zoals voor de inrichting van een bureau thuis, kunnen in de vorm van een forfaitaire, vaste vergoeding worden gecompenseerd. Andere voorbeelden van zulke kosten zijn die voor kleding, relatiegeschenken en overige uitgaven die werknemers doen om beroepsmatig hun public relations te verzorgen.

Het voordeel van die vastgelegde bedragen is dat de belastingplichtige duidelijk weet hoever hij kan gaan. Als hij uitgaven wil compenseren waarvoor de overheid geen regels heeft vastgelegd, kan de werkgever problemen vermijden door vooraf een akkoord te sluiten met de fiscus over de som die hij als forfaitaire onkostenvergoeding mag betalen. Dat kan hij doen door een zogenoemde voorafgaande beslissing — ook bekend als een ruling — aan te vragen bij de Dienst Voorafgaande beslissingen (DVB).

Forfaitaire, belastingvrije dagvergoeding

Werknemers die een binnenlandse dienstreis maken en daarbij een maaltijd nemen of overnachten, kunnen daarvoor een belastingvrije, forfaitaire dagvergoeding krijgen van hun werkgever. De werknemer wordt op die vergoeding niet belast als drie voorwaarden gelijktijdig zijn vervuld.

Ten eerste moet de vergoeding worden vastgesteld op basis van het aantal verplaatsingen. Dat betekent dat de werknemer de vergoedingen moet kunnen verantwoorden aan de hand van een overzicht, waarop hij noteert waar hij op welke dagen naartoe is geweest, wie hij heeft ontmoet en hoelang het bezoek heeft geduurd.

Ten tweede moet hij minstens vijf uur — inclusief de middagpauze — onderweg zijn geweest. De forfaitaire vergoeding kan de kosten van een maaltijd dekken als de werknemer die maaltijd niet kon nuttigen in de omgeving van zijn normale werkplaats, of de kosten van een overnachting compenseren als de verplaatsing hem te ver van huis voert.

Ten derde mag het bedrag niet hoger zijn dan de vergoedingen die de overheid uitkeert aan haar personeelsleden. Die forfaits worden elk jaar geïndexeerd. Een werknemer die een belastingvrije onkostenvergoeding krijgt, mag nog altijd zijn werkelijke beroepskosten bewijzen. Hij moet er wel rekening mee houden dat er geen dubbele aftrek mogelijk is. De forfaitaire onkostenvergoeding moet worden afgetrokken van de bewezen beroepskosten als de forfaitaire vergoeding betrekking heeft op dezelfde kosten.

Sociale bijdragen

Op de dagvergoedingen zijn de werkgever en de werknemer geen sociale bijdragen verschuldigd, op voorwaarde dat de ‘uithuizigheid’ van de werknemer kan worden aangetoond. De RSZ hanteert echter andere bedragen en stelt strengere voorwaarden dan de fiscus. Als een werknemer zich tijdens de werkdag moet verplaatsen voor minimaal vier opeenvolgende uren, aanvaardt de RSZ een ‘baanvergoeding’ van 16 euro per dag. Dat bedrag omvat 6 euro als vergoeding van extra kosten voor een maaltijd en 10 euro voor de overige kosten, zoals voor sanitaire stops en parkeren. Moet de werknemer overnachten omdat de werkplaats te ver van zijn woonplaats afligt, dan aanvaardt de RSZ een vergoeding van 35 euro. Dat bedrag dekt de kosten van een avondmaal, de overnachting en het ontbijt.

Johan Steenackers